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学校设备台账管理制度

一、总则

（一）目的

为加强学校设备管理，规范设备台账的建立、使用和维护，确保设备资产的安全、完整和有效利用，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于学校内所有教学设备、办公设备、实验设备、后勤保障设备等各类固定资产的台账管理。

（三）管理原则

1.统一领导，分级管理

学校设备管理工作实行统一领导，由学校资产管理部门负责整体规划和指导，各部门、各学院按照职责分工，负责本部门设备台账的具体管理工作。

2.规范操作，确保准确

设备台账的建立、记录和更新应严格按照规定的流程和标准进行，确保信息的准确性、完整性和及时性。

3.动态管理，注重实效

根据设备的购置、使用、维修、报废等情况，及时对设备台账进行动态更新，为设备管理决策提供可靠依据，提高设备管理的实效性。

二、设备台账的建立

（一）台账内容

设备台账应详细记录设备的基本信息、购置信息、使用信息、维护信息、变动信息等，具体内容如下：

1.基本信息

包括设备名称、型号规格、设备编号、资产编号、购置日期、生产厂家、品牌、规格参数、技术资料等。

2.购置信息

记录设备的购置方式（如采购、捐赠、自制等）、购置价格、资金来源、合同编号等。

3.使用信息

明确设备的使用部门、使用人、存放地点、使用状态（在用、闲置、维修等）。

4.维护信息

记录设备的维护计划、维护记录、维修历史、保养情况等。

5.变动信息

包括设备的转移、调拨、报废、盘盈、盘亏等变动情况及相关审批手续和记录。

（二）编号规则

1.设备编号

学校应制定统一的设备编号规则，确保每台设备都有唯一的编号。编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。例如，可以采用“年份+部门代码+顺序号”的方式进行编号。

2.资产编号

按照学校资产管理部门规定的资产编号规则进行编制，资产编号应与财务部门的固定资产编号一致，以便于财务核算和资产管理的衔接。

（三）建立流程

1.设备采购到货后，采购部门应及时将设备的相关信息提交给资产管理部门。

2.资产管理部门根据设备的基本信息，按照编号规则为设备分配编号，并录入设备台账系统。

3.同时，资产管理部门应将设备台账信息传递给财务部门，以便进行固定资产的入账处理。

4.对于自制设备或捐赠设备，由相关部门填写设备信息登记表，经审批后交资产管理部门录入台账。

三、设备台账的使用

（一）查询功能

1.学校各部门、各学院有权根据工作需要查询设备台账信息，了解设备的基本情况、使用状况等。

2.资产管理部门应提供便捷的查询方式，如通过设备台账管理系统进行网上查询，或提供纸质台账供查询使用。

（二）统计分析

1.资产管理部门应定期对设备台账数据进行统计分析，生成各类设备统计报表，如设备数量统计、设备价值统计、设备使用状况统计等。

2.通过统计分析，为学校设备购置计划、资源配置、维修保养等提供数据支持，辅助学校领导进行决策。

（三）资产清查

1.学校应定期进行资产清查工作，以设备台账为依据，对设备的实际数量、使用状况、存放地点等进行核对。

2.在资产清查过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理，同时对设备台账进行相应调整。

四、设备台账的维护

（一）日常维护

1.设备使用部门应指定专人负责设备台账的日常维护工作，确保台账信息的及时更新。

2.如设备的使用人、存放地点等发生变更，使用部门应及时通知资产管理部门进行台账信息修改。

（二）定期核对

1.资产管理部门应定期与设备使用部门核对设备台账信息，每年至少进行一次全面核对。

2.核对内容包括设备的数量、状态、使用情况等，确保账账相符、账实相符。

（三）数据备份

1.设备台账管理系统应定期进行数据备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。

2.数据备份的频率应根据学校实际情况确定，一般每月至少备份一次，重要数据应实时备份。

五、设备变动管理

（一）设备转移

1.因工作需要，设备在学校内部不同部门或学院之间转移时，应由转出部门填写《设备转移申请表》，详细说明转移原因、设备信息等。

2.申请表经转出部门负责人、转入部门负责人签字确认后，报资产管理部门审批。

3.资产管理部门审批通过后，办理设备转移手续，同时更新设备台账中的使用部门信息。

（二）设备调拨

1.学校与其他单位之间进行设备调拨时，应按照学校有关规定办理审批手续。

2.由学校资产管理部门填写《设备调拨申请表》，经学校主管领导批准后，与对方单位签订设备调拨协议。

3.资产管理部门根据调拨协议，办理设备的调出和调