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AI在档案工作中的使用场景

AI在档案管理中的使用场景

1.业务系统推送电子文件数据检测

功能点：使用机器学习模型识别并修正非结构化文本中的拼写错误（如“2023年6月”与“2023/6”的格式统一）、缺失值填充以及重复条目的合并。例如，通过OCR技术扫描纸质档案后，AI可自动校正扫描图像中因模糊导致的识别错误（如数字误判）；在业务系统推送数据时自动检测字段是否符合规范，并触发人工修正或自动化修复（如拼写纠正、术语替换）。

制度支持：《集团公司电子文件归档及电子档案管理办法》第十九条档案管理部门对归档电子文件及其元数据进行审核，并对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，检测合格率应达到100%。

预期效果：提高兼职档案员审核在线归档数据的工作效率，确保归档数据质量。

2.电子档案检索

（1）语义检索

功能点：利用NLP技术解析文档标题、内容摘要或自由文本，支持模糊查询和语义关联。能自动解析档案内容中的实体关系（人名、地名、时间及其所在文档的位置）、上下文语境和情感倾向，将离散档案转化为有关联的动态知识网络，使检索系统能超越字面匹配，实现语义检索。例如，用户输入“抗震住宅设计”，系统可通过上下文理解检索相关规范文件或项目案例。

（2）多格式文件检索

功能点：构建多模态AI引擎，统一管理文本、图纸（CAD）、音视频（工程验收记录）等数据，CV模型解析图纸标注信息，ASR（语音识别）转换会议录音为可检索文本。支持跨格式检索。

（3）企业知识图谱构建

功能点：将设计图纸、合同文本、施工日志、BIM模型、法规文件等非结构化或半结构化的档案数据转化为统一的知识库，便于跨项目关联分析。

案例：将分散在档案中的项目经验（如设计规范冲突解决方法）转化为结构化知识库。例如：当查询“抗震设计冲突”时，系统可关联历史项目的专家意见、法规引用和修正方案。

预期效果：利用AI提高检索效率及检索深度，快速、全面、准确获取档案数据。

3.电子档案知识服务

（1）企业专题知识库构建

功能点：AI基于对大量档案数据的深度学习，能够根据用户需求自动生成各类专题编研成果。若需编制某类科研项目研究情况的编研材料，可利用AI从现有项目报告、研究任务、项目验收报告等档案数据中学习，梳理此类科研项目研究成果，形成专业的编研报告。

制度支持：《企业档案管理规定》指出档案部门应开展档案编研工作，为生产经营工作服务。AI自动编研技术在遵循该规范的基础上，以更高效、智能的方式满足各类组织的编研需求，提升档案资源的利用价值。

预期效果：利用AI提高档案知识的利用效率。

二、AI在档案管理中应用的软硬件支持

1.GPU/显卡/内存（扩展或增加）

2.OCR识别组件（识别文字）/多模态识别组件（识别文字及音视频多种格式）