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学院档案管理规章制度

为了加强档案管理，有效地保护和利用档案，依据

《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规的规定，结

合本校实际，制定本规章制度。

档案室职责

一、宣传贯彻执行国家及教育部等部门关于档案工作

的法令、政策和规定等。

二、拟定档案工作年度计划及档案室发展规定。

三、制定档案工作规章制度，指导、监督、检查各项

制度的落实情况。

四、全面负责学校党群、行政、教学、科研、基建、

设备、外事、财会等档案（包括声像）的管理和学生档案

工作。

五、负责各类档案及有关资料的接收（征集）、鉴定、

整理、分类、统计、保管、销毁工作。

六、保守档案秘密，确保信息安全；做好档案实体的

保护工作，维护档案的完整、准确、系统，确保档案的完

整与安全。

七、负责档案室的网络建设、网络管理及网上归档的

开发和研究工作。

八、参与学校信息工作整体化建设，负责编辑档案参

考资料，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源为校

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内外人员利用本校档案提供优质服务，拓宽档案开发领域。

九、负责对科研成果获奖、设备开箱验收、基建工程

竣工等重要事件归档材料的审查并签署意见。

十、完成上级领导交办的其他工作。

查（借）阅制度

为了加强档案管理，进一步完善档案查借阅工作程序，

制定本制度：

一、查阅档案须凭《档案查借阅审批表》，经查阅单位

负责人、院办公室负责人签字，后经主管校领导批准，方

可查阅。

二、查阅学校党委会、校长办公室、董事会记录，须

凭《档案查借阅审批表》，经查阅单位负责人、院办公室负

责人、主管校领导签字，后经校长批准，方可查阅。

三、档案原则上不外借，单位或个人因需要必须借出

的，须凭《档案查借阅审批表》，经查阅单位负责人、院办

公室负责人签字，后经主管校领导批准，档案室保存复印

件，扫描文件后方可借出，借出文件需当天归还。

四、摘抄、复制、拍照档案，须经查阅单位负责人、

院办公室负责人签字，后经主管校领导批准。档案室工作

人员核对后加盖公章，方能生效。档案用于发表、出版等

用途的，必须标明档案来源于**大学**学院档案室，不得

触犯国家有关知识产权保护的法律。

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五、档案利用者对所查借阅的档案要妥善保管。阅读

案卷时严禁拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注

等，保证档案的安全、完整、洁净。如发生上述情况，将

根据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

六、严格执行档案查借阅审批、登记、催还制度。查

借阅档案须填写档案查借阅登记簿，并指定专人负责查借

阅登记簿、审批单的管理，定期核查档案查借阅记录，发

现未归还的，要及时催还，并做好记录。归还档案时应清

点数目并查看档案状态，如发现有转借、损坏、丢失等情

况，将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

七、学生档案原则不得外借，查阅学生档案须凭《档

案查借阅审批表》，经学生处负责人签字，院办公室负责人

批准，方可查阅。

八、校外单位或个人查阅学校档案，须找校内相关业

务部门办理。

保密制度

一、档案管理人员和档案利用者均应树立保密观念，

认真贯彻执行《档案法》、《保密法》，共同做好档案保密工

作。

二、档案利用要严格执行档案的查、借阅制度，认真

履行手续：借阅保密档案要经调档单位负责人、院办公室

负责人签字，后经主管校领导批准。

三、对保密档案要严格管理，不得将保密档案私自带

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