行政文秘人员职业化训练PPT讲义.pptVIP

第七讲

办公室事务管理;;课程安排;办公室环境;点评;办公室布置的原那么;办公室布置的原那么;办公室布置的原那么;

办公用品的选购与摆放

;选购办公用品的原那么;根据以上原那么，列出办公室需采购的办公用品清单;邮件的收发与传阅;小组讨论;收信件细节;邮件收进的程序和要求;请每组设计一份邮件登记表;邮件登记表;资料、邮件分送;阅办;观看录影片段一;讨论这位行政人员的工作应该如何改善？;邮件的发出;妥善安排上司约会;安排约会的原那么;观看资料片一、二;安排约会需要注意的细节〔一〕;下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。;及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。

特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。

约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。;安排约会需要注意的细节〔四〕;让我们

快乐地工作

快乐地生活

;第八讲

口才训练与技巧;课程程序;一口头表达训练;1.言语;传话游戏;传话游戏;2.声音;提高发音准确率练习;绕口令3：

牛牛和妞妞

是对好朋友

牛牛去放牛

妞妞要去摘河边柳

牛牛不让妞妞去摘柳

急坏了妞妞，

吓跑了小牛。

;语音语调的变化会影响意义;3.态势语;二、的根本技巧;评论：;接的流程：;接的流程：;接的流程：;⑷详细记录通话内容;⑸复述通话内容，以便得到确认;⑹整理记录提出拟办意见;第号记录人;?

记录单〔二〕

?;

下面是一份记录的范例：

;⑺呈送上司;评论：;拨打的流程管理：;⑴提前想好谈话要点，列出提纲;三十大情景应对技巧〔一〕;状况三：接到一些令人困惑的

询问清楚

代为总结

状况四：当对方怒气冲天时

耐心聆听

细心劝说

承诺对方;三十大情景应对技巧〔三〕;状况七：对方的谈话谈不到点子

归纳总结

状况八：拔错号

抱歉

状况九：通话时受到干扰

不可同时交谈

状况十：被问及公司机密问题

婉言回避

;第九讲

会议的筹划与管理;会议??重要性;会议的筹划与管理;会前准备工作;安排议题、议程;?委员会会议议程

?

7月6日上午11点

格林·德雷戈饭店

?

1、（11：00）任命一位会议主席

?

2、（11：10）为缺席致歉

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3、（11：15）批准上次会议备忘录

?

4、（11：30）上次会议提出的事项

?

5、（11：45）讨论联络事宜

（12：00）会间休息

?

6、（12：15）财务事项

?

7、（12：45）特别事宜

?

8、（13：00）其他动议

?

9、（13：15）其他事宜

?

10、（13：35）下次会议细节

?

;拟订与会人员名单;

申请会议所需资金;会场布置;讨论：各种会场的利与弊;;;;;;;;安排食宿和茶水;一杯香茶可赢得交易时机;角色练习;给客人斟茶的本卷须知;茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先抱歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。

有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。

洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。;上茶时的七个程序;桌上不能放盘时，那么左手拿盘，右手取茶壶

用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾

上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。;

会间的组织效劳;签到;游戏：会议排座;安排就座;做好会议记录;小组讨论;会议名称;点评;会场效劳;会议的善后处理;会场清理;???????印发会议记录;第十讲

公文写作技巧;公文写作技巧;公文的写作方法与技巧;1、?????写作特点;培训

下午好，我是来自新意公司培训部的培训师，刘常新。

今天，我要跟大家讲的是培训。确切地说，我要讲以下三点：

培训的必要性；

培训的内容；

培训的预期效果。;分清写作文类;?

;2、写作要求;D、?事实求是????????????

是什么说什么，不掩饰、不夸张，按事实本身描述与表达。

E、??及时迅速???????????

F、???简明生动??????????

G、???层次清楚??????????

H、???格式标准??????????;3、写作程序;3、写作程序;A、拟订提纲

B、起草正文

C、反复检查;案例