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论信息系统项目的采购管理

当今世界，新技术层出不穷，科技强国迫在眉睫，中国科协作为国家推动科学技术事业发展、建设世界科技强国的重要力量，开始紧密部署“智慧科协”建设“一号工程”。某某市科协积极响应中央号召，着手“智慧科协”建设。2020年3月，我以项目经理的身份，参与某某市智慧科协信息系统建设项目。该项目历时11个月，于2021年初完成竣工验收工作，项目投资概算600万元，采用项目导向型组织结构开展管理工作。该项目将搭建一个智慧科协工作信息化平台，作为科技工作者之家，一方面旨在为科技工作者提供精准化、智能化、个性化服务，从而实现科学知识由单纯传播变为价值再生。另一方面，提升科协内部办公效率和“大科协”整体联动和互通。该综合信息化平台集会议、办公、网上投票、评选表彰、学会管理、科普服务等为一体。

平台总体架构包括政务云平台（IAAS）、市科协智慧服务资源库（DAAS）、智慧服务业务中台（PAAS）、智慧服务平台（SAAS）、市科协智慧服务工作门户、标准规范中心、对接吧共享交换平台、省科协平台。应用系统设计内容包括：智慧服务业务中台、市科协智慧服务业务门户、申报审批服务平台、在线办公服务平台、评选表彰服务平台、材料报送服务平台、会员管理服务平台、活动管理服务平台、科协智慧服务资源库、对接省智慧科协业务服务系统、对接市共享交换平台、数据可视化平台、标准规范中心等。

由于该项目是某某市科协的重点工程，不仅可以实现提高科协系统内部办公效率，同时是某某市落实深化群团改革、网络强国战略的重要举措。还关系到省智慧科协统一部署、统一管理。该项目涉及的办公点比较多，因此项目对资源管理有严格要求，在本项目中，需要6台云服务器，软件开发电脑10台、测试电脑5台、测试交换机1台、打印机2台、压力测试服务器2台、万能表3台、智能数字查线仪5台、网线10卷、光纤若干、投影仪1台。上述服务器以及一系列硬件设备全部都需要依赖外部采购，因此做好采购管理是保证项目成功实施的重要因素。下面将结合项目实践和采购管理的3个过程（规划采购管理、实施采购、控制采购）进行阐述。

规划采购管理，为项目的采购管理提供指南

计划是行动的引领，一个好的计划，往往是项目成功的重要基础。在项目规划阶段，我们根据项目管理计划、项目章程、风险登记册、资源需求、干系人登记册、事业环境因素和组织过程资产等资料，邀请了双方的管理层和客户方的项目经理、监理方的项目经理、我方的专家骨干一起以专题会议的形式，结合实际对公司模板进行了裁剪，确定了采购计划。

制定出具体的采购计划之后，基于项目范围基准，我们主要的采购需求（云服务、各类硬件设备）分别编写出详细的采购工作说明书，并对采购的各项要求进行说明，例如产品规格、数量和质量水平。综合考虑了公司的人力资源现状和外包的各项风险，我们全部采用公司内部成员进行功能的开发，不进行外包。最后，我们参考技术人员的意见和公司的组织过程资产，在进一步对市场进行分析之后，制定了供方选择标准。

实施采购，为项目顺利实施提供保障

实施采购就是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。在本项目实施过程中我根据采购计划、采购工作说明书和采购文件组建了采购小组。

针对本项目的硬件设备，我们采用公开招投标方式进行采购，包括了：压力测试服务器、测试交换机、打印机、万能表、投影仪等。我们在公司主页及某招投标网上发布了招标公告，进入采购招标阶段吧，一共有7家合格的潜在供应商提交了标书。我们首先对供应商的资质进行审查，对于投标人的疑问，我们进行了公开澄清，确保采购工作的顺利进行。我们组织了7名专家组成评标小组，以采购管理计划、采购工作说明书、招标文件为依据，决定采用加权评分法选择供应商，评分选项为：技术能力（20分）、质量水平（20分）、交货能力（10分）、资质标准（15分）、价格标准（20分）、服务标准（15分）。专家通过背靠背的打分方式，进行了综合评分，最后确定了得分最高的A公司中标，并与其签订了合同。

针对本项目的云服务器采购，我们在选择云服务商时，考虑到中国科协的特殊属性，我们首先排除了国外云服务商，只选择国内主流的云服务商，如阿里云、腾讯云和华为云。直接在产品网站上就可以查询到详细的服务价格。考虑到数据中心基础设施管理系统涉及面广，服务器稳定才是最重要的。因此再根据采购工作说明书中的服务配置，并对三家云服务商进行对比，以及组织过程资产，最终选择了市场占有率最大及最为稳定的阿里云，其单实例可用性达99.975%，多可用区多实例可用性达99.995%，云盘可靠性达9个9，可实现宕机自动迁移、快照备份。

控制采购，发现问题动态调整纠偏

控制采购是管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程。在这个过程中，我们在合同中已详细规定了交付时间和安装调试的时效要求，并依此督促