太原档案查阅管理制度.docxVIP

太原档案查阅管理制度

一、总则

（一）目的

为了加强公司档案管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及档案查阅的相关活动。

（三）基本原则

1.依法依规原则：档案查阅必须遵守国家法律法规以及公司的相关规定。

2.安全保密原则：确保档案信息不泄露、不丢失，维护档案的保密性和安全性。

3.按需查阅原则：查阅档案应基于工作需要，严格控制查阅范围。

二、档案分类及保管

（一）档案分类

公司档案主要分为以下几类：

1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要等。

2.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、薪酬福利、考核培训等资料。

3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。

4.业务档案：各类业务合同、项目资料、市场调研等。

5.其他档案：如荣誉证书、资质文件、往来信函等。

（二）保管要求

1.档案应存放在专门的档案室或档案柜中，确保存放环境干燥、通风、防火、防潮、防虫。

2.对电子档案要进行定期备份，存储在安全的存储设备上，并异地存放。

3.建立档案保管台账，详细记录档案的类别、名称、编号、存放位置、保管期限等信息。

三、查阅权限

（一）内部查阅权限

1.公司领导：可查阅公司各类档案，根据工作需要进行全面了解和决策参考。

2.相关部门负责人：因工作需要，可查阅本部门及相关业务的档案，以指导工作开展、协调工作关系。

3.具体业务经办人员：只能查阅与其工作直接相关的档案，用于完成本职工作任务。

（二）外部查阅权限

1.政府部门：因执法检查、审计等工作需要，经公司领导批准，按照法定程序提供相关档案资料。

2.合作单位：因业务合作需要查阅档案的，须经公司相关业务部门负责人审核，报公司领导批准后，由专人陪同查阅，并严格限定查阅范围。

四、查阅流程

（一）内部查阅流程

1.查阅申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、档案名称及编号、查阅内容等信息。

2.部门审批：查阅人所在部门负责人对申请进行审核，签署意见，明确是否同意查阅及查阅范围。

3.档案管理部门审批：档案管理部门对申请进行复核，确认申请信息完整、查阅目的合理后，批准查阅申请，并安排查阅时间和地点。

4.查阅实施：查阅人在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。

5.查阅登记：档案管理部门对查阅情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、档案名称及编号、查阅内容等。

（二）外部查阅流程

1.查阅申请：由公司相关业务部门向档案管理部门提交外部查阅申请，说明查阅单位、查阅目的、查阅内容等情况，并附合作协议或相关证明文件。

2.公司审批：档案管理部门对申请进行初审后，报公司领导审批。公司领导根据具体情况决定是否批准查阅申请，并明确查阅范围和要求。

3.告知查阅单位：档案管理部门将公司审批结果告知查阅单位，并与其沟通查阅时间、地点及相关注意事项。

4.查阅实施：查阅过程中，公司应安排专人陪同，确保查阅活动按照规定进行。查阅单位不得擅自将档案带离指定地点，如需复制档案，须经公司同意并按照规定办理相关手续。

5.查阅记录与反馈：档案管理部门对外部查阅情况进行详细记录，并在查阅结束后及时向公司相关业务部门反馈查阅结果。

五、查阅规定

（一）查阅时间

1.内部查阅应在档案管理部门正常工作时间内进行，如需在非工作时间查阅，须提前与档案管理部门协商并获得批准。

2.外部查阅应根据公司与查阅单位协商确定的时间进行，确保查阅活动有序进行。

（二）查阅方式

1.原则上应在档案管理部门指定的查阅地点进行查阅，不得将档案带出档案室。如有特殊情况需要带出，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。

2.查阅档案时，应使用档案管理部门提供的设备和工具，不得擅自使用自带设备进行复制或拍照。如需复制档案，应按照规定填写《档案复制申请表》，经批准后由档案管理部门统一办理复制手续。

3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应将档案整理归位，保持档案原状。

（三）保密要求

1.查阅人员应对所查阅档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。

2.对于涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，查阅人员应签署保密协议，严格遵守保密规定。

3.在查阅过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，查阅人员应及时报告档案管理部门，并协助查明原因，采取相应措施。