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档案收集整理与管理制度

一、文书档案的收集整理与管理

1、坚持做到文件材料统收、统管。凡本机关所有收文必须交办公室拆封、登记，经有关领导批阅后，及时送有关部门或人员办理，办好后负责收回归档。

2、本机关制发文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复写纸等不利于档案材料长期保存的书写材料，并做到发文拟稿必须送有关领导核稿、签发。再交办公室统一编号、登记、封发，然后将底稿和两份正文归档。

3、加强清退文件的管理。凡上三级文件不得遗失。本机关所有文件材料坚持每季度清退一次，年终彻底清理，并做到办理完毕的文件材料随时归档整理。

4、按照本级机关文件材料归档范围及保管期限表对收集的文件材料进行鉴定，凡属本机关归档范围的文件材料，必须齐全完整，任何人不得据为已有。

5、机关档案人员，应在次年五月底前，将平时整理的档案材料编目装盒。

6、按时向市档案局报送档案统计年报表及相关资料。

7、借阅文书档案按照借阅制度执行，档案人员要做好借阅登记和利用档案典型事例的记载。

二、会计档案的收集整理与管理

1、会计档案的收集范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。具体包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证；总账、明细帐、日记账、银行存款帐、现金日记账；年报、季报、月报；银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。

2、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，本单位每年形成的会计档案，应当由财务会计部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

3、凭证每月包角装订成册，帐薄、报表和其他会计核算材料年终整理。每个保管单位（册、卷）封面各项均应填写清楚，移交前编好案卷号，归档号，填写好案卷目录等。

4、会计档案的整理要达到分类清楚，装订结实美观，编目系统正确，封面书写清楚整齐，便于查找和利用。

5、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务会计部保管一年，期满后，由会计部编制移交清册，移交综合档案室保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交综合档案室的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室应当会同会计部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

6、凡是采用电子计算机做帐的，除将数据刻录光盘保存外，还必须保存打印出的纸质会计档案。

7、坚持借阅登记，严守档案机密，本部门职工因工作需要查阅会计档案，应进行登记，经批准后方可利用。外单位前来借阅会计档案，须持单位介绍信，经分管领导批准后方能查阅。

3、整理的方法：全部实物采取以实物形式结合实物形成的时间进行排列，并从第1件开始编流水号，然后登记造册。

4、年底由档案员对收集的实物按规定进行整理、编目。

5、实物档案的借阅利用按照规定执行，档案员做好登记和利用效果记录。

档案保管制度

一、本机关各类档案必须实行集中统一保管，任何部门或人员不得拒绝向档案部门或档案人员移交档案。

二、各类档案应按要求存放入柜，不得随处乱放，以免失密。档案保管应做到“八无”、“八防”，对破损褪变档案应及时修复或复制。

三、档案室的门、柜要牢固、加锁；窗户要密闭，挂厚窗帘，设置钢筋或金属网。

四、根据保管档案的需要，档案室应配备温湿度计、灭火器、电风扇、除湿机等设施设备及杀虫药物。

五、定期检查档案保管情况，发现问题及时处理，并认真填写档案检查记录。

六、档案室应经常保持清洁卫生，整洁干燥。

档案人员岗位责任制

一、机关档案工作人员要认真学习贯彻《档案法》和《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》及党和国家有关档案工作的政策、法规。

二、负责制定本单位档案工作计划、规划和各项规章制度、管理办法。

三、认真按照《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务规范》做好本机关档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和编研等工作，并按要求及时移交应进馆的档案。

四、负责对本机关所属单位档案工作的监督、检查和指导。

五、遵纪守法和恪守业务道德，保守党和国家的机密，维护档案的完整和安全。

六、主动向专业主管机关或档案管理部门反映情况，接受监督指导并举报违法案件。

七、凡本单位档案工作人员，在档案工作中成绩显著的给予表扬或奖励；因玩忽职守造成档案材料损失的，视其情节轻重分别给予党纪、政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。