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大型会议接待协议书

?甲方（委托方）：

名称：______________________

法定代表人：________________

地址：____________________

联系方式：________________

乙方（受托方）：

名称：______________________

法定代表人：________________

地址：____________________

联系方式：________________

鉴于甲方将举办大型会议，需要乙方提供专业的接待服务，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承担本次大型会议接待事宜达成如下协议：

一、服务内容及要求

（一）会议接待整体服务

乙方负责为甲方举办的大型会议提供全方位的接待服务，包括但不限于会议期间参会人员的接送站安排、住宿安排、餐饮服务、会议场地布置、会议资料准备、会议期间的引导及协助服务等，确保会议的顺利进行。

（二）接送站安排

1.车辆调度

乙方应根据甲方提供的参会人员名单及行程信息，提前安排足够数量的车辆，并确保车辆状况良好、清洁卫生。车辆类型应根据实际需求合理安排，包括但不限于轿车、商务车、大巴车等，以满足不同人数和出行需求。

2.接送时间及地点

乙方需严格按照甲方提供的航班、车次信息，提前到达指定的机场、车站进行接送。具体接送时间和地点由双方另行协商确定，并在会议接待计划中明确。在接送过程中，乙方应确保按时、准确接送参会人员，避免出现延误或遗漏。

（三）住宿安排

1.酒店选择

乙方应根据甲方的要求，选择地理位置便利、设施齐全、服务优质的酒店作为参会人员的住宿地点。酒店应具备良好的安全保障措施，确保参会人员的人身和财产安全。

2.房间分配

乙方负责根据参会人员的性别、职务、特殊需求等因素进行合理的房间分配，并提前将房间安排情况告知甲方。在入住过程中，乙方应协助酒店办理入住手续，确保参会人员顺利入住。

3.住宿期间服务

乙方应安排专人负责与酒店沟通协调，及时处理参会人员在住宿期间遇到的问题，如房间设施故障、餐饮服务需求等。确保酒店提供的早餐、清洁卫生等服务符合甲方的要求和标准。

（四）餐饮服务

1.会议期间餐饮安排

乙方应根据会议的日程安排，为参会人员提供符合口味和营养需求的餐饮服务。餐饮形式可包括自助餐、桌餐等，具体形式和标准由双方协商确定。

2.食品安全保障

乙方必须严格遵守国家食品安全相关法律法规，确保提供的餐饮食品符合卫生标准，杜绝食品安全事故的发生。餐饮供应商应具备合法的经营资质，并提供相应的食品检验报告等证明文件。

3.餐饮服务质量监督

乙方应安排专人对餐饮服务质量进行监督检查，及时收集参会人员的反馈意见，对餐饮服务中存在的问题及时进行整改，确保餐饮服务质量满足甲方的要求。

（五）会议场地布置

1.场地选择与布置

乙方应根据会议的规模、主题和要求，选择合适的会议场地，并按照甲方的指示进行精心布置。场地布置应包括会议桌椅摆放、音响设备调试、投影仪及幕布安装、灯光效果调整、会议背景板制作、绿植摆放等，营造出舒适、专业的会议环境。

2.会议设备设施保障

乙方负责确保会议场地内的各类设备设施正常运行，如音响系统、投影设备、灯光设备、网络设备等。在会议开始前，乙方应进行全面的设备设施检查和调试，确保会议期间无故障发生。若出现设备设施故障，乙方应及时采取措施进行维修或更换，确保会议的正常进行。

（六）会议资料准备

1.资料内容

乙方应根据甲方提供的会议资料清单，准备会议所需的各类资料，包括但不限于会议手册、议程表、发言稿、嘉宾介绍资料、会议纪念品等。资料内容应准确无误、排版精美，并符合甲方的品牌形象和会议主题要求。

2.资料印刷与分发

乙方负责会议资料的印刷、装订工作，并确保印刷质量。在会议前，乙方应将会议资料准确无误地分发至每位参会人员手中，确保参会人员能够及时获取所需资料。

（七）会议期间引导及协助服务

1.引导人员安排

乙方应安排足够数量的引导人员，在会议场地、酒店大堂、餐厅等区域为参会人员提供引导服务。引导人员应熟悉会议流程和场地布局，能够及时为参会人员提供准确的信息和帮助。

2.协助会议组织

在会议期间，乙方应协助甲方进行会议的组织工作，如会议签到、座位引导、设备操作协助等。确保会议的各项议程能够顺利进行，提高会议的效率和质量。

3.应急处理

乙方应制定应急预案，针对会议期间可能出现的突发情况，如人员突发疾病、设备故障、自然灾害等，及时采取有效的应急措施进行处理。确保参会人员的生命安全和会议的正常