DB65_T 8003-2023 建设工程电子文件与电子档案管理标准.docx

新疆维吾尔自治区工程建设标准

建设工程电子文件与电子档案管理标准

standardformanagementofelectronicdocumentsand

recordsofconstructionproject

J169192023

DB65/T80032023

主编部门:新疆维吾尔自治区住房和城乡建设厅批准部门:新疆维吾尔自治区住房和城乡建设厅实施日期:2023年7月26日

2023北京

附录D电子档案移交接收登记表 293

附录E电子档案存储结构 294

附录F数据字典 295

附录G档案利用需提供的相关证明文件 312

附录H电子档案寄存登记表 313

本标准用词说明 314

引用标准名录 315

附:条文说明 317

1总则

1.0.1为规范建设工程电子文件的形成、归档,以及建设工程电子档案的管理,确保建设工程电子文件与电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性,提高管理效率,促进信息共享,便于长期保存与有效利用,制定本标准。

1.0.2本标准适用于新疆维吾尔自治区行政区域内新建、改建、扩建的各类建设工程电子文件的形成、整理、归档,以及建设工程电子档案的验收、移交、保管、利用等全过程管理。

1.0.3建设工程电子文件与电子档案管理,除执行本标准的规定外,尚应符合国家和建设行业行政主管部门现行标准规范的规定。

2术语

2.0.1建设工程电子文件projectelectronicrecords

在工程建设过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录,由内容、结构和背景组成,简称电子文件。

2.0.2建设工程电子档案projectelectronicarchives

在工程建设过程中,具有凭证、查考和保存价值并归档保存

的电子文件及其相关信息的集合,简称电子档案。2.0.3元数据metadata

描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。

2.0.4封装encapsulation

将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。

2.0.5固化fixing

为避免电子文件的内容、结构、背景信息等存在的动态因素造成信息缺损的现象,而将其转换为不可逆的只读方式的过程。它是将电子文件及其信息固定下来的操作过程。

2.0.6数字化成果digitizedCopy

对传统载体档案进行数字化加工后形成的,能够呈现文件内容、结构和形式的数字实体。

2.0.7城建档案管理信息平台urbanconstructionarchiveinfor-mationmanagementplatform

2

用来对电子文件和电子档案进行管理和控制,为工程建设各方责任主体提供电子文件在线或离线方式归档以及电子档案移交、接收、保管、利用的信息系统。

2.0.8业务系统businesssystem

形成或管理业务活动数据的计算机系统。

2.0.9电子文件管理系统electronicrecordsmanagementsystem用来形成、处理和维护电子文件的计算机信息系统。

2.0.10电子档案管理系统electronicarchivemanagementsystem对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算

机信息系统。

2.0.11著录description

为检索和管理档案资源,对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。

3

4

3基本规定

3.0.1电子文件形成单位应加强电子文件与电子档案的管理,将电子文件的形成、流转、归档和电子档案的移交、保管、利用纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

3.0.2电子文件形成单位应建立与业务系统相衔接的电子文件管理系统,电子文件管理系统功能需求应覆盖从电子文件形成、