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培训电子档案管理制度

总则

一、目的

为规范公司培训电子档案的管理，确保培训信息的准确、完整、安全和可追溯，提高培训管理的效率和质量，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工的培训电子档案管理，包括新员工入职培训、在职员工培训、外部培训等各类培训活动。

三、管理原则

1.真实性原则：培训电子档案应真实反映员工的培训情况，包括培训内容、培训时间、培训成绩等信息，不得伪造或篡改。

2.完整性原则：培训电子档案应包含员工参加的所有培训活动的相关信息，不得遗漏或缺失。

3.安全性原则：培训电子档案应采取安全措施，防止档案信息的泄露、丢失或损坏。

4.可追溯原则：培训电子档案应具备可追溯性，能够追溯到培训活动的各个环节和相关人员。

四、管理机构及职责

1.人事部门：负责培训电子档案的统一管理，包括档案的建立、维护、更新、查询等工作。人事部门应指定专人负责培训电子档案的管理工作，确保档案管理工作的规范、高效。

2.培训部门：负责培训活动的组织和实施，及时将培训信息录入培训电子档案系统。培训部门应与人事部门密切配合，确保培训电子档案的准确性和完整性。

3.各部门：负责本部门员工的培训管理工作，及时将员工的培训需求反馈给人事部门和培训部门，并协助人事部门和培训部门做好培训电子档案的管理工作。

培训电子档案的内容

一、员工基本信息

包括员工姓名、性别、出生日期、入职日期、所在部门、岗位等基本信息，这些信息是培训电子档案的基础，应确保准确无误。

二、培训信息

1.培训课程信息

包括培训课程名称、培训课程编号、培训课程类别（如内部培训、外部培训、在线培训等）、培训课程时长、培训课程内容简介等信息。

2.培训时间信息

包括培训开始时间、培训结束时间、培训学时等信息，应准确记录培训的具体时间安排。

3.培训地点信息

包括培训地点名称、培训地点地址等信息，应明确记录培训的具体地点。

4.培训讲师信息

包括培训讲师姓名、培训讲师资质、培训讲师简介等信息，应记录培训讲师的相关信息，以便员工了解培训讲师的背景和专业能力。

5.培训成绩信息

包括培训考试成绩、培训考核成绩、培训评价等信息，应客观记录员工在培训中的表现和成绩。

三、培训证书信息

包括培训证书名称、培训证书编号、培训证书颁发机构、培训证书颁发时间等信息，应妥善保存员工的培训证书，以备查验。

四、其他相关信息

包括培训费用信息、培训报销凭证等相关信息，应记录培训的费用支出情况，以便进行费用核算和报销管理。

培训电子档案的建立与维护

一、建立

1.新员工入职时，人事部门应及时为其建立培训电子档案，并将员工的基本信息录入档案系统。

2.员工参加培训活动后，培训部门应及时将培训信息录入培训电子档案系统，并确保信息的准确、完整。

3.人事部门应定期对培训电子档案进行清理和整理，删除过期或无效的档案信息，确保档案系统的整洁和高效。

二、维护

1.培训部门应及时更新培训电子档案中的培训信息，如培训课程调整、培训时间变更、培训讲师更换等情况，应及时通知人事部门进行档案更新。

2.人事部门应定期对培训电子档案进行检查和核对，确保档案信息的准确性和完整性。如发现档案信息有误，应及时通知相关部门进行更正。

3.员工本人如有需要，可向人事部门申请查阅或复印本人的培训电子档案，人事部门应在规定的时间内予以办理。

培训电子档案的查询与使用

一、查询

1.员工可通过公司内部的培训电子档案管理系统查询本人的培训信息，包括培训课程、培训时间、培训成绩等。

2.人事部门和培训部门可通过培训电子档案管理系统查询公司全体员工的培训信息，以便进行培训管理和数据分析。

3.公司领导可根据工作需要，向人事部门或培训部门申请查询公司员工的培训信息，人事部门和培训部门应在规定的时间内予以提供。

二、使用

1.培训电子档案可作为员工晋升、调岗、绩效考核等工作的重要依据，人事部门应妥善保管档案信息，确保档案的安全性和保密性。

2.培训电子档案可用于公司培训需求分析、培训效果评估等工作，培训部门应根据档案信息进行数据分析和总结，为公司的培训工作提供参考依据。

3.培训电子档案可作为公司对外宣传和展示的重要内容，人事部门和培训部门应根据公司的需要，及时提供相关的档案信息。

培训电子档案的保密与安全

一、保密

1.培训电子档案涉及员工的个人隐私信息，人事部门和培训部门应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。

2.未经授权，任何人不得查阅、复制或传播培训电子档案中的信息。如因工作需要查阅档案信息，应严格遵守保密规定，不得将档案信息泄露给