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社区购置办公设备会议记录范文

基本信息

-会议时间：[具体时间]

-会议地点：[社区会议室具体地点]

-参会人员：社区主任[姓名]、各部门负责人（包括综合管理部[负责人姓名]、服务部[负责人姓名]、宣传部[负责人姓名]等）、财务人员[姓名]

会议背景

随着社区业务的不断拓展和服务居民需求的日益增长，现有的办公设备已难以满足日常工作的高效开展。部分电脑运行缓慢，打印机时常出现故障，办公桌椅也存在不同程度的损坏。为了提升社区办公效率，改善办公环境，特召开本次会议，商讨社区购置办公设备的相关事宜。

会议议程

1.各部门负责人汇报现有办公设备使用情况及需求。

2.讨论办公设备购置的预算及资金来源。

3.确定办公设备的采购标准和流程。

4.明确后续工作安排。

会议内容

各部门负责人汇报现有办公设备使用情况及需求

综合管理部负责人[姓名]首先发言：“目前综合管理部共有电脑[X]台，其中有[X]台电脑使用年限超过[X]年，运行速度极慢，经常出现卡顿死机现象，严重影响文件处理和数据录入工作。打印机也存在老化问题，打印速度慢且时常卡纸，维修成本较高。我们部门急需更换[X]台电脑和[X]台打印机。另外，由于日常文件整理和存档工作量大，现有的文件柜数量不足，需要新增[X]个文件柜。”

服务部负责人[姓名]接着汇报：“服务部每天要接待大量居民来访咨询和办理业务，现有的办公桌椅有部分已经损坏，影响了服务形象和居民体验。同时，我们需要配备一台高性能的复印机，以便快速复印居民相关资料，提高办事效率。初步估算，需要更换[X]套办公桌椅和购置[X]台复印机。”

宣传部负责人[姓名]表示：“宣传部承担着社区宣传推广工作，需要使用专业的图形处理软件和视频编辑软件，但现有的电脑配置无法满足这些软件的运行要求，导致工作进度缓慢。我们希望购置[X]台高配置的电脑，以提升宣传工作的质量和效率。此外，为了更好地进行户外宣传活动，还需要配备一台便携式投影仪。”

其他部门负责人也纷纷结合本部门实际工作情况，提出了各自的办公设备需求。

讨论办公设备购置的预算及资金来源

在各部门汇报完需求后，财务人员[姓名]对购置这些办公设备所需的资金进行了初步估算。根据市场调研和各部门提出的设备规格和数量，预计本次办公设备购置的总预算约为[X]元。其中，电脑设备预算约为[X]元，打印机和复印机预算约为[X]元，办公桌椅预算约为[X]元，文件柜和投影仪等其他设备预算约为[X]元。

针对资金来源问题，社区主任[姓名]提出：“我们可以先从社区的办公经费中拿出一部分资金，大约[X]元。另外，考虑到社区开展的一些公益项目有一定的结余资金，我们可以申请将这部分资金用于办公设备购置，预计可以筹集到[X]元。剩余的资金缺口，我们可以向上级主管部门申请专项经费支持。”

各部门负责人对资金来源方案表示认可，但也担心上级主管部门的专项经费申请可能存在不确定性。财务人员[姓名]补充道：“我们会提前准备好详细的经费申请报告，说明社区办公设备的现状和购置的必要性，争取提高申请成功率。同时，我们也可以关注一些政府部门针对社区建设的扶持政策和资金补贴项目，看是否符合申请条件，以减轻资金压力。”

确定办公设备的采购标准和流程

在采购标准方面，大家经过讨论达成了以下共识：

1.电脑设备：处理器性能要满足日常办公软件和专业软件的运行需求，内存不低于[X]GB，硬盘容量不低于[X]GB，显示屏尺寸不小于[X]英寸。同时，要选择知名品牌，确保产品质量和售后服务。

2.打印机和复印机：打印和复印速度要快，分辨率要高，能够满足大量文件的快速输出。具备双面打印和复印功能，以节约纸张成本。同样要选择市场口碑好的品牌。

3.办公桌椅：材质要坚固耐用，符合人体工程学设计，能够提供舒适的办公体验。颜色和款式要与社区办公环境相协调。

4.文件柜：要具有良好的密封性和防火防盗性能，尺寸要适中，能够满足文件存储需求。

5.投影仪：亮度要足够，对比度要高，具备高清输出功能，便于在不同环境下使用。

关于采购流程，社区主任[姓名]强调：“为了保证采购的公平、公正、公开，我们要严格按照相关规定进行操作。首先，由综合管理部负责制定详细的采购清单和技术参数要求。然后，通过公开招标或邀请招标的方式选择供应商。在招标过程中，要组织专业人员对供应商的资质、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择最优供应商。最后，签订采购合同，明确双方的权利和义务。在采购过程中，要加强监督，确保采购资金的合理使用和设备的按时交付。”

明确后续工作安排

1.综合管理部在[具体时间]前完成采购清单和技术参数要求的制定，并提交给社区主任审核。

2.财务人员在[具体时间]前准备好经费申请报告，向上级主管部门申请专项经费。同时，关注政府部门的扶持政策和