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合同资料存档管理制度

总则

一、目的

为规范公司合同资料的管理，确保合同的安全、完整、准确和及时查阅，提高合同管理的效率和质量，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中所签订的各类合同资料的存档管理。

三、管理原则

1.统一管理原则：公司的合同资料实行统一管理，由专人负责，确保合同资料的集中、规范存放。

2.安全保密原则：合同资料涉及公司的商业秘密和法律权益，必须严格保密，防止泄露和丢失。

3.及时准确原则：合同资料的存档应及时、准确，确保合同的履行情况和相关信息能够及时反映和查询。

4.便于查阅原则：合同资料的存档应便于查阅和使用，建立完善的检索系统，提高合同管理的效率。

四、管理职责

1.人事行政部

（1）负责制定和完善合同资料存档管理制度，并监督执行。

（2）负责合同资料的统一收集、整理、归档和保管工作。

（3）负责合同资料的借阅、查询和使用管理，建立合同资料借阅登记制度。

（4）负责合同资料的定期清理和销毁工作，确保合同资料的安全和保密。

2.各部门

（1）负责本部门签订的合同资料的及时提交和移交人事行政部存档。

（2）负责本部门合同资料的使用和保管，防止合同资料的丢失和损坏。

（3）配合人事行政部进行合同资料的借阅、查询和使用管理工作。

合同资料的收集与整理

一、合同资料的收集

1.合同签订前，各部门应将合同文本及相关资料提交人事行政部进行审核，审核通过后，方可签订合同。

2.合同签订后，各部门应在合同生效后的3个工作日内，将合同文本及相关资料提交人事行政部进行存档。

3.合同资料包括但不限于以下内容：

（1）合同文本及附件；

（2）合同签订审批表；

（3）合同履行情况记录；

（4）与合同相关的往来函件、备忘录、会议纪要等；

（5）其他与合同有关的资料。

二、合同资料的整理

1.人事行政部应按照合同编号、签订时间、合同类型等对合同资料进行分类整理，建立合同资料档案。

2.合同资料档案应包括合同资料的目录、索引和清单，便于查阅和使用。

3.合同资料的整理应做到规范、整齐、有序，确保合同资料的安全和保密。

合同资料的归档与保管

一、归档时间

1.合同资料应在合同签订后的3个工作日内归档。

2.对于重要合同或特殊合同，应在合同签订后的1个工作日内归档。

二、归档要求

1.合同资料应按照规定的格式和要求进行归档，确保合同资料的完整性和准确性。

2.合同资料应使用统一的档案盒或档案袋进行封装，档案盒或档案袋上应注明合同编号、合同名称、签订时间等信息。

3.合同资料应按照时间顺序进行排列，便于查阅和使用。

4.对于电子合同资料，应按照规定的格式和要求进行存储，确保电子合同资料的安全性和可靠性。

三、保管地点

1.合同资料应存放在人事行政部指定的档案保管室中，确保合同资料的安全和保密。

2.档案保管室应具备防火、防潮、防盗、防虫等安全措施，确保合同资料的安全。

四、保管期限

1.合同资料的保管期限分为永久、长期、短期三种，具体保管期限根据合同的性质和重要程度确定。

2.对于永久保管的合同资料，应长期保存；对于长期保管的合同资料，应保存10年以上；对于短期保管的合同资料，应保存3年以上。

合同资料的借阅与查询

一、借阅规定

1.公司内部人员因工作需要借阅合同资料，应填写《合同资料借阅登记表》，经部门负责人批准后，方可借阅。

2.借阅合同资料的人员应严格遵守合同资料的保密规定，不得将合同资料泄露给他人。

3.借阅合同资料的人员应在规定的时间内归还合同资料，不得逾期不还。

4.对于重要合同资料或敏感合同资料，应经公司领导批准后，方可借阅。

二、查询规定

1.公司内部人员因工作需要查询合同资料，应填写《合同资料查询登记表》，经部门负责人批准后，方可查询。

2.查询合同资料的人员应严格遵守合同资料的保密规定，不得将查询结果泄露给他人。

3.查询合同资料的人员应在规定的时间内完成查询工作，不得无故拖延。

4.对于重要合同资料或敏感合同资料，应经公司领导批准后，方可查询。

合同资料的清理与销毁

一、清理规定

1.人事行政部应定期对合同资料进行清理，清理范围包括已过期的合同资料、已履行完毕的合同资料等。

2.清理合同资料时，应按照合同编号、签订时间、合同类型等进行分类清理，确保合同资料的完整性和准确性。

3.清理合同资料时，应将已过期的合同资料、已履行完毕的合同资料等进行登记，注明清理原因和清理时间等信息。

二、销毁规定

1.对于已清理的合同资料，应按照