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合同借阅存档管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司合同管理，规范合同借阅和存档行为，确保合同资料的安全、完整与有效利用，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工在合同签订、履行、变更、终止等过程中涉及的合同借阅与存档管理工作。

（三）基本原则

1.严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保合同管理合法合规。

2.明确职责分工，做到借阅有审批、存档有规范、保管有责任。

3.保证合同资料的完整性、准确性和保密性，防止合同信息泄露和丢失。

二、合同存档管理

（一）存档范围

公司签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、劳动合同、技术合同等。

（二）存档流程

1.合同签订后，合同承办部门应在[X]个工作日内将合同原件及相关附件整理齐全，提交至公司档案室。

2.档案室工作人员对合同资料进行审核，检查合同内容是否完整、条款是否清晰、签字盖章是否齐全等。审核无误后，按照合同类别、签订时间等进行分类编号，并建立电子和纸质档案。

3.对于重要合同或涉及金额较大的合同，档案室应进行单独存放，并设置特殊标识。

（三）存档要求

1.合同档案应保持整洁、完好，不得随意涂改、损坏。

2.电子档案应定期进行备份，确保数据安全。备份存储介质应妥善保管，异地存放。

3.档案室应建立合同档案索引目录，方便查询和检索。

三、合同借阅管理

（一）借阅权限

1.因工作需要借阅合同档案的，需填写《合同借阅申请表》，明确借阅目的、借阅期限等内容。

2.部门负责人有权借阅本部门签订的合同档案；涉及多个部门的合同，相关部门负责人均可借阅；其他人员因特殊原因需要借阅的，需经公司分管领导批准。

（二）借阅流程

1.申请人填写《合同借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案室。

2.档案室工作人员对申请表进行审核，符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并登记借阅人姓名、部门、借阅合同名称、借阅时间、预计归还时间等信息。

3.借阅人凭有效证件领取合同档案，并在借阅期限内归还。

（三）借阅期限

1.一般合同的借阅期限不得超过[X]个工作日；重要合同或涉及重大事项的合同，借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前向档案室提出申请，经批准后方可延长。

2.借阅人应在规定期限内归还合同档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前办理续借手续。

（四）借阅要求

1.借阅人应妥善保管合同档案，不得转借、复印、扫描、拍照或泄露合同内容。如因工作需要复印合同的，需经档案室同意，并在复印件上注明“仅供[具体用途]使用，不得用于其他目的”字样。

2.借阅人在借阅期间应确保合同档案的安全，如发生丢失、损坏等情况，应及时向档案室报告，并承担相应的赔偿责任。

3.借阅人归还合同档案时，档案室工作人员应进行认真核对，检查合同是否完整、有无损坏等。如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。

四、合同查阅管理

（一）查阅权限

1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，需填写《合同查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案室。

2.涉及公司商业秘密或重要信息的合同，查阅人员需经公司分管领导批准。

（二）查阅流程

1.申请人填写《合同查阅申请表》，经审批通过后，提交至档案室。

2.档案室工作人员根据申请表提供相应的合同档案，并安排查阅地点。查阅人员应在档案室工作人员的监督下进行查阅，不得擅自将合同带出档案室。

3.查阅人员如需摘抄、复印合同内容的，需经档案室同意，并按照规定进行登记。

（三）查阅要求

1.查阅人员应遵守档案室的管理制度，保持安静、整洁，不得在合同档案上涂改、标记或损坏。

2.查阅结束后，查阅人员应将合同档案归还原位，并协助档案室工作人员整理好查阅现场。

五、合同销毁管理

（一）销毁条件

1.合同已履行完毕，且无留存必要的。

2.因不可抗力等原因导致合同无法履行，且已超过法律规定的诉讼时效的。

3.经公司批准同意销毁的其他合同。

（二）销毁流程

1.合同承办部门或档案室定期对已满足销毁条件的合同进行清理，填写《合同销毁申请表》，详细列出拟销毁合同的名称、编号、签订时间、履行情况等信息。

2.《合同销毁申请表》经部门负责人审核签字后，提交至公司分管领导审批。

3.审批通过后，由档案室负责组织合同销毁工作。销毁过程应安排专人监督，确保合同被彻底销毁，防止信息泄露。

4.合同销毁后，档案室应在《合同销毁申请表》上记录销毁情况，并将申请表存档。

（三）销毁方式

合同销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保合同内容无法恢复。