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新员工发票操作规范培训

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CONTENTS

目录

01

发票基础知识

02

发票开具流程

03

报销票据要求

04

发票管理系统操作

05

风险防范要点

06

常见问题解答

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发票基础知识

发票类型与用途

增值税专用发票

电子发票

普通发票

其他发票

由税务部门监制，用于一般纳税人之间的货物销售、提供应税劳务和发生应税行为的凭证。

由商业企业印制，用于商品购销、劳务供应等经营活动中，作为收付款的凭证。

以电子形式存在，与纸质发票具有同等法律效力，适用于电商、现代服务业等领域。

如机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等，用于特定行业或特定业务。

发票基本要素构成

发票抬头

发票内容

发票联次及用途

开票信息

购买方或委托方的名称、纳税人识别号、地址电话等信息。

商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等详细信息。

发票一般包括存根联、发票联和抵扣联，分别用于销售方和购买方记账、税务申报和抵扣。

开票人、开票日期、开票单位等信息，确保发票的真实性和合法性。

电子发票查验方法

国家税务总局网站查询

通过国家税务总局官方网站提供的电子发票查验平台，输入发票信息进行真伪查询。

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微信公众号查询

关注当地税务局官方微信公众号，通过菜单栏的“发票查验”功能进行查询。

手机APP查询

下载安装相关税务APP，通过扫描电子发票上的二维码或手动输入发票信息进行查验。

第三方平台查询

部分第三方平台也提供电子发票查验服务，但需注意选择正规、可信赖的平台。

02

发票开具流程

提交申请

新员工在系统中提交开票申请，并填写发票类型和开票金额。

审批流程

部门经理审批申请，并确认发票类型和金额无误。

财务部门审核

财务部门对申请进行复核，确保发票信息准确无误。

开票申请提交步骤

发票信息填写规范

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填写公司全称，不得简写或漏写。

发票抬头

填写开票人姓名、工号或部门，确保可追溯性。

开票人信息

准确填写商品名称、数量、单价等信息，确保与实际交易相符。

发票内容

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如有特殊需求，可在备注栏中说明，如发票用途或特殊要求。

备注栏

04

特殊业务开票处理

预付款开票

折扣与优惠

跨月开票

退票与重开

收到预付款后，根据合同规定开具预收款发票，并在发票上注明“预付款”字样。

如发生折扣或优惠，需在发票上准确体现，并注明折扣原因和优惠金额。

对于跨月开具的发票，需在系统中进行特殊操作，确保发票的连续性和准确性。

如发票有误或需要更改，应及时办理退票和重开手续，确保发票的合法性和规范性。

03

报销票据要求

报销附件提交流程

员工需将发票等相关票据扫描或拍照后，通过公司内部系统提交电子版文件。

提交电子票据

提交后财务部门会进行初步审核，审核通过后再进行报销打款。

审核流程

虽提交电子档，但仍需保留纸质票据，以备日后核查。

纸质票据存档

有效票据时间限制

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票据有效期

所有提交的票据需在开具之日起一定时间内报销，逾期将不予受理。

02

特殊情况说明

如遇特殊情况需延长报销时间，需提前向财务部门说明情况。

退票/重开处理规定

若发票有误或需退回重开，需及时与财务部门联系，并按照财务部门要求进行操作。

退票情况

若需重开发票，需确保新开具的发票信息准确无误，并尽快提交给财务部门。

重开要求

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发票管理系统操作

系统登录与权限设置

新员工需使用公司统一分配的用户名和密码进行登录，确保信息安全。

登录方式

权限分配

密码管理

新员工登录后，需由系统管理员分配相应权限，包括发票信息录入、历史记录查询等。

新员工需定期更改密码，保证账户安全，防止信息泄露。

发票信息录入步骤

新员工需根据发票类型和实际信息，在系统中逐项录入发票的详细信息。

录入方式

发票信息包括发票代码、发票号码、开票日期、购销双方名称、金额、税率等。

录入内容

新员工在录入过程中需严格遵守公司规定的录入规范，确保信息的准确性和完整性。

录入规范

历史记录查询功能

查询方式

新员工可以通过系统提供的查询功能，快速查找历史发票记录。

01

查询条件

新员工可根据发票代码、发票号码、开票日期等条件进行筛选查询。

02

查询结果

查询结果将显示发票的详细信息，新员工可根据需要进行导出、打印等操作。

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05

风险防范要点

假发票识别技巧

利用专业工具

借助税务部门提供的发票查询系统或手机APP等工具，查验发票的真伪。

03

仔细核对发票上的开票单位、税号、地址、电话、银行账号等信息是否真实有效。

02

查验发票信息

审查发票纸质

观察发票的纸张、颜色、印刷质量等，与正规发票进行对比，辨别真伪。

01

票据保管安全要求

将发票存放在安全、干燥、不易受损的地方，避免丢失或损毁。

妥善保管

建立台账

保密管理