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工程联系函培训
演讲人：
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CATALOGUE
目录
01
联系函概述
02
撰写规范要求
03
收发流程管理
04
沟通技巧与实务
05
典型案例解析
06
常见问题与优化
01
联系函概述
定义与核心作用
工程联系函是工程项目参与各方之间，用于沟通、协调、确认或请求配合的一种正式书面文件。
定义
确保各方对工程信息的准确理解，促进工程顺利进行，避免误解和纠纷。
核心作用
工程联系函是工程项目管理中的重要工具，有助于明确责任、提高效率、保留证据。
重要性
标题
附件
签名与日期
函件正文
发送方与接收方
基本结构与要素
简洁明了地概括函件主题，便于接收方快速了解函件内容。
明确函件的发送方和接收方，以便确定责任和义务。
详细阐述函件目的、内容、要求或建议，条理清晰、逻辑严密。
如有必要，可附上相关图纸、表格、数据等支持性文件，以便接收方更好地理解和回应函件。
函件末尾应签署发送方代表姓名及日期，以确认函件的有效性。
分类与使用场景
分类
协调函
确认函
请求函
根据函件目的和用途，工程联系函可分为协调函、确认函、请求函等多种类型。
用于协调各方在工程进度、资源调配、技术方案等方面的配合与协作。
用于确认各方对某项工程事项、合同条款或会议纪要的认可和执行情况。
用于向某方提出工程相关的请求、建议或意见，如请求提供资料、建议调整方案等。
02
撰写规范要求
正文使用统一、易读的字体和字号。
字体和字号
合理分段，每段内容应表达一个完整的意思。
段落
01
02
03
04
应简洁明了，准确反映函件主题。
标题
设置适当的页边距和行距，确保文本清晰易读。
页边距和行距
格式与排版标准
内容逻辑与完整性
函件应按照逻辑顺序组织内容，便于接收者理解。
清晰的逻辑结构
确保函件包含所有必要的信息，如项目背景、目的、要求等。
完整的信息
在函件中明确各方的责任和任务，避免模糊和推诿。
明确的责任分工
专业术语与语言规范
避免歧义
确保函件中的表述清晰明确，避免产生歧义和误解。
03
避免冗长、模糊的表述，使用准确、简洁的语言传达信息。
02
语言准确、简洁
使用专业术语
在函件中准确使用工程领域的专业术语，提高文本的专业性。
01
03
收发流程管理
发函流程与审批节点
业务部门起草工程联系函，并经过部门负责人审核后，提交给函件管理部门进行审批。
发函前内部审批
函件管理部门审批
主管领导审批
函件管理部门对工程联系函的格式、内容等进行审核，确保其符合公司规范和要求，然后提交给主管领导审批。
主管领导对工程联系函进行最终审批，确认无误后，由函件管理部门统一发出。
收函处理与反馈机制
收函登记与分类
收到工程联系函后，函件管理部门进行登记，并根据函件内容将其分类，然后分发给相关部门处理。
01
相关部门处理
相关部门收到工程联系函后，应及时处理函件内容，并在规定时间内将处理结果反馈给函件管理部门。
02
函件管理部门反馈
函件管理部门将处理结果汇总，并及时向发函方进行反馈，确保双方沟通顺畅。
03
存档与追溯要求
所有工程联系函及其处理结果均应存档，以便日后查阅和追溯。
存档管理
在存档时，应记录函件的收发时间、收发人员、处理结果等信息，以便追溯函件处理的全过程。
追溯要求
04
沟通技巧与实务
沟通目标与对象分析
制定沟通策略
根据目标和对象特点，选择合适的沟通方式、语言和内容。
03
了解接收方的背景、习惯、需求和态度，以便采取更合适的沟通方式。
02
分析对象特点
明确沟通目标
确定工程联系函的沟通目的，是为了解决具体问题、传递信息还是建立关系。
01
敏感问题表达策略
对于敏感问题，尽量以客观、中立的态度陈述事实，避免主观臆断和情绪化表达。
客观陈述事实
委婉表达意见
提出解决方案
在表达意见时，尽量使用委婉、礼貌的措辞，避免过于直接或激烈的表达方式。
针对敏感问题，提出具体的解决方案或建议，以显示诚意和合作态度。
时效性与责任界定
明确时间要求
在工程联系函中明确具体的时间要求，包括发送时间、回复时间和执行时间等。
01
强调责任分工
明确工程联系函中涉及的责任和分工，避免出现推诿、扯皮等现象。
02
及时处理回复
收到工程联系函后，应及时处理并回复，确保信息畅通和沟通效率。
03
05
典型案例解析
工程联系函标准模板
包括项目名称、编号、双方单位名称、函件内容、时间、签字盖章等要素。
工程联系函范本，详细列出各项内容，供参考。
模板使用注意事项，如字体、格式、排版等。
标准模板示范
标题
内容
范例
注意事项
常见错误案例剖析
函件内容不清晰，导致误解或延误。
错误案例一
函件内容含糊不清，没有明确表达意图。
描述
应明确函件目的和内容，避免模糊表述。
剖析
常见错误案例剖析
剖析
应严格按照标准模板格式撰写，注意细节
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