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办公耗材部门订货制度

为规范办公耗材部门的订货流程，提高订货效率，确保办公耗材的及时供应和合理使用，避免浪费和库存积压，特制定本订货制度。

适用范围

本制度适用于公司内所有涉及办公耗材使用和管理的部门及员工。办公耗材涵盖书写工具（如笔、笔芯等）、纸张类（打印纸、复印纸、便签纸等）、文件夹册类（文件夹、文件袋、笔记本等）、办公设备耗材（如硒鼓、墨盒、色带等）、清洁用品（如纸巾、清洁剂等）以及其他常用办公耗材（如胶水、订书钉、回形针等）。

订货职责分工

需求部门

-各部门需指定一名专门的耗材管理员，负责本部门办公耗材需求的统计、整理和申请工作。

-耗材管理员应准确了解本部门员工的日常办公耗材使用情况，根据工作实际需求，合理预估耗材的使用量。

-定期（每月末）对本部门的办公耗材使用情况进行盘点，统计出各类耗材的实际使用数量和剩余数量。

-根据盘点结果和未来一段时间的工作安排，填写《办公耗材需求申请表》，并经部门负责人审核签字后，提交给办公耗材部门。

办公耗材部门

-负责接收各部门提交的《办公耗材需求申请表》，对申请内容进行审核。

-根据审核后的需求，制定订货计划。在制定订货计划时，需综合考虑市场供应情况、供应商的交货周期、公司的库存水平以及各部门的紧急需求等因素。

-选择合适的供应商进行采购。对供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行评估和比较，建立供应商档案，选择优质、稳定的供应商合作。

-与供应商签订采购合同，明确采购的耗材品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。

-跟踪订货进度，及时与供应商沟通，确保订货按时、按质、按量到货。

-负责到货的验收工作，检查耗材的品种、规格、数量、质量等是否与合同一致。如发现问题，及时与供应商协商解决。

-对库存进行管理，定期盘点库存，确保库存数据的准确性。根据库存情况和各部门的需求，及时调整订货计划。

财务部门

-负责对办公耗材的采购费用进行审核和支付。根据采购合同和到货验收单，审核费用的合理性和合规性。

-及时支付货款，维护公司的良好信誉。

-对办公耗材的采购成本进行核算和分析，为公司的成本控制提供数据支持。

订货流程

需求申请

-各部门耗材管理员每月末根据本部门的实际需求和库存情况，填写《办公耗材需求申请表》。申请表应详细注明耗材的名称、规格、型号、预计使用数量、紧急程度等信息。

-《办公耗材需求申请表》需经部门负责人审核签字，以确保申请的合理性和必要性。审核内容包括：申请的耗材是否符合部门的工作实际需求；申请的数量是否合理，是否存在浪费或过度储备的情况；申请的紧急程度是否符合实际情况等。

-部门负责人审核通过后，将《办公耗材需求申请表》提交给办公耗材部门。

需求审核

-办公耗材部门在收到各部门提交的《办公耗材需求申请表》后，应在[X]个工作日内完成审核。

-审核内容主要包括：申请的耗材是否在公司规定的办公耗材范围内；申请的数量是否与公司的预算和库存情况相匹配；是否存在重复申请或不合理申请的情况等。

-如发现申请存在问题，办公耗材部门应及时与申请部门沟通，要求其进行修改或补充说明。对于紧急需求的申请，办公耗材部门应优先处理。

订货计划制定

-办公耗材部门根据审核通过的《办公耗材需求申请表》，结合公司的库存情况和市场供应情况，制定详细的订货计划。

-订货计划应包括：订货的耗材品种、规格、数量、预计到货时间、供应商选择等内容。在制定订货计划时，应充分考虑以下因素：

-市场供应情况：了解各类办公耗材的市场供求关系、价格波动情况以及供应商的库存情况，合理安排订货时间和数量。

-公司库存水平：根据公司的库存管理制度，确定合理的安全库存和最大库存水平。当库存低于安全库存时，及时安排订货；当库存接近最大库存时，适当减少订货数量。

-各部门的紧急需求：对于紧急需求的耗材，应优先安排订货，并确保及时到货。

-供应商的交货周期：了解供应商的生产能力和交货时间，合理安排订货时间，避免因交货延迟影响公司的正常办公。

供应商选择

-办公耗材部门应建立供应商评估和选择机制，定期对供应商进行评估和考核。评估指标包括：产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。

-根据评估结果，选择优质、稳定的供应商作为合作伙伴。在选择供应商时，应遵循以下原则：

-质量优先：选择产品质量可靠、符合国家相关标准和公司要求的供应商。

-价格合理：在保证产品质量的前提下，选择价格合理的供应商，降低采购成本。

-交货及时：选择能够按时、按质、按量交货的供应商，确保公司的正常办公需求。

-服务良好：选择售后服务周到、能够及时解决问题的供应商。

-对于常用的办公耗