学校档案管理流程与实施细则.docxVIP

学校档案管理流程与实施细则

一、制定目的与范围

学校档案管理是学校行政管理的重要组成部分，承担着保存、利用、保护学校重要信息资料的职责。建立科学、严密、规范的档案管理流程，有助于提升档案管理效率，确保档案信息的完整性、安全性和利用价值。该流程适用于学校各级各类档案的全过程管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节，旨在为学校的教学、科研、行政决策提供可靠的档案支持。

二、现有工作流程分析及存在问题

目前，部分学校档案管理存在流程不够规范、责任不明确、档案归档不及时、信息更新滞后、安全措施不足等问题。这些问题导致档案资料流失、信息难以追溯、利用效率低下，影响学校正常运作和长远发展。流程的碎片化和缺乏系统性也制约了档案管理的标准化和信息化建设。

三、档案管理核心原则

档案管理应遵循安全第一、科学管理、依法依规、便捷高效的原则。确保档案的真实性、完整性和可利用性，强化责任落实，推动数字化转型，提升档案工作的整体水平。

四、学校档案管理流程设计

1.档案收集与建立

档案的收集是档案管理的起点。各部门应按照职责分工，及时将形成的各种资料、文件、资料副本等移交至档案室。建立档案目录体系，明确档案类别、编号规则和归档时间节点。

在资料收集过程中，应重点关注与学校发展、教学科研、行政管理相关的文件资料，例如：会议记录、教学计划、科研成果、财务凭证、重要决策文件等。资料应按时间顺序或类别进行整理归类，确保资料的完整性和可追溯性。

2.档案整理与归档

档案整理是保证档案质量的关键环节。对收集的资料进行分类、整理、编号和编制档案目录。建立档案卡片或电子档案信息系统，记录档案的基本信息、来源、数量、归档日期等。

归档工作应以规范化操作为基础。纸质档案应采取装订、封面、标签等措施，确保资料不易损坏或丢失。电子档案应进行格式统一、命名规范、备份存储，确保信息的安全和便于检索。

3.档案保管与安全管理

档案的保管应采取科学的存储环境和安全措施。纸质档案存放在专用档案室，保持干燥、通风、防火、防潮、防虫措施。电子档案应设立权限管理体系，定期进行数据备份，防止信息丢失或被非法篡改。

档案管理人员应负责档案的日常巡查和维护，建立档案借阅登记制度。借阅档案需经主管领导批准，借出后及时归还，确保档案的完整性和安全性。

4.档案利用与服务

档案利用是档案管理的重要目标。应建立便捷的检索系统，可以是纸质索引或数字化检索平台。利用权限分级管理，确保敏感信息得到保护。

5.档案销毁与更新

档案的销毁应依法依规进行，确保不影响学校正常工作。建立档案销毁审批制度，经过主管部门审核后，按照规定程序进行销毁，销毁记录应完整保存。

同时，档案应不断更新，淘汰过期或无用资料，确保档案内容的时效性和实用性。对于重要档案，应建立定期审查机制，及时补充、修订。

六、流程的具体操作步骤

资料收集：由各部门负责人负责，将形成的文件资料整理后移交至档案室。档案管理员对资料进行初步审核，确认资料的完整性和分类情况。

资料整理：档案室工作人员对接收资料进行分类、编号、整理，编制档案目录和索引。电子资料应进行数字化扫描和信息录入。

归档存储：纸质档案采用防火、防潮、隔热的专业存储设备，电子档案存放在安全的服务器或云平台，确保数据的安全性和可用性。

档案借阅：借阅申请由借阅人提出，填写借阅登记表，经主管批准后方可借出。借出期间，责任人应妥善保管，归还时应核对资料完整性。

利用检索：设立档案查询台或电子检索系统，方便用户快速查阅所需资料。定期进行资料的整理和更新，确保档案的时效性。

档案销毁：对超过保存期限、不再利用的档案，经过审批后进行集中销毁。销毁过程应有记录，并由相关人员签字确认。

七、档案管理责任与制度保障

建立完善的档案管理责任体系，明确档案室负责人、档案管理员、各部门资料提供人等的职责权限。制定详细的档案管理制度，包括收集、整理、保管、利用、销毁等环节的操作规范。

加强档案工作人员的培训，提升其专业水平和责任意识。推行档案管理信息化建设，采用档案管理软件实现数字化管理，提高工作效率。

八、流程优化与持续改进

定期组织档案管理工作的检查与评估，收集使用部门的意见和建议。根据实际操作中发现的问题，优化管理流程，推动流程标准化、规范化。

引入信息化手段，建设学校档案信息管理平台，实现档案的电子化、自动化。增强档案安全保障措施，完善应急预案，保障档案资料的安全和完整。

九、流程的培训与宣传

通过定期培训、内部交流会议等方式，提升全体校内相关人员的档案管理意识。推广档案管理的规范操作流程，确保各环节责任到人。

利用宣传栏、内部网站等渠道，普及档案管理的重要性和操作规范，营造良好的档案管理氛围。

十、流程的反馈与持续完善

建立档案管理的反馈机制，收集使用人员的意见和建议，及时调整完善