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寒假实验设备借用归还流程说明

寒假实验设备借用归还流程说明

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一、寒假实验设备借用流程规范

为确保寒假期间实验设备的合理使用与高效管理，需建立标准化的借用流程。该流程涵盖申请审批、设备领取、使用登记等环节，旨在保障设备安全并满足师生科研需求。

（一）线上申请与审批

借用者需通过学校实验设备管理系统提交电子申请，填写设备名称、型号、借用时长及用途说明。系统自动关联设备库存状态，若库存充足则进入审批环节；若库存紧张，提示借用者调整时间或选择替代设备。

审批权限分为两级：常规设备由实验室管理员审核，精密仪器需经分管副院长批准。审批人需在48小时内完成审核，重点核查借用时长是否合理、用途是否符合科研计划。系统实时推送审批结果至申请人邮箱，若未通过需注明原因并建议修改方案。

（二）设备领取与使用培训

通过审批后，借用者凭校园卡至设备管理中心办理领取手续。管理员核对身份信息与电子申请单，双方签署纸质版《设备借用协议》，明确损坏赔偿条款与保密要求。

对首次使用特定设备的人员，实验室安排专项培训。培训内容包括操作规范（如离心机转速设置、光谱仪校准步骤）、安全注意事项（如防静电措施、危化品存储要求），培训时长不少于2小时。培训合格后，系统标记该用户为“已授权”，未完成培训者不得领取设备。

（三）使用过程监管

借用期间需每日登录系统填报《设备使用日志》，记录运行时长、实验项目及异常情况。高价值设备（单价超10万元）启用GPS定位与使用状态监控，数据实时上传至管理平台。

实验室每周随机抽查20%的借用设备，重点检查保养状况（如恒温箱湿度控制、显微镜镜头清洁）。发现违规操作（如超负荷使用烘箱、擅自拆卸电路）立即暂停借用权限，并扣减所属课题组的年度设备配额。

二、寒假实验设备归还流程细则

设备归还是保障下学期正常教学科研的关键环节，需严格执行检查、清洁、入库等步骤，避免因交接疏漏导致设备损耗或丢失。

（一）预约归还与初步检查

借用者需提前3个工作日通过系统预约归还时间，上传设备外观照片及性能自检报告（如pH计校准数据、天平精度测试结果）。管理员根据预约信息准备验收工具（如万用表、标准样品），并协调技术员参与联合验收。

现场验收时，双方依据《设备验收清单》逐项核对：硬件部分检查主体结构完整性（如机械臂关节松动度）、配件齐全性（如色谱柱、电源线）；软件部分验证系统版本与授权有效期。初步检查耗时约30分钟/台，发现明显损坏立即启动责任认定程序。

（二）深度检测与维护

通过初步检查的设备转入技术维护阶段。电子类设备（如示波器、信号发生器）需进行72小时老化测试，监测参数漂移情况；光学设备（如显微镜、激光器）由专业公司校準光路，校準周期不超过5个工作日。

维护人员同步更新设备档案，记录本次使用总时长、累计开机次数等数据。对达到保养临界值的设备（如超1000小时使用的真空泵），粘贴黄色预警标签并列入下学期强制维护计划。

（三）入库归档与费用结算

完成维护的设备由仓库管理员扫码入库，系统自动解除借用状态并释放配额。原始申请单、验收记录、维护报告等文件扫描存档，保存期限不少于5年。

费用结算包括三部分：正常使用产生的耗材费（如实验气体、打印纸）按成本价从课题经费扣除；逾期归还每日收取设备价值0.5%的滞纳金；人为损坏的维修费由责任方承担，维修期间停用导致的实验损失可申请保险理赔。

三、特殊情形处理与技术支持

针对寒假期间可能出现的突发状况，需制定应急预案并提供全天候技术支持，确保问题及时解决不影响科研进度。

（一）紧急续借与异地归还

因实验延期需续借的，申请人须在原定归还日前提交《延期申请说明》，附导师签字确认的实验进度证明。单次延期不超过7天，累计延期不得超过寒假总时长1/3。

对因疫情等不可抗力无法返校的人员，开放异地归还通道。借用者需将设备寄回至指定物流中心，全程使用防震包装并购买全额保价。管理员远程视频指导打包过程，到货后按标准流程验收，物流损毁索赔由学校法务部协助处理。

（二）故障报修与备用调配

设备突发故障时，借用者需立即在系统中提交红色预警工单，描述故障现象（如离心机异响、温控失灵）并上传错误代码截图。维修专班2小时内响应，简单故障（如程序卡死、滤网堵塞）提供远程指导解决；复杂故障（如电路板烧毁、传感器失效）安排上门服务，维修周期超过3天的提供同型号备用机。

备用设备调配遵循优先级规则：国家级课题＞毕业关键实验＞常规科研项目。调配申请需附项目编号与紧急程度评估，由设备管理会每周集中审议，争议案例由学术会仲裁。

（三）数据安全与保密管理

涉密设备（如工项目专用测试仪）的借用需额外签订保密协议，归还时彻底清除使用痕迹。存储