职业技术学院公文收发与归档管理工作制度​.doc

职业技术学院公文收发与归档管理工作制度?

一、总则

1.为加强学院公文收发与归档管理工作，确保公文处理的规范化、制度化、科学化，提高工作效率和质量，依据国家有关法律法规及教育行业相关规定，结合学院实际情况，制定本制度。

2.公文收发与归档管理工作应遵循及时、准确、安全、保密的原则，做到流程清晰、责任明确、管理有序。

二、公文收发管理

（一）收文管理

1.签收

-学院办公室安排专人负责公文的签收工作，每日定时到指定地点领取上级机关、平级单位及其他相关部门发来的公文。

-签收人员在收到公文时，要认真核对公文的来文单位、文号、份数等信息，确认无误后在送文登记簿上签字，并注明签收日期和时间。

-对封装破损、文件数量不符等异常情况，签收人员应及时与送文单位联系核实，并做好记录。

2.登记

-收文登记采用电子和纸质两种方式同步进行。登记内容包括来文单位、文号、标题、密级、份数、日期、紧急程度等。

-电子登记使用专门的公文管理软件，确保信息录入准确、完整。纸质登记采用收文登记簿，登记后由登记人员签字确认。

3.初审

-登记后的公文由学院办公室负责人进行初审。初审内容主要包括：公文是否符合行文规则，文种、格式是否正确，内容是否符合学院工作实际，是否需要办理等。

-对不符合要求的公文，学院办公室负责人应及时与来文单位沟通联系，说明情况并要求其按规定重新报送。

4.拟办

-初审合格的公文，由学院办公室负责人根据公文内容和学院领导分工，提出拟办意见。拟办意见应明确承办部门、办理要求和办理时限等。

-对涉及多个部门的公文，学院办公室负责人应协调确定主办部门和协办部门，并明确各部门职责。

5.批办

-拟办意见经学院办公室负责人审核后，呈送学院相关领导批办。学院领导应根据工作实际，对公文办理提出明确的批示意见。

-批办后的公文由学院办公室及时转承办部门办理。承办部门应在收到公文后进行登记，并按照批办意见认真组织办理。

6.承办

-承办部门收到公文后，应指定专人负责办理。办理过程中，承办人员要认真领会公文精神，严格按照要求和规定时限完成办理任务。

-对需要多个部门协同办理的公文，主办部门应主动与协办部门沟通协调，协办部门要积极配合，共同做好办理工作。办理结果应及时反馈给学院办公室。

7.催办

-学院办公室负责对公文办理情况进行催办。对有明确办理时限要求的公文，应在临近时限时及时提醒承办部门；对无明确时限要求的公文，应定期了解办理进度，督促承办部门尽快办理。

-催办可采用电话、短信、书面等方式进行，催办记录应妥善保存。

8.答复

-公文办理完毕后，承办部门应根据来文单位要求和学院规定，及时向来文单位或相关人员作出答复。答复内容应准确、规范、得体。

-答复方式可根据实际情况选择书面、电话、会议等形式，重要事项的答复应采用书面形式，并报学院领导审批。

（二）发文管理

1.拟稿

-学院各部门根据工作需要起草公文。拟稿人应严格按照公文格式和写作要求进行起草，确保公文内容准确、条理清晰、语言规范。

-拟稿时应明确公文的发文范围、密级、紧急程度等要素，并注明主送单位、抄送单位等信息。

2.审核

-公文初稿完成后，由部门负责人进行审核。审核内容包括公文的内容、格式、政策依据、语言表达等方面。部门负责人应认真把关，对不符合要求的公文提出修改意见，退回拟稿人修改。

-审核通过的公文，由部门负责人签字后报学院办公室审核。学院办公室对公文的文种使用、格式规范、行文关系等进行审核，提出进一步修改意见。

3.会签

-涉及多个部门业务的公文，需经相关部门会签。会签部门应认真研究公文内容，提出明确的会签意见。如有不同意见，应与主办部门协商一致，如协商不成，由学院办公室协调解决。

-会签完成后，各会签部门负责人应在公文上签字确认。

4.签发

-经审核、会签后的公文，由学院办公室呈送学院相关领导签发。学院领导应认真审阅公文内容，对重要公文应进行集体研究讨论后签发。

-以学院名义发布的公文，一般由学院主要领导签发；涉及某方面工作的公文，可由分管领导签发。签发人应在公文上签署意见、姓名和日期。

5.编号

-签发后的公文由学院办公室统一编号。编号应按照规定的格式和顺序进行，确保编号的唯一性和规范性。

-编号完成后，学院办公室在公文上加盖学院公章或相关专用章。

6.印发

-加盖印章后的公文由学院办公室安排专人负责印发。印发时应按照规定的份数进行印刷，并确保公文的印刷质量。