职业技术学院学报档案管理工作管理办法​.doc

职业技术学院学报档案管理工作管理办法?

第一章总则

第一条为加强我校学报档案的科学管理，有效保护和利用学报档案资源，更好地服务于学校教学、科研及学报工作的开展，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所指学报档案，是指我校学报在编辑、出版、发行等各项工作过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条学报档案管理工作遵循统一领导、集中管理、分级负责、确保安全、便于利用的原则。由学校档案管理部门统筹协调，学报编辑部具体负责学报档案的收集、整理、归档和日常管理工作。

第二章管理职责

第四条学校档案管理部门职责

1.负责制定和完善学校学报档案管理的规章制度，并监督执行。

2.对学报档案管理工作进行业务指导、检查和考核，组织开展业务培训。

3.负责接收、保管学报编辑部移交的档案，并按照规定进行整理、编目、数字化处理等工作，确保档案的安全保管和有效利用。

4.负责对学报档案的鉴定、销毁工作进行监督和指导，确保档案处置符合规定。

第五条学报编辑部职责

1.明确专人负责学报档案的日常管理工作，确保档案管理工作的有序开展。

2.按照学校档案管理部门的要求，做好学报档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作，保证档案资料的完整性、准确性和系统性。

3.定期向学校档案管理部门移交已整理好的学报档案，并办理交接手续。

4.负责提供利用本部门保管的未移交档案，并做好利用登记工作。

第三章档案收集范围

第六条编辑过程档案

1.选题策划材料，包括选题计划、选题论证报告、会议记录等。

2.组稿材料，如约稿函、作者回复、组稿会议记录等。

3.稿件审理材料，包含投稿登记表、初审意见、复审意见、终审意见、外审专家意见及相关通信记录等。

4.编辑加工材料，如稿件修改记录、校对记录、排版样稿等。

第七条出版发行档案

1.出版许可证、准印证等相关文件。

2.每期学报的印刷合同、印刷样本、发行记录（包括发行范围、数量、读者反馈等）。

3.与发行相关的宣传推广材料，如海报、宣传册、新闻稿等。

第八条其他相关档案

1.学报获奖材料，包括各级各类奖项的申报材料、获奖证书复印件等。

2.参加学术会议、交流活动的相关材料，如会议通知、参会人员名单、交流论文等。

3.与学报发展有关的重要往来信件、上级主管部门的指示文件等。

第四章档案整理与归档

第九条整理要求

1.学报档案应按照年度、期次进行分类整理，同一期次的档案材料按照编辑、出版、发行等不同环节进行有序排列。

2.对每份档案材料应进行编号，并编制相应的目录，目录应包含档案名称、编号、日期、来源等信息，确保档案材料的清晰可查。

3.对于电子档案，应按照规定的存储格式和命名规则进行整理存储，并建立相应的索引目录，以便于检索和利用。

第十条归档时间

1.学报编辑部应在每年的[具体日期]前，将上一年度的学报档案整理完毕，并向学校档案管理部门移交。

2.对于临时性、阶段性工作形成的档案，应在工作结束后的[规定时间]内完成整理归档工作。

第十一条归档手续

1.学报编辑部向学校档案管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，清单应详细列出档案的名称、数量、年度、期次等信息。

2.双方在移交清单上签字盖章，完成交接手续。档案移交清单一式两份，双方各留存一份，以备查阅。

第五章档案保管与保护

第十二条保管条件

1.学校档案管理部门应设立专门的库房或区域存放学报档案，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。

2.配备必要的档案保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。

第十三条保管期限

1.学报档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括学报创刊号、重要历史时期的学报样本、获奖材料、上级主管部门重要文件等。

2.长期保管的档案期限一般为[X]年，主要包括常规编辑出版过程中的重要文件、稿件审理记录等。

3.短期保管的档案期限一般为[X]年，如一般性的宣传材料、临时性工作文件等。具体保管期限可根据档案的重要性和实际利用价值进行确定。

第十四条定期检查

1.学校档案管理部门应定期对学报档案进行检查，每[检查周期]不少于一次，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如受潮、虫蛀、破损等情况。

2.对检查情况应进行详细记录，记录内容包括检查时间、检查人员、发现的问题及处理措施等。

第六章档案利用

第十五条利用申请

1.校内各部门及个人因教学、科研、管理等工作需要查阅学报档案的，应填写《学报档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交学校档案管理部门。

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