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一、档案管理全流程框架

档案生成

收集鉴定

分类整理

归档编码

存储保管

借阅利用

定期鉴定

销毁/移交

二、分阶段操作规范

1.档案生成与收集

范围确认

收文：上级文件、外部公函、合同协议

发文：内部通知、红头文件、会议纪要

专项档案：项目报告、审计材料、人事档案

时效要求

定期收集：部门月度移交（每月5日前交上月档案）

紧急文件：24小时内移交归档

2.鉴定与筛选

价值鉴定

|保管期限|档案类型举例|

|----------|---------------------------|

|永久|公司章程、土地证、专利证书|

|30年|重大合同、审计报告|

|10年|常规行政通知、会议记录|

|短期|临时性简报、草稿（1-5年）|销毁标准

超期档案（需留《销毁清册》：档案号+名称+销毁日期+监销人签字）

重复/无保存价值的文件（如传真确认单）

3.分类整理

分类方法

年度-部门-类型（例：2024/行政部/合同类）

项目编号法（例：XM2024-001/验收报告）

整理规范

纸质文件：去除金属钉→装订成册→加盖骑缝章

电子文件：PDF/A格式+只读加密→文件名统一为日期_文件名_版本号（例保密协议_V2）

4.归档编码

编码规则

机构代码-年度-类别-流水号

（例：HQ-2024-XZ-018：环球集团2024年行政类第18号档案）

著录要求

填写《档案登记表》：题名、责任者、日期、页数、密级（公开/内部/秘密）

5.存储保管

物理库房

环境：温度18-22℃、湿度45%-60%|防火门+气体灭火系统

排架：按编码顺序竖放→预留20%扩容空间

电子系统

三备份策略：本地服务器+异地备份+离线硬盘（每季度验证备份完整性）

权限管理：

申请

审批

授权

普通员工

部门负责人

档案管理员

系统访问权限

6.借阅利用

流程控制

特殊情形

密级档案：需分管领导签字+在监控阅览室使用

外借原件：押工牌+签订《原件外借承诺书》

7.定期鉴定与处置

每2年开展1次

成立鉴定小组：档案主管+法律顾问+业务部门

输出：《档案存毁建议表》→报管理层审批

处置方式

移交档案馆：永久保管档案（附《移交清册》）

销毁：碎纸机（纸质）/数据擦除（电子）→双人监销并记录

三、核心风险控制点

风险

防控措施

档案遗失

出入库扫描登记+关键文件双套制（纸质+电子）

信息泄露

电子水印+借阅屏录系统+保密协议签署

损毁失效

年度抽查（纸质虫蛀/电子读取）+灾备演练

法律合规风险

保管期限对标《档案法》+销毁留证15年

执行要点：流程需写入《行政管理制度》第7章，全员培训每年至少1次，审计部门每半年检查合规性。

法规依据：

《中华人民共和国档案法》（2020修订版）

《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）

通过此流程可实现档案：全程可控、安全可溯、高效利用，支撑组织合规经营与知识沉淀。