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档案归档自查报告及整改措施

为了进一步加强档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整、安全和有效利用，我单位近期对档案归档工作进行了全面自查。现将自查情况及整改措施报告如下：

自查工作的组织与开展

为确保自查工作的全面性、准确性和有效性，我单位成立了以档案管理负责人为组长，各部门档案联络员为成员的档案归档自查工作小组。制定了详细的自查方案，明确了自查的范围、内容、方法和步骤。

自查范围涵盖了单位自成立以来形成的各类档案，包括文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等。自查内容主要包括档案的收集、整理、保管、利用等各个环节。自查方法采用了实地检查、查阅档案资料、询问相关人员等方式。

档案归档现状

1.档案收集情况

我单位各部门在日常工作中能够按照档案管理要求及时收集本部门产生的文件材料。但在收集过程中，仍存在一些问题。部分部门对档案收集的重要性认识不足，存在文件材料漏收、迟收的现象。例如，一些临时性工作产生的文件材料没有及时收集归档，导致部分档案资料缺失。

同时，档案收集的渠道还不够畅通，存在信息沟通不及时的问题。一些外部单位来文没有及时传递到档案管理部门，影响了档案的完整性。

2.档案整理情况

目前，我单位档案整理工作基本能够按照相关标准和规范进行。文书档案按照年度、保管期限进行分类整理，业务档案按照业务类型进行分类。但在整理过程中，也发现了一些不规范的地方。部分档案的编号不规范，存在重号、漏号的现象；档案的装订不够整齐，影响了档案的美观和保管。

此外，档案的编目工作还存在一些问题。部分档案的目录信息填写不完整、不准确，影响了档案的检索和利用。

3.档案保管情况

我单位设有专门的档案库房，配备了必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、灭火器等。档案库房的环境条件基本符合档案保管要求，温度和湿度能够控制在合理范围内。但在档案保管过程中，也存在一些安全隐患。档案库房的门窗密封不严，存在漏水、漏气的风险；档案柜的锁具老化，存在安全隐患。

同时，档案的存储方式还不够科学，部分档案堆放杂乱，不利于档案的查找和管理。

4.档案利用情况

我单位档案利用工作取得了一定的成效，为单位的各项工作提供了有力的支持。但在档案利用过程中，也存在一些问题。档案利用的手续还不够完善，部分利用者没有按照规定办理借阅手续；档案利用的效率还不够高，查找档案的时间较长。

此外，档案利用的范围还比较狭窄，主要集中在单位内部的一些部门，外部单位和个人的档案利用需求没有得到很好的满足。

存在的主要问题

1.档案管理意识淡薄

部分部门和人员对档案管理工作的重要性认识不足，缺乏档案管理意识。认为档案管理工作只是档案管理部门的事情，与自己无关。在日常工作中，不重视文件材料的收集和整理，导致档案资料的缺失和不完整。

2.档案管理制度不完善

我单位虽然制定了一些档案管理制度，但还不够完善。部分制度的执行不够严格，存在有章不循的现象。例如，档案借阅制度规定借阅档案必须办理借阅手续，但在实际操作中，部分利用者没有按照规定办理手续。

同时，档案管理制度的更新不及时，不能适应档案管理工作的新形势和新要求。

3.档案管理人员素质不高

档案管理人员的专业素质和业务能力有待提高。部分档案管理人员缺乏系统的档案管理知识和技能培训，对档案管理的新政策、新法规和新方法了解不够。在档案管理工作中，存在操作不规范、效率低下的问题。

4.档案信息化建设滞后

我单位档案信息化建设还处于起步阶段，档案管理软件的功能还不够完善，档案数字化程度较低。大部分档案仍以纸质形式保存，不利于档案的存储、检索和利用。

同时，档案信息化建设的资金投入不足，缺乏必要的硬件设备和技术支持。

整改措施

1.加强档案管理宣传教育

通过组织培训、举办讲座、发放宣传资料等方式，加强对档案管理工作重要性的宣传教育，提高全体员工的档案管理意识。使员工认识到档案是单位的重要资产，是各项工作的历史记录，对单位的发展具有重要的参考价值。

同时，加强对档案管理法律法规的宣传教育，使员工了解档案管理的相关规定，自觉遵守档案管理制度。

2.完善档案管理制度

对现有的档案管理制度进行全面梳理和修订，完善档案收集、整理、保管、利用等各个环节的管理制度。明确各部门和人员在档案管理工作中的职责和权限，建立健全档案管理工作的考核机制，确保档案管理制度的有效执行。

同时，根据档案管理工作的新形势和新要求，及时更新档案管理制度，使制度更加科学、合理、完善。

3.提高档案管理人员素质

加强对档案管理人员的专业培训和业务指导，定期组织档案管理人员参加档案管理知识和技能培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。使档案管理人员熟悉档案管理的新政策、新法规和新方法，掌握档案管理的基本技能和操作规范。

同时，鼓励档案管理人员开展档案管理研究和创新