员工档案管理规定.doc

员工档案管理规定

员工档案管理规定

一、总则

1.目的

为加强本农贸市场物业公司员工档案管理，有效地保护和利用档案，提高员工管理的科学性和规范性，特制定本规定。员工档案是公司对员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况的真实记录，是公司选拔、任用、考核员工的重要依据。通过规范档案管理，确保员工档案的完整性、准确性和保密性，为公司人力资源管理提供有力支持。

2.适用范围

本规定适用于本农贸市场物业公司全体员工档案的管理，包括正式员工、试用期员工以及临时员工档案。

3.管理原则

-真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映员工的实际情况。

-完整性原则：保证档案资料齐全，涵盖员工从入职到离职全过程的重要信息。

-保密性原则：严格保密员工档案信息，防止档案信息的泄露和不当使用。

-规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和流程，做到规范有序。

二、档案管理职责分工

1.行政部门

-负责制定和完善员工档案管理制度，并监督制度的执行情况。

-统筹员工档案的收集、整理、归档、保管和借阅等日常管理工作。

-对档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理工作水平。

2.档案管理人员

-具体负责员工档案的收集、鉴别、整理、装订等工作，确保档案内容规范、有序。

-做好档案的保管工作，维护档案的安全，定期检查档案保管情况，及时处理档案损坏、变质等问题。

-按照规定办理档案的借阅、归还手续，做好借阅登记工作。

3.各部门

-协助行政部门做好员工档案资料的收集工作，及时提供本部门员工的相关材料。

-在员工岗位变动、考核评价等工作完成后，将相关文件及时移交行政部门归档。

三、档案内容及分类

1.档案内容

-个人基本信息：包括员工姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、毕业院校、专业、身份证号码、联系电话、家庭住址等。

-入职材料：员工入职登记表、求职简历、面试评估表、录用通知书、身份证复印件、学历学位证书复印件、资格证书复印件、离职证明等。

-劳动合同：员工与公司签订的劳动合同文本，包括首次签订、续签、变更等相关合同文件。

-培训资料：员工参加公司内部培训、外部培训的记录，包括培训通知、培训课程表、培训考核成绩、培训证书等。

-绩效考核资料：各年度、各阶段的绩效考核报告、绩效评估表、绩效改进计划等。

-薪酬福利资料：工资单、奖金发放记录、社保缴纳记录、公积金缴纳记录、福利补贴领取记录等。

-职位变动资料：员工晋升、降职、调岗等相关的人事任免文件、调动审批表等。

-奖惩记录：公司对员工的奖励决定、荣誉证书、表彰文件，以及违纪处理决定、检讨书等。

-党团材料：员工的入党申请书、入党志愿书、转正申请、团组织关系材料等。

-其他材料：如员工健康体检报告、特殊贡献证明材料等。

2.档案分类

-纸质档案：以纸张为载体，记录员工各项信息的原始文件材料。

-电子档案：将纸质档案进行数字化处理后形成的电子文件，存储在公司指定的电子存储设备中。

四、档案的收集与整理

1.档案收集

-定期收集：行政部门应定期（每月或每季度）向各部门收集员工的相关档案资料，各部门应积极配合，按时提交。

-即时收集：对于新员工入职、员工岗位变动、绩效考核结束、培训完成等产生的档案资料，相关部门应及时移交行政部门。

-员工补充：员工本人应主动向行政部门提供个人学历学位证书更新、资格证书获取等相关材料。

2.档案鉴别

档案管理人员收到档案资料后，应进行认真鉴别，确保资料的真实性、完整性和相关性。对于不符合要求的资料，应及时通知相关部门或员工进行补充、更正。鉴别内容包括：

-检查资料是否属于员工档案范畴，是否与员工本人相关。

-核实资料的真实性，如学历证书、资格证书等是否真实有效。

-查看资料的完整性，是否有缺页、破损等情况。

-审核资料的时效性，如某些证书是否在有效期内。

3.档案整理

-分类整理：按照档案内容的分类标准，将鉴别后的档案资料进行分类，如个人基本信息类、入职材料类、劳动合同类等。

-排序编号：对每一类档案资料进行排序，按照时间顺序或重要程度进行编号，方便查找和管理。

-装订成册：对于纸质档案，将整理好的资料采用专业的装订设备和方法进行装订，确保档案的牢固和整齐。

-编制目录：为每册档案编制详细的目录，注明档案资料的类别、编号、名称、日期等信息，便于查阅。

五、档案的归档与保管

1.档案