物业工程设备采购成本控制制度​.doc

物业工程设备采购成本控制制度?

物业工程设备采购成本控制制度

一、总则

1.目的

为加强本物业公司工程设备采购成本的有效控制，确保采购工作在满足小区工程设备需求的前提下，实现资金的合理使用，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于物业公司所有工程设备的采购活动，包括但不限于电梯、消防设备、给排水设备、供电设备等的采购成本控制管理。

3.职责分工

-采购部门：负责工程设备采购的具体实施，包括供应商的寻找、洽谈、采购合同的签订等工作，并配合成本控制部门做好成本核算与分析。

-成本控制部门：制定采购成本控制目标和计划，对采购过程进行成本监控，审核采购价格和相关费用，定期进行成本分析并提出改进建议。

-使用部门：根据小区工程设备的实际需求，提出采购申请，参与采购技术参数的制定，协助评估供应商及设备验收工作。

-财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核以及采购成本的账务处理，配合成本控制部门进行成本核算与分析。

二、采购预算编制

1.预算编制依据

-使用部门需求：使用部门应根据小区工程设备的运行状况、维修计划、新增需求等因素，详细提出年度工程设备采购需求计划，明确设备名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。

-历史采购数据：参考过去年度同类工程设备的采购价格、采购数量以及市场价格波动情况，作为预算编制的重要参考依据。

-市场价格调研：采购部门和成本控制部门应定期进行市场调研，了解工程设备的最新市场价格走势、技术发展动态以及不同供应商的报价情况，为预算编制提供准确的市场信息。

2.预算编制流程

-使用部门提交需求：每年[具体时间]前，使用部门将下一年度的工程设备采购需求计划提交给采购部门和成本控制部门。

-采购部门初步估算：采购部门根据使用部门的需求计划，结合市场调研情况，对每种工程设备的采购价格、运输费用、安装调试费用等进行初步估算，编制采购预算草案。

-成本控制部门审核：成本控制部门对采购预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性以及是否符合公司成本控制目标。审核过程中，可与采购部门、使用部门进行沟通，必要时要求提供补充资料或进行调整。

-财务部门综合平衡：财务部门结合公司年度财务预算和资金状况，对采购预算进行综合平衡，确保采购资金的合理安排。同时，对预算中的各项费用进行财务分析，提出优化建议。

-公司领导审批：经过成本控制部门审核和财务部门综合平衡后的采购预算，提交公司领导审批。公司领导根据公司整体发展战略和经营目标，对采购预算进行最终审批。经审批后的采购预算作为本年度工程设备采购成本控制的重要依据。

三、供应商选择与管理

1.供应商开发

-多渠道寻找供应商：采购部门通过多种渠道开发供应商，包括网络搜索、行业展会、供应商推荐、招标平台等，建立潜在供应商信息库。

-供应商资质审核：对潜在供应商进行资质审核，审核内容包括供应商的营业执照、生产许可证、质量认证体系、经营业绩、信誉状况等方面。确保供应商具备提供符合质量要求的工程设备的能力。

-实地考察：对于重要工程设备的供应商或首次合作的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产场地、生产设备、工艺流程、质量控制体系等，全面了解供应商的实际情况。

2.供应商评估

-定期评估：采购部门应定期（每半年或一年）对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀、合格、不合格供应商。

-动态评估：在采购过程中，如发现供应商存在产品质量问题、交货延迟、服务不到位等情况，采购部门应及时进行动态评估，并根据评估结果采取相应的措施，如警告、暂停合作、终止合作等。

-评估方法：采用定量与定性相结合的评估方法。定量评估主要根据供应商提供的产品质量数据、交货期数据、价格数据等进行分析；定性评估主要通过与供应商的沟通、实地考察、客户反馈等方式进行评价。

3.供应商关系维护

-建立良好沟通机制：采购部门应与供应商建立良好的沟通机制，定期与供应商进行沟通，了解供应商的生产经营状况、产品供应情况以及合作过程中存在的问题，及时解决问题，维护良好的合作关系。

-合同管理：严格按照合同约定执行采购活动，确保双方的权利和义务得到有效履行。同时，在合同执行过程中，如需要对合同条款进行变更或调整，应及时与供应商协商并签订补充协议。

-激励机制：对于表现优秀的供应商，公司可通过增加采购份额、优先合作新项目、给予一定的价格优惠等方式进行激励，促进供应商不断提高产品质量和服