商超商品采购流程规定.doc

商超商品采购流程规定

商超商品采购流程规定

一、总则

1.目的：为规范本商超的商品采购行为，确保采购流程的高效、透明、公正，保证所采购商品的质量与供应的稳定性，满足消费者需求，同时控制采购成本，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于本商超所有商品的采购活动，包括但不限于食品、日用品、服装、电器等各类商品的采购。

3.原则

-质量优先原则：在采购过程中，必须将商品质量放在首位，确保所采购商品符合国家相关标准及商超的质量要求。

-价格合理原则：通过市场调研与谈判，在保证商品质量的前提下，争取最优惠的采购价格，降低采购成本。

-供应稳定原则：选择具有良好信誉和稳定供应能力的供应商，确保商品能够及时、持续供应，避免出现缺货现象。

-公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商一视同仁，杜绝任何形式的不正当行为。

二、采购组织与职责

1.采购部门

-负责制定采购计划，根据商超的销售数据、市场需求预测等因素，确定各类商品的采购数量和时间。

-进行供应商开发、评估与管理，建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行考核评价。

-组织采购谈判，与供应商就商品价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，签订采购合同。

-跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保商品按时、按质、按量到货。

-对采购成本进行控制与分析，寻找降低采购成本的机会和方法。

2.需求部门（各商品销售部门）

-根据销售情况和市场趋势，向采购部门提交商品采购需求申请，明确所需商品的种类、规格、数量等信息。

-协助采购部门进行市场调研，提供有关商品质量、价格、消费者反馈等方面的信息。

-参与供应商的评估和选择，对所采购商品的适用性提出意见和建议。

-负责所采购商品的验收工作，确保商品的数量、质量等符合要求。

3.质量管理部门

-制定商品质量标准和检验规范，为采购和验收工作提供依据。

-参与供应商的质量评估，对供应商的生产工艺、质量控制体系等进行审核。

-对采购的商品进行质量检验和抽检，确保商品质量符合标准要求。

-处理商品质量问题，协调采购部门与供应商解决质量纠纷。

4.财务部门

-参与采购合同的审核，对合同中的付款条款、财务风险等进行评估。

-负责采购资金的安排和支付，确保采购款项按时、准确支付给供应商。

-对采购成本进行核算和分析，为采购决策提供财务支持。

三、供应商管理

1.供应商开发

-采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业展会、供应商推荐、招标公告等。

-对潜在供应商进行初步筛选，根据供应商的经营范围、生产能力、信誉状况等因素，确定符合基本条件的供应商名单。

-向初步筛选合格的供应商发送供应商调查问卷，了解其公司概况、生产工艺、质量控制、售后服务等方面的情况。

2.供应商评估

-成立供应商评估小组，由采购部门、质量管理部门、需求部门等相关人员组成。

-对供应商进行实地考察，评估其生产环境、设备状况、质量管理体系、人员素质等方面的实际情况。

-根据供应商调查问卷、实地考察结果、样品检验情况等，对供应商进行综合评估，评估内容包括质量保证能力、价格水平、供应能力、交货期、售后服务等方面。

-为每个供应商建立评估档案，记录评估过程和结果，作为供应商选择和管理的依据。

3.供应商选择

-根据供应商评估结果，选择综合得分较高的供应商作为合格供应商，纳入供应商数据库。

-对于关键商品或大型采购项目，可选择多家合格供应商进行招标或竞争性谈判，以获取最优的采购条件。

-与选定的供应商签订供应商合作协议，明确双方的权利和义务，包括商品质量、价格、交货期、售后服务、保密条款等内容。

4.供应商考核

-定期（每季度或半年）对供应商进行考核，考核指标包括商品质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面。

-根据考核结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予增加采购量、优先付款等奖励；对于表现一般的供应商提出改进要求，督促其提高绩效；对于表现较差的供应商，视情况减少采购量、暂停合作或终止合作。

四、采购计划制定

1.需求收集

-各商品销售部门每月末根据销售数据、库存情况、市场需求预测等因素，填写商品采购需求申请表，提交给采购部门。

-采购部门对各销售部门提交的采购需求申请表进行汇总和分析，结合商超的整体经营目标和库存策略，确定初步的采购需求。

2.市场调研