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学校会议室室管理制度

一、会议室概述

学校会议室是学校内部重要的公共设施，主要用于举办各类会议、讲座、研讨会等活动。为了确保会议室的高效利用，维护会议秩序，提高会议效果，特制定本管理制度。本制度适用于学校所有会议室的使用和管理。

二、会议室使用申请流程

1.使用部门或个人需提前至少三天向会议室管理部门提交使用申请。

2.申请内容应包括会议名称、会议时间、参会人员数量、预计使用时间等详细信息。

3.会议室管理部门收到申请后，将根据会议室的可用情况和优先级进行审核。

4.审核通过的，由申请部门或个人预约具体的使用时间；审核未通过的，将通知申请人并提供原因。

5.申请成功后，使用部门或个人需遵守预约时间，如需更改预约时间，应至少提前一天通知会议室管理部门。

6.如遇紧急情况，需临时使用会议室，使用者应尽快与会议室管理部门联系，争取尽快得到批准。

7.会议室管理部门负责安排会议室内设施的准备，包括音响、投影仪、白板等。

8.使用者在会议结束后，应负责整理会议室，确保设施完好无损，垃圾清理到位。

9.会议室使用情况将作为各部门年度工作考核的依据之一。

10.任何未经批准擅自使用会议室的行为，将依法追究相关责任。

三、会议室设施与维护

1.会议室应配备必要的音响、投影仪、白板、话筒等设施，确保会议的正常进行。

2.使用者在使用会议室前，应检查所有设施是否正常运作，如有损坏，应立即通知管理部门。

3.会议室的桌椅、窗帘等物品应保持整洁，不得随意搬动或损坏。

4.会议室内的电子设备如电脑、投影仪等，使用后需关闭电源，避免长时间待机消耗电力。

5.会议室内的清洁工作由管理部门负责，使用者应保持室内环境的整洁，不得在会议室进食或乱扔垃圾。

6.会议室内的物品如有遗失或损坏，使用者应承担相应的赔偿责任。

7.会议室的空调、照明等能源设备应合理使用，避免浪费。

8.管理部门应定期对会议室设施进行检查和维护，确保设施处于良好状态。

9.对于老旧或损坏的设施，应及时更换或维修，确保会议的顺利进行。

10.任何对会议室设施的违规使用或损坏行为，都将受到相应的处罚。

四、会议室使用规范

1.使用者进入会议室时，应保持安静，不得大声喧哗或进行与会议无关的活动。

2.会议室内禁止吸烟，保持空气清新，不得在室内使用明火。

3.使用者应爱护会议室内的公共财产，不得随意涂鸦或损坏设施。

4.会议期间，使用者应遵守会议纪律，不得擅自离场，如需离开，应向在场人员示意。

5.会议室内的电话、传真等通讯设备，仅供会议使用，不得用于私人通话。

6.会议记录应由记录员负责，确保记录准确无误，会后及时整理归档。

7.会议室内的文件资料应妥善保管，不得随意带走或泄露。

8.使用者应合理使用会议室内的饮水设施，不得浪费水资源。

9.会议结束后，使用者应负责清理会议室内遗留的垃圾，保持会议室整洁。

10.对于违反本制度的行为，管理部门有权采取措施予以制止，并追究相关责任。

五、会议室安全管理

1.会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消防栓等，并确保其处于良好的工作状态。

2.使用者进入会议室前，应了解并熟悉灭火器等消防设施的位置和使用方法。

3.会议期间，应确保门窗关闭，防止外人随意进入，保障会议安全。

4.会议室不得存放易燃易爆物品，禁止使用违规电器设备。

5.会议室内的电源插座应避免超负荷使用，使用电器设备时，应注意安全，防止火灾事故。

6.使用者离开会议室时，应关闭所有电器设备，包括电脑、投影仪等，确保安全。

7.管理部门应定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改。

8.会议室应设置明显的安全警示标志，提醒使用者注意安全。

9.如遇紧急情况，如火灾、地震等，使用者应迅速按照应急预案疏散，确保人员安全。

10.任何违反安全规定的行为，都将受到严肃处理，确保校园安全环境。

六、会议记录与资料归档

1.会议记录应详细记录会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议题、讨论内容、决策结果等。

2.记录员应使用规范的语言和格式进行记录，确保信息的准确性和完整性。

3.会议记录应在会议结束后尽快整理，由记录员或指定人员负责归档。

4.会议资料，包括发言稿、文件、图表等，也应一并归档，以备后续查阅。

5.归档的会议资料应按照时间顺序或会议主题进行分类，便于管理和检索。

6.会议室管理部门应定期对归档的会议资料进行清理和维护，确保资料的安全和完整性。

7.对于涉及保密的会议内容，应严格按照国家相关法律法规和学校保密规定进行管理，防止信息泄露。

8.使用者如需查阅会议记录或资料，应提前向会议室管理部门提出申请，并说明查阅目的。

9.会议室管理部门应建立会议资料查询制度，确保查阅过程规范、高效。

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