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会议室报告厅管理制度

一、会议室报告厅概述

会议室报告厅是公司内部进行会议、报告、讲座等活动的重要场所。为了确保会议室报告厅的高效利用和良好秩序，特制定本管理制度。本制度旨在规范会议室报告厅的使用流程，提高会议室报告厅的使用效率，保障各项活动的顺利进行。

二、会议室报告厅使用申请与审批

使用会议室报告厅需提前进行申请，具体流程如下：

1.申请人需填写《会议室报告厅使用申请表》，详细说明会议或活动的时间、地点、主题、参与人员等信息。

2.申请表需由部门负责人签字批准，对于跨部门活动，需由相关部门负责人共同签字。

3.申请表经批准后，由申请人将会议室报告厅预定信息录入公司内部预定系统。

4.预定成功后，申请人需在活动开始前一日将《会议室报告厅使用申请表》及活动议程发送至会议室报告厅管理小组。

5.管理小组在收到申请后，将对会议室报告厅的预定情况进行审核，确保预定时间与活动需求相符。

6.审核通过后，管理小组将通知申请人预定成功，并告知相关使用注意事项。

7.如遇特殊情况，需更改或取消预定，申请人应及时通知管理小组，并办理相关手续。

三、会议室报告厅使用规则

1.使用者需遵守国家法律法规，不得在会议室报告厅进行违法活动。

2.会议室报告厅仅限公司内部使用，未经批准，不得对外开放。

3.使用者需爱护会议室报告厅内的设施设备，不得随意损坏或挪用。

4.使用者需在活动开始前30分钟到达现场，进行场地布置和设备调试。

5.活动期间，使用者需保持会场秩序，确保音响、投影等设备正常运行。

6.使用者需在活动结束后，清理会场，恢复原状，并将会议室报告厅内的垃圾带走。

7.如需使用会议室报告厅内的特殊设备，使用者需提前向管理小组提出申请，并遵守设备使用说明。

8.未经允许，不得在会议室报告厅张贴广告、悬挂横幅等。

9.使用者需遵守活动时间，不得擅自延长或提前结束活动。

10.如遇紧急情况，使用者需立即通知管理小组，并采取必要措施确保安全。

四、会议室报告厅设备使用与管理

1.会议室报告厅内的音响、投影、白板等设备由管理小组负责维护和管理。

2.使用者在使用前需熟悉设备操作方法，如遇操作问题可向管理小组寻求帮助。

3.使用者应确保设备在活动结束后处于关闭状态，避免不必要的能源浪费。

4.不得擅自拆装、改造设备，如有设备损坏，使用者应及时报告管理小组。

5.管理小组将定期对设备进行检查和保养，确保设备处于良好状态。

6.使用者在使用设备时，应避免对设备造成物理损害，如碰撞、刮擦等。

7.会议室报告厅内的多媒体设备应按照操作说明正确使用，避免因操作不当导致的设备故障。

8.使用完毕后，使用者需将设备恢复至原位，保持会议室报告厅的整洁。

9.管理小组将建立设备使用记录，以便跟踪设备的使用情况和维护保养情况。

10.对于故意损坏设备的行为，使用者将承担相应的赔偿责任。

五、会议室报告厅环境卫生与安全

1.使用者需保持会议室报告厅的清洁，不得在室内吸烟、饮食，避免污染环境。

2.会议室内禁止乱丢垃圾，使用者需将垃圾放入指定的垃圾桶内。

3.使用者应遵守消防安全规定，不得在室内使用明火，不得堵塞消防通道。

4.会议室报告厅内的消防设施设备由管理小组负责定期检查和维护，确保其可用性。

5.使用者在使用过程中如发现安全隐患，应立即停止使用并报告管理小组。

6.管理小组将定期对会议室报告厅进行安全检查，包括但不限于电器设备、照明系统、通风设施等。

7.使用者需遵守室内温度和湿度控制，不得随意调节空调和暖气设备。

8.会议室报告厅内的紧急出口和疏散通道应保持畅通，不得堆放杂物。

9.使用者需在活动结束后，检查门窗是否关闭，确保会议室报告厅的安全。

10.对于违反环境卫生和安全规定的行为，使用者将承担相应的责任。

六、会议室报告厅的维护与保养

1.会议室报告厅的日常清洁工作由专业清洁人员负责，保持室内环境的整洁与卫生。

2.定期对会议室报告厅的地面、墙面、天花板进行清洁和维护，防止污渍和损坏。

3.会议室内的家具和设备应定期检查，确保其稳固性和功能性。

4.音响、投影等电子设备应按照制造商的维护指南进行定期检查和保养，以防故障。

5.空调、通风系统等设施应定期进行维护，以保证室内空气质量和设备的正常运行。

6.会议室报告厅的灯光系统应定期检查，确保亮度适宜且无故障。

7.管理小组应建立设备维护记录，详细记录每次维护的时间、内容、负责人等信息。

8.对于不可预见的损坏或故障，管理小组应及时修复或更换相关设备，确保会议室的正常使用。

9.会议室报告厅的装饰和标识应保持完好，如有损坏应及时更新。

10.管理小组应定期评估会议室报告厅的维护工作，根据需要调整维护计划，确保其始终保持良好的