仓库物资退货处理办法​.doc

仓库物资退货处理办法?

一、目的

为规范本KTV会所仓库物资退货流程，确保退货工作的高效、准确进行，保障物资质量及会所利益，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于本KTV会所仓库所有物资的退货处理，包括但不限于食品、酒水、易耗品、设备及配件等。

三、退货原因分类

1.质量问题退货

-物资存在严重质量缺陷，如食品变质、酒水异味、设备损坏无法正常使用等情况。

-物资不符合采购合同中约定的质量标准，包括规格、型号、性能等方面的偏差。

2.数量差异退货

-实际到货数量多于采购订单数量，且经核实不属于正常的合理溢余情况。

-实际到货数量少于采购订单数量，且供应商同意补货或退货处理的。

3.交货期问题退货

-供应商未按照采购合同约定的交货时间及时交货，导致物资无法按时投入使用，影响会所正常运营，经协商后决定退货的情况。

4.其他原因退货

-因会所经营策略调整、业务变更等原因，导致已采购的物资不再需要，且经与供应商协商达成退货共识的。

-采购错误，如采购人员误下单，导致采购的物资与实际需求不符而需要退货的。

四、退货流程

1.退货申请

-质量问题退货申请：当仓库管理人员在物资验收过程中发现质量问题或在物资使用过程中被其他部门反馈质量问题时，应立即停止该物资的使用和流转，并填写《退货申请表》。申请表中需详细注明退货物资的名称、规格、型号、批次、数量、采购订单编号、质量问题描述等信息，并附上相关的质量问题证明材料，如照片、检测报告等。对于食品和酒水类物资，还需注明生产日期和保质期等信息。仓库管理人员将《退货申请表》提交给采购部门，由采购人员负责与供应商沟通协商退货事宜。

-数量差异退货申请：仓库管理人员在物资验收时发现数量差异，应及时与送货人员核实情况，并在送货单上注明实际到货数量与采购订单数量的差异情况。若属于需退货的情况，仓库管理人员填写《退货申请表》，注明退货原因（数量差异）、物资信息、实际到货数量、采购订单数量等内容，提交给采购部门。采购人员与供应商沟通，确认退货事宜及后续处理方式。

-交货期问题退货申请：当因供应商交货期延误导致物资无法按时投入使用时，使用部门应向采购部门提交书面的《退货申请报告》，说明退货原因（交货期延误）、物资名称、采购订单编号、对会所运营造成的影响等情况。采购部门接到申请后，填写《退货申请表》，并与供应商联系，协商退货及可能产生的违约责任等问题。

-其他原因退货申请：因会所经营策略调整、采购错误等其他原因需要退货时，相关责任部门应提出书面申请，详细说明退货原因、涉及的物资信息等。采购部门收到申请后，进行审核并填写《退货申请表》，与供应商进行沟通协商。

2.退货审批

-采购部门收到《退货申请表》后，对退货原因、物资信息等进行详细审核。审核内容包括退货原因是否合理、物资是否确实存在问题、与供应商的合同约定等。对于涉及金额较大或重要物资的退货申请，采购部门应组织相关部门（如财务部门、使用部门、仓库管理部门等）进行专题讨论，综合评估退货对会所的影响。

-采购部门审核通过后，将《退货申请表》提交给采购经理审批。采购经理根据具体情况，判断退货是否符合会所利益和相关规定，审批同意后签字确认。若退货申请涉及重大事项或可能对会所造成较大经济损失，采购经理应将申请提交给会所管理层进行最终审批。

3.与供应商协商

-经审批通过的《退货申请表》由采购人员负责与供应商进行沟通协商。采购人员应向供应商明确说明退货原因、退货物资的详细信息以及退货的时间要求等。对于质量问题退货，采购人员应要求供应商承担因退货产生的物流费用，并协商后续的补货或换货事宜；对于数量差异退货，与供应商确定退货数量和退款方式；对于交货期问题退货，按照合同约定向供应商追究违约责任，并协商退货及退款等事项；对于其他原因退货，与供应商友好协商，争取达成双方都能接受的退货解决方案。

-在与供应商协商过程中，采购人员应做好记录，包括沟通时间、沟通方式（电话、邮件等）、供应商的反馈意见等信息。若协商过程中出现分歧，采购人员应及时向上级汇报，寻求解决方案。

4.退货准备

-若与供应商协商达成退货共识，采购人员应及时通知仓库管理人员进行退货准备工作。仓库管理人员根据《退货申请表》中的物资信息，对需退货的物资进行清点、整理和包装。对于易损、易变质的物资，应采取相应的防护措施，确保在退货运输过程中物资不受损坏或变质。

-仓库管理人员在包装好退货物资后，应在包装上粘贴明显的退货标识，注明退货物资的名称、规格、型号、数量、退货原因、采购订单编号等信息，以便于运输和供应商接收。同时，仓库管