7月份公司行政秘书工作计划.pptx

7月份公司行政秘书工作计划

目录

工作背景与目标

日常事务管理

人力资源协助工作

财务报销及预算管理工作

商务活动支持与服务

团队建设与自我提升计划

01

工作背景与目标

负责日常行政事务处理，包括文件管理、会议安排、行程规划等。

作为公司与各部门之间的协调桥梁，确保信息畅通，提高工作效率。

维护公司办公环境，保障员工工作便利。

行政秘书职责概述

筹备并组织公司重要会议，包括会议材料准备、场地安排、人员通知等。

跟进公司项目进度，及时汇总并向上级汇报工作进展。

加强与各部门的沟通协作，确保公司各项决策迅速传达并执行。

7月份工作重点

提高行政管理效率，确保公司运营顺畅。

保障会议顺利进行，达到预期效果，促进公司内部交流合作。

准确掌握项目进度，为公司决策提供有力支持。

目标与预期成果

02

日常事务管理

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文件收发与整理

接收并登记来自各部门、合作伙伴或客户的文件、资料。

对接收的文件进行分类、整理、归档，确保文件的完整性和保密性。

根据公司规定，将重要文件及时呈送给相关领导审批或传阅。

定期整理、备份电子文件，确保文件的安全性和可追溯性。

03

根据公司会议计划，协助安排会议室、会议时间、参会人员等。

在会议前，准备会议材料、设备，确保会议的顺利进行。

在会议中，做好会议记录，详细记录会议内容、讨论要点和决议事项。

会后整理会议纪要，及时发送给参会人员和相关部门，跟进会议决议的执行情况。

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根据各部门需求，定期采购办公用品、耗材等物资。

根据各部门申请，及时分发办公用品，确保员工正常开展工作。

对采购的办公用品进行验收、登记、入库，确保物资的数量和质量。

定期对办公用品库存进行盘点、整理，提出采购计划，避免物资浪费和缺货现象。

办公用品采购与分发

热情接待来访客户，了解客户来访目的，引导客户至相关部门或人员处。

及时接听公司电话，根据来电内容转接至相关部门或人员处理。

对来访客户进行登记，记录客户来访信息、意见和建议。

对重要来电进行记录、整理，及时传达给相关人员，确保信息的及时性和准确性。

接待来访客户及电话处理

03

人力资源协助工作

发布并更新招聘职位

筛选简历

安排面试

跟进面试结果

在各大招聘网站、社交媒体和公司内部渠道发布最新的职位信息，确保信息的准确性和时效性。

与候选人确认面试时间、地点和方式，确保面试过程顺利进行。

根据职位要求和公司标准，对收到的简历进行初步筛选，挑选出符合要求的候选人。

及时与面试官沟通面试结果，向候选人反馈面试结果，并协助完成入职手续。

培训需求分析

培训课程开发

培训组织与实施

培训效果评估

培训活动组织与实施

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与各部门沟通，了解员工培训需求，制定培训计划。

根据培训需求，开发或采购相应的培训课程。

协调培训场地、设备和讲师，组织员工参加培训，确保培训效果。

通过问卷调查、考试等方式评估培训效果，为下一次培训提供改进建议。

定期收集员工的考勤数据，包括迟到、早退、请假等。

考勤数据收集

对考勤数据进行整理和分析，发现异常考勤情况。

考勤数据分析

针对异常考勤情况，与员工进行沟通，了解原因并协助解决。

异常处理

通过公司内部渠道宣传考勤制度，提高员工对考勤制度的认识和遵守程度。

考勤制度宣传

考勤数据整理及异常处理

员工关系维护

通过定期沟通、座谈会等方式了解员工的工作状态和需求，及时发现并解决问题。

沟通协调

协调处理员工之间的矛盾和纠纷，促进公司内部和谐氛围。

员工关怀

关注员工的工作和生活，提供必要的帮助和支持。

员工建议收集与反馈

鼓励员工提出意见和建议，及时向公司管理层反馈并跟进处理结果。

员工关系沟通协调

04

财务报销及预算管理工作

日常费用报销审核与提交

严格审核各项费用报销单据，确保符合公司规定和财务政策。

及时提交报销单据给财务部门，确保费用及时入账。

跟踪报销单据的审批进度，确保报销流程顺畅进行。

定期收集各部门预算执行情况数据，进行整理和分析。

对比实际支出与预算计划，找出偏差原因并提出改进建议。

向领导汇报预算执行情况，为决策提供数据支持。

预算执行情况跟踪分析

负责编制各类财务报表，如资产负债表、利润表等。

对财务报表进行数据分析，提取有用信息并形成报告。

定期向领导汇报财务报表及分析结果，为公司经营提供参考依据。

财务报表整理及汇报

05

商务活动支持与服务

根据来访客户或合作伙伴的背景和需求，制定详细的接待方案，包括接待流程、参观路线、餐饮住宿安排等。

策划接待方案

按照接待方案，负责协调公司内部资源，确保各项接待任务得以顺利完成，展现公司的专业形象和热情好客。

执行接待任务

在接待结束后，及时收集客户或合作伙伴的反馈意见，对接待效果进行评估，并不断优化改进接待方案。

后续跟进

商务