社区主任办会议管理制度.docxVIP

社区主任办会议管理制度

一、制度概述

社区主任办会议管理制度旨在规范社区主任办会议的召开、组织、记录和归档等工作，确保会议的高效、有序进行。本制度适用于社区主任办所有会议，包括日常工作会议、专题会议、协调会议等。通过建立健全的会议管理制度，提高会议质量，促进社区工作的顺利开展。

二、会议召开流程

1.提前准备：会议召开前，由社区主任办秘书或指定人员负责制定会议议程，明确会议主题、时间、地点、参会人员名单以及所需材料。

2.通知参会：通过电话、短信、邮件或公告等方式，提前向参会人员发送会议通知，确保参会人员按时参会。

3.会议签到：会议开始时，由秘书或指定人员负责签到，记录参会人员名单，确保参会人员齐全。

4.会议主持：由社区主任或指定人员担任会议主持人，负责引导会议进程，确保会议按照议程进行。

5.会议记录：指定专人负责会议记录，详细记录会议议题、讨论内容、决策结果等。

6.会议讨论：参会人员就会议议题进行充分讨论，提出意见和建议。

7.会议决策：根据讨论结果，主持人汇总意见，形成会议决议，并明确责任人和完成时限。

8.会议结束：主持人宣布会议结束，并对会议进行总结，强调后续工作要求。

9.会议纪要整理：会议结束后，秘书或指定人员根据会议记录整理会议纪要，并及时分发至相关人员和部门。

10.会议纪要归档：会议纪要整理完成后，按照归档要求进行存档，以备后续查阅。

三、会议记录要求

1.实事求是：会议记录应真实反映会议内容，包括讨论的议题、发言要点、决策结果等，确保记录的准确性和客观性。

2.简明扼要：记录应简洁明了，避免冗余信息，突出重点，便于后续查阅和理解。

3.及时整理：会议结束后，记录人员应尽快整理会议记录，确保信息完整无误。

4.字迹清晰：记录时应保持字迹工整，易于辨认，避免使用模糊不清的笔迹。

5.内容完整：记录应包括会议的基本信息（如时间、地点、主持人、参会人员等），以及会议的主要内容和结论。

6.标注重点：对会议中的关键信息、重要决策、存在问题等，应使用特殊符号或字体进行标注，以便于快速查找。

7.保密原则：会议记录涉及保密内容时，应严格遵循保密原则，不得随意泄露。

8.签字确认：会议纪要完成后，应由主持人或相关责任人签字确认，确保会议纪要的权威性和有效性。

9.分发范围：根据会议内容和工作需要，确定会议纪要的分发范围，确保相关人员和部门及时获得信息。

10.存档管理：会议纪要应按照归档要求进行分类存放，便于长期保存和查询。

四、会议纪要分发与反馈

1.分发方式：会议纪要形成后，通过电子邮件、内部公告板或纸质文件等方式，及时发送给所有参会人员及相关部门。

2.分发范围：根据会议内容和决策事项，确定纪要的分发名单，确保所有需要了解会议内容和决议的人员都能收到。

3.反馈收集：要求参会人员和相关责任人在收到会议纪要后的规定时间内，就纪要内容提出意见和建议，或确认已知晓会议决议。

4.反馈处理：对于收到的反馈，由社区主任办秘书或指定人员进行整理和分析，对合理意见和建议进行记录，对疑问进行解答。

5.纪要更新：如有必要，根据反馈意见对会议纪要进行补充或修正，确保纪要的完整性和准确性。

6.跟踪落实：秘书或指定人员负责跟踪会议决议的执行情况，确保各项任务得到落实。

7.定期回顾：定期对会议纪要的执行情况进行回顾，评估决议实施的效果，并对后续工作提出改进建议。

8.档案保存：将会议纪要及其反馈记录存档，以便于后续的审计和查阅。

9.信息公开：对于非保密内容的会议纪要，可在适当范围内公开，提高工作透明度。

10.教训总结：从每次会议纪要的反馈和执行情况中总结经验教训，不断优化会议管理制度。

五、会议纪律与责任

1.准时参会：所有参会人员应遵守会议时间，提前到达会场，不得无故迟到或缺席。

2.专注参与：会议期间，参会人员应保持专注，认真听取发言，积极参与讨论，不得做与会议无关的事情。

3.尊重发言：尊重他人的发言权，不得随意打断他人发言，对他人意见应保持礼貌和尊重。

4.保密原则：对会议中涉及的秘密信息，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。

5.责任落实：会议决议的执行责任应明确到人，责任人需对任务的完成情况负责。

6.违纪处理：对于违反会议纪律的行为，应予以记录，并根据情况采取相应的处理措施，如警告、通报批评等。

7.会议监督：设立会议监督机制，由专人负责监督会议纪律，确保会议秩序。

8.质量控制：对会议的召开和纪要的整理进行质量控制，确保会议的高效和纪要的准确性。

9.反馈机制：建立会议反馈机制，鼓励参会人员对会议的组织和纪律提出意见和建议。

10.持续改进：根据会议纪律执行情况和反馈，不断改进会议管理制度，提高会议效率和质量。

六、会议资料管