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会议室的使用和管理制度

一、制度概述

为规范会议室的使用，提高会议室使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有会议室，包括大会议室、小会议室和视频会议室等。通过合理分配和使用会议室资源，保障各部门会议需求，提高公司整体工作效率。

二、会议室预约流程

1.预约申请：员工需通过公司内部预约系统或向会议室管理员提出预约申请，明确会议时间、地点、参会人数、会议主题等信息。

2.审核批准：会议室管理员对预约申请进行审核，确保会议时间不与其他预约冲突，并在规定时间内给予回复。

3.预约确认：预约成功后，员工需在预约时间内至会议室管理员处进行确认，领取会议室钥匙和设备使用手册。

4.预约变更：如需变更预约时间或取消预约，员工应提前至少一天通知会议室管理员，以便及时调整会议室使用计划。

5.预约取消：如因特殊原因无法举行会议，员工应立即通知会议室管理员，并及时归还会议室钥匙。

6.预约记录：会议室管理员负责记录每次会议室的使用情况，包括预约时间、实际使用时间、参会人员等，以便后续查询和分析。

三、会议室使用规范

1.会议室使用时间应严格遵循预约时间，不得擅自占用或拖延会议时间。

2.进入会议室前，请确保关闭手机等通讯设备的铃声，保持会议环境安静。

3.会议室内的设备如投影仪、音响等应妥善使用，使用后需归位并确保设备关闭。

4.请爱护会议室内的设施，不得随意涂鸦或损坏。

5.会议室内的食品和饮料应在规定区域内使用，不得随意丢弃垃圾，保持会议室清洁。

6.如需在会议室进行演示或培训，请提前准备好所需材料，并在会议开始前进行设备调试。

7.会议期间，请遵守会议纪律，不得随意离开会议室，如需离开，应向会议主持人说明。

8.会议室内的文件和资料不得随意带走，如有需要，应在会议结束后交还会议室管理员。

9.会议室使用结束后，请整理会议室，恢复原状，确保下次会议能够正常进行。

10.对于违反本规范的行为，公司将根据情况予以警告或处罚。

四、会议室清洁与维护

1.会议室应保持日常清洁，每日使用后应由参会人员自行清理桌面、地面，确保无垃圾和食物残渣。

2.会议室管理员负责每周进行一次深度清洁，包括但不限于擦拭桌椅、清洁地面、清理垃圾桶等。

3.会议室内的窗帘、地毯等易脏物品应定期清洗或更换，以保证会议室的整洁和卫生。

4.会议室内外的公共区域应保持干净，如有污渍应及时清除。

5.使用过的投影仪、白板等设备应擦拭干净，确保下次使用时设备状态良好。

6.会议室内的通风系统应定期检查和维护，保证空气质量。

7.如遇突发事件，如设备损坏、意外污染等情况，应立即通知相关部门进行修复或处理。

8.所有参会人员均有责任对会议室的环境和设备负责，不得随意破坏或造成不必要的损坏。

9.清洁工具和用品应妥善放置，不得随意移动或丢弃。

10.会议室的维护记录应详细记录，包括清洁日期、维护情况等，以便追踪和管理。

五、会议室设备与资源管理

1.会议室内的设备，如投影仪、音响、白板等，应由会议室管理员负责维护和管理。

2.设备使用前，应确保其处于良好工作状态，使用后需关闭电源，避免不必要的能耗。

3.参会人员在使用会议室设备时，应按照操作说明正确使用，不得随意调整设置或更改设备状态。

4.如发现设备故障，应立即通知会议室管理员或相关部门，以便及时修复。

5.会议室内的文件柜、桌椅等家具应定期检查，确保其牢固和安全。

6.会议室内的办公用品，如纸笔、便签等，由会议室管理员负责补充和更新。

7.会议室内的网络和电话线路应由IT部门负责维护，确保网络稳定和电话通讯畅通。

8.会议室外的公共区域，如休息区、走廊等，也应提供必要的设备和资源，如饮水机、休息椅等，并确保其功能正常。

9.会议室的设备使用记录应详细记录，包括设备名称、使用时间、责任人等，以便进行设备管理和维护。

10.对于长时间未使用的设备，应定期进行功能测试和保养，以防设备老化或损坏。

六、会议室安全与应急处理

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、疏散通道、应急照明等符合安全标准。

2.会议室内应张贴紧急疏散路线图和应急联系方式，确保所有参会人员熟悉安全逃生路线。

3.会议室使用期间，应保持室内空气质量，确保通风良好，避免因通风不良导致的健康问题。

4.会议室内禁止吸烟，并设有明显的禁烟标志。

5.如遇火灾或其他紧急情况，参会人员应立即按照应急疏散路线图进行疏散，不得拥挤或争先恐后。

6.会议室管理员应熟悉应急处理流程，包括火灾报警、紧急疏散、伤员救助等基本操作。

7.会议室内应配备急救箱，内含常用急救用品，如创可贴、消毒药水、止痛药等。

8.参会人员应遵守安全规定，不得在会议室进行可能引发安全事故的活动。

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