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院美容院区清洁工具管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范美容院区域清洁工具的管理，确保清洁工具的合理配置、正确使用、妥善维护与存放，为顾客提供一个干净、整洁、舒适且安全的消费环境，同时提升美容院的整体运营形象，契合美容院“以顾客为尊，追求极致服务体验”的经营理念。

2.适用范围

本制度适用于美容院全体员工及涉及美容院区域清洁工具使用与管理的相关人员。涵盖美容院的各个区域，包括但不限于美容服务室、前台接待区、顾客休息区、更衣室、储物间、卫生间等。

3.基本原则

遵循扁平化管理原则，简化清洁工具管理流程，确保信息传递的高效性与准确性。同时，注重运营效益，合理控制清洁工具的采购成本、使用成本及维护成本，避免资源浪费。在管理过程中，保障数据安全，对清洁工具的采购、使用、库存等信息进行妥善记录与管理。坚持安全生产理念，确保清洁工具的使用不会对员工及顾客的人身安全造成威胁。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

负责清洁工具的采购工作。根据美容院的实际需求，综合考虑质量、价格、环保等因素，选择合适的供应商进行采购。及时了解市场上清洁工具的新产品、新技术，为美容院引入更高效、便捷的清洁工具。同时，负责建立和维护清洁工具采购信息库，记录采购的品牌、型号、数量、价格、采购日期等详细数据，确保数据安全。

2.行政部门

作为清洁工具管理的统筹部门，制定和完善清洁工具管理制度，并监督制度的执行情况。负责清洁工具的统一调配与发放，根据各区域的清洁需求，合理分配清洁工具。定期对清洁工具的库存进行盘点，确保账实相符。协调各部门之间关于清洁工具管理的工作，及时解决出现的问题。

3.使用部门（各区域服务团队）

各区域服务团队负责本区域清洁工具的日常使用与保管。严格按照规定的操作方法使用清洁工具，确保清洁效果的同时，避免因不当使用造成工具损坏。做好清洁工具的日常清洁与维护工作，定期将损坏或无法使用的清洁工具上报行政部门。积极配合行政部门的盘点工作，提供准确的使用信息。

4.财务部门

负责审核清洁工具的采购预算，对采购费用进行严格把控，确保符合运营效益要求。定期对清洁工具的成本进行核算与分析，为采购决策和成本控制提供数据支持。监督清洁工具的报废处理流程，确保资产处置的合规性。

三、管理流程

1.采购流程

-需求提报：各区域服务团队根据实际清洁工作需求，定期向行政部门提交清洁工具采购申请，详细说明所需清洁工具的种类、数量、规格等信息。行政部门汇总各区域的需求后，结合库存情况，制定清洁工具采购计划。

-供应商选择：采购部门根据行政部门提供的采购计划，通过市场调研、供应商评估等方式，选择至少三家符合要求的供应商。对供应商的产品质量、价格、售后服务、环保资质等方面进行综合评估，建立供应商数据库，确保数据安全。

-采购执行：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确采购的产品规格、数量、价格、交货期、质量标准等条款。在采购过程中，严格按照合同执行，确保采购的清洁工具按时、按质、按量到货。采购完成后，采购部门将采购信息及时反馈给行政部门和财务部门。

2.验收流程

-到货验收：清洁工具到货后，采购部门通知行政部门和使用部门共同进行验收。验收人员根据采购合同和相关标准，对清洁工具的数量、规格、质量等进行仔细核对。检查清洁工具是否有损坏、缺陷等问题，同时验证产品的环保指标是否符合要求。

-验收记录：验收合格后，验收人员在验收单上签字确认，并将验收信息录入清洁工具管理系统。验收单应详细记录清洁工具的名称、品牌、型号、数量、验收日期、验收结果等内容，作为后续管理的依据。如验收发现问题，采购部门及时与供应商沟通协商解决，确保美容院利益不受损失。

3.发放流程

-申请领取：各区域服务团队根据清洁工作安排，填写清洁工具领用申请表，注明领用的工具种类、数量、用途等信息，经区域负责人签字后，提交给行政部门。

-审批发放：行政部门对领用申请表进行审核，确认申请的合理性后，按照规定的发放标准进行发放。发放时，在清洁工具管理系统中记录领用部门、领用人员、领用日期等信息，确保数据可追溯。对于特殊或贵重的清洁工具，需经行政主管领导审批后方可发放。

4.使用与维护流程

-使用培训：新采购的清洁工具发放后，行政部门或供应商应组织相关使用人员进行培训，讲解清洁工具的正确使用方法、注意事项及维护要点。确保员工能够熟练、正确地使用清洁工具，提高清洁工作效率，同时延长工具的使用寿命。

-日常使用：员工在使用清洁工具时，应严格按照培训要求进行操作。根据不同的清洁任务，选择合适的清洁工具，避免因使用不当造成工具损坏或清洁效果不佳。在使用过程中，如发现清洁工具出现故障或损坏，应及时停止使用，并上报给