会展项目全流程管理.pptxVIP

会展项目全流程管理

演讲人：

日期:

CATALOGUE

目录

01

前期策划阶段

02

筹备执行阶段

03

现场运营管理

04

客户服务管理

05

风险管控机制

06

后期总结评估

01

前期策划阶段

立项需求分析

包括目标客户、市场规模、竞争情况等。

市场需求分析

评估项目的风险、资源、收益等。

项目可行性分析

明确项目的核心价值和主题，为项目后续工作提供指导。

项目定位与主题策划

预算方案编制

预算审核与审批

经过相关部门审核批准，确保预算的合规性和可执行性。

03

包括场地租赁、设备购置、宣传费用、人员费用等各项开支。

02

预算内容

预算编制方法与技巧

采用零基预算、增量预算等方法，确保预算的合理性和准确性。

01

项目方案设计

项目整体设计

包括项目目标、活动内容、流程安排等。

01

项目创意与亮点

结合项目主题和目标，设计具有创意和亮点的活动，吸引目标客户。

02

项目执行方案

制定详细的执行计划，包括时间节点、责任分工、资源调配等。

03

02

筹备执行阶段

供应商招标管理

筛选标准制定

招标流程规范

合同签订与履行

供应商绩效评估

包括服务质量、专业能力、价格等方面。

发布招标公告、投标、开标、评标、中标通知等环节。

确保合同条款明确、合法，并严格履行合同。

对中标供应商进行绩效评估和反馈，确保服务质量。

展位设计要符合展会主题和品牌形象，搭建要安全、稳固。

展位设计与搭建

提供必要的设备设施，如照明、音响、空调、网络等。

设备设施配套

01

02

03

04

根据展会类型和规模，选择合适的场地并进行合理规划。

场地选择与布局

确保场地安全和卫生条件符合相关规定，预防意外事件发生。

场地安全与卫生

场地搭建规划

宣传推广部署

宣传渠道选择

根据目标受众和展会特点，选择合适的宣传渠道。

01

宣传资料制作

制作展会介绍、参展指南、产品目录等宣传资料。

02

社交媒体营销

利用社交媒体平台进行展会宣传和推广。

03

观众邀请与组织

邀请目标观众参展，并提供便捷的参观服务。

04

03

现场运营管理

活动流程调度

确定活动场地、设施、人员等，确保活动顺利进行。

活动前的筹备

根据活动流程，合理安排各个环节，确保活动按时、有序进行。

活动现场的控制

收集活动数据和反馈，分析活动效果，总结经验教训。

活动后的总结

设备技术保障

设备维护

定期检查和维护设备，确保设备正常运行，预防故障发生。

01

技术支持

提供专业技术支持，解决现场技术问题，保障活动顺利进行。

02

应急预案

制定应急预案，处理突发事件，确保活动不受影响。

03

人员协作分工

明确各人员职责，避免重复劳动和遗漏。

职责明确

协作配合

人员培训

加强人员之间的协作配合，确保各项工作无缝衔接。

定期开展培训，提高人员专业技能和素质，提升工作效率。

04

客户服务管理

VIP接待流程

接待后跟进

及时跟进VIP嘉宾的需求，提供相应协助，确保嘉宾满意。

03

热情周到地迎接VIP嘉宾，引导嘉宾至专属区域，提供茶点、饮料等服务。

02

接待现场

接待前准备

提前了解VIP嘉宾的背景、需求，制定接待方案，安排接待人员。

01

与参展商沟通参展需求，提供展位搭建、物流运输等服务。

展前对接

协助参展商进行展品陈列、宣传资料发放等工作，确保参展顺利进行。

展中协助

收集参展商反馈，总结参展效果，提供后续合作建议。

展后跟进

参展商服务对接

观众体验优化

展览现场指引

提供清晰的展览指引，协助观众快速找到目标展位。

01

互动环节设计

设置有趣的互动环节，增强观众与展品的互动体验。

02

观众反馈收集

及时收集观众反馈，了解展览效果，为下次展览提供改进建议。

03

05

风险管控机制

应急预案制定

针对可能发生的突发事件，制定详细的应急措施和预案，包括疏散方案、紧急联络人、救援措施等。

预案内容

预案演练

预案更新

定期进行应急演练，提高团队的应急响应能力和协同作战能力，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地采取行动。

根据演练结果和实际情况，及时对应急预案进行修订和更新，确保其针对性和实效性。

安全巡检标准

巡检制度

建立完善的安全巡检制度，明确巡检的频率、内容、方法和要求。

巡检人员

巡检记录

指定专门的安全巡检人员，负责展区的日常安全检查和巡视，及时发现并报告安全隐患。

每次巡检都要做好详细的记录，包括巡检时间、地点、发现的问题和处理情况等，以备后续查阅和追踪。

1

2

3

突发事件发生时，要立即启动应急预案，迅速组织人员疏散、救援和处置，尽可能减少损失和影响。

突发事件处置

初步应对

及时向上级领导和相关部门报告事件情况，包括事件发生的时间、地点、原因、影响范围、人员伤亡和财产损失等。

事件报告

配合相关部门进行事件调查，查明事件原因和责任，总结经验教训，提出改