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如何写好一份情况说明/投诉信？（附范文）

在工作与生活中，我们常常会遇到需要撰写情况说明或投诉信的场景。无论是解释某个事件的

来龙去脉，还是维护自身合法权益，一份清晰、准确、有说服力的书面材料都至关重要。接下

来，我们将详细探讨如何写好这两类文书，并附上实用的范文示例。

一、如何写好情况说明

（一）标题：简洁明了，点明主旨

情况说明的标题应直接反映说明的核心内容，让读者一眼就能知晓主题。常见的格式为关于“

[]”“”“

具体事项的情况说明，比如关于公司项目延误的情况说明关于个人迟到早退的情况说

”“[]”“[]

明等。如果情况较为复杂，也可采用关于具体事项情况的专项说明关于具体事项情

”“[]

况的公开说明等形式。此外，若涉及特定单位，可在标题中加入单位名称，如公司名称

关于近期财务异常的情况说明。”

（二）称谓：准确恰当，区分对象

1.有明确主送机关时：当情况说明有特定的接收部门或单位时，需写明主送机关，例如某公

“[]”

司向合作方解释项目进度问题，主送机关为合作方公司名称；若为下级单位向上级部门

汇报，如某部门向总公司说明工作失误，主送机关则为“总公司[具体部门]”。

2.“[]”“[]

向领导报送时：直接采用合适的称呼语，如尊敬的领导姓氏经理尊敬的领导姓氏局

长等。”

3.面向公众发布时：无需写出称谓，例如政府部门就某项政策调整面向社会大众发布情况说

明，此时省略称谓，直接进入正文。

（三）正文：逻辑清晰，内容详实

1.背景介绍：简要阐述事情发生的背景信息，让读者了解事件的起因，为理解后续内容做铺

垫。背景信息要与说明事项紧密相关，既不能过于简略导致信息缺失，也不能冗长繁杂喧

宾夺主。例如，某企业说明新产品研发延迟情况时，可提及市场需求变化、技术难题突发

等背景因素，像“近期，市场对智能家电的功能需求出现重大转变，消费者对产品的智能化

交互体验提出了更高要求。与此同时，我们在研发过程中遭遇了关键技术瓶颈，原本计划

采用的技术名称在实际应用中出现了具体技术问题，导致研发进度受到严重影响。[][]”

2.事实经过：按照时间顺序或事件发展逻辑，如实详细地叙述事件发生的全过程，包括时

间、地点、参与人员、具体行为等关键要素。这部分内容务必实事求是，不能遗漏关键环

节、随意添加或更改事实。比如，员工说明自己在工作中失误的情况时，要清晰表述“[具

1

体日期]，在[具体地点]执行[项目名称]任务时，由于我对[操作流程]理解有误，误将[错

误数据]录入系统，导致后续数据分析出现偏差，影响了整个项目的推进。”

3.处理措施（如有）：若事件已经采取了相应处理办法，需在正文中说明处理措施、处理结

果及现状。例如，某小区物业就电梯故障问题发布情况说明，可写道“在发现电梯故障后，

我们立即联系了专业维修团队，于[维修开始时间]抵达现场进行抢修。经过[维修时长]的

紧张作业，已完成对电梯具体故障部件的更换与调试，目前电梯已恢复正常运行。我们[]

后续也将加强对电梯的日常巡检频次，由原来的每周[X]次增加至每周[X+1]次，确保类

似故障不再发生。”

（四）结尾：简洁收尾，可表态度

结尾部分通常用简短语句结束说明，如“特此说明”“以上为详细情况说明”等。若有需要，也可

在此表达积极解决问题的态度或对相关方的感谢，例如“我们将以此为教训，加强内部管理，

避免类似情况再次发生，感谢贵单位/您的理解与支持。”

（五）落款：信息完整，注明日期

在情况说明的右下角，依次注明说明人的姓名或单位名称（加盖公章