商务信函书信是日常生活中常用的文体.pptVIP

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商务信函书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函〔BusinessLetterorOfficialCorrespondence〕和私人信件〔PrivateLetter〕两大类。英语书信通常包括下面几个组成局部：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。

1、商务信函信端〔Heading〕信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的号码、电报挂号、电传、和邮政编码等。西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，假设字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。假设字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。

商务信函信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看，前者更为常用。采用并列式时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开头逐次向右移二三个字母的距离。例如：

〔1〕并列式16FuxingStreetHaidianDistrictBeijingPostCode:100035People’sRepublicofChinaTel:Aug.20,2004〔2〕斜列式〔IndentedForm〕16FuxingStreetHaidianDistrict

Beijing

PostCode:100035

People’sRepublicofChina

Tel:

Aug.20,2004

2、商务信函信内地址〔InsideAddress,IntroductoryAddress〕信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如：Ms.JoannaKerry

PekingUniversity

HaidianDistrict,100871

Beijing

China

3.商务信函称呼〔Salutation〕对收信人的称照应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语那么多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：

①对没有头衔的男性一般称呼Mr.。假设称呼多个男性，那么在姓名前用Mr.的复数形式Messrs.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs.BlackandBrothers布莱克兄弟公司。②对女性一般称呼Mrs.，Madam或Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前。假设称呼多个女性，那么在姓名前用Mme.的复数形式Mmes。Miss多用于未婚女子，此词可缩写为Ms。③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如Professor〔缩写为Prof.〕，Doctor〔缩写为Dr.〕，General(缩写为Gen.)。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如Prof.〔Phil〕White等。

4.商务信函信的正文〔BodyoftheLetter〕信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后假设有什么遗漏，可用P.S.表示补叙。

5.商务信函结束语〔ComplimentaryClose〕结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信，一般用：

Yours(very)truly,Yours(very)faithfully,Yours(very)sincerely，等等。

6.签名〔Signature〕

信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。假设写信人是女性，与收信人又不相识，那么一般在署名前用括号注上Miss