拍卖公司访客登记管理实施细则.doc

拍卖公司访客登记管理实施细则

一、总则

1.目的

为加强拍卖公司安全管理，规范访客接待流程，保障公司正常运营秩序，维护公司及员工的合法权益，特制定本细则。同时，体现公司“诚信、专业、创新、共赢”的企业文化，确保在访客管理中展现公司的经营理念，为客户提供优质服务。

2.适用范围

本细则适用于所有进入拍卖公司办公区域、拍卖场地及相关附属区域的外部访客，包括但不限于客户、合作伙伴、供应商、政府工作人员等。公司全体员工有责任协助执行本细则相关规定。

3.基本原则

-遵循安全第一原则，确保公司人员和财产安全不受威胁。

-坚持礼貌、热情、高效的服务态度，展现公司良好形象，为访客提供优质的接待体验，符合公司人文关怀理念。

-实施扁平化管理理念，简化不必要的繁琐流程，提高管理效率，确保访客能够快速、便捷地完成登记和访问流程，提升运营效益。

二、组织架构与职责划分

1.前台接待部门

-作为访客接待的第一窗口，负责访客的初步接待工作，包括引导访客签到、登记基本信息等。

-及时联系被访人员，确认访问事宜，并根据被访人员的安排引导访客前往相应区域。

-对访客进行必要的安全提示和公司基本规定说明。

2.被访部门及人员

-提前与访客确认访问时间、事项等信息，并及时告知前台接待部门。

-在访客到达后，负责接待并洽谈相关业务，确保访问目的达成。

-对访客在公司内的活动负责，引导访客遵守公司各项规定，如遇特殊情况及时与相关部门沟通协调。

3.安全管理部门

-负责制定和完善访客安全管理规定，对访客进入公司后的行为进行安全监督。

-定期检查访客登记信息的准确性和完整性，对存在安全隐患的访客行为及时进行纠正和处理。

-配合其他部门处理涉及访客的突发事件，保障公司的安全生产环境。

4.行政部门

-负责对访客管理工作进行整体监督和指导，确保各部门严格执行本细则。

-定期对访客管理工作进行评估和总结，根据实际情况提出改进建议，优化管理流程，以提升绩效考核效果。

-协调各部门之间的工作关系，处理因访客管理引发的部门间问题。

三、管理流程

1.预约流程

-访客应尽量提前与被访部门或人员进行预约，明确访问时间、事由等关键信息。被访人员在确认预约后，应及时将访客信息（包括姓名、单位、联系方式、访问时间、访问事项等）告知前台接待部门。

-对于紧急来访且未提前预约的情况，访客可直接到前台说明来意，前台接待人员应及时联系被访人员确认是否可以接待。若被访人员同意接待，前台按照临时来访流程进行登记处理。

2.登记流程

-访客到达公司后，首先前往前台接待处。前台接待人员应礼貌地询问访客相关信息，并请访客在《访客登记簿》上进行登记，登记内容包括姓名、单位、身份证号码、联系方式、访问时间、访问部门及人员等。

-对于携带贵重物品或较大物品的访客，前台接待人员应提醒访客可选择将物品寄存至公司指定地点，确保物品安全。

-前台接待人员需认真核对访客登记信息的准确性和完整性，必要时可要求访客出示有效身份证件进行核实。核实无误后，为访客发放临时访客证，访客证应注明访客姓名、单位、访问时间、有效期等信息。

3.引导与接待流程

-前台接待人员在完成访客登记和访客证发放后，立即联系被访人员，告知访客已到达。若被访人员在公司且方便接待，前台接待人员应引导访客前往被访部门或人员所在区域，并将访客介绍给被访人员。

-若被访人员因特殊情况暂时无法接待，前台接待人员应安排访客在休息区等候，并提供必要的茶水、杂志等服务，体现公司的人文关怀。同时，及时与被访人员沟通，告知访客等待情况，确定大致等待时间。

-被访人员接待访客时，应根据访问事项进行洽谈或业务处理，确保访问过程顺利进行。若涉及多个部门协作的事项，被访人员应负责协调相关部门共同处理。

4.离开流程

-访客结束访问后，应前往前台接待处归还访客证。前台接待人员在《访客登记簿》上记录访客离开时间，并对访客表示感谢。

-若访客寄存了物品，前台接待人员应协助访客取回寄存物品，并确保物品完好无损。

-对于重要访客或长期合作的访客，行政部门可定期进行回访，收集访客对公司接待服务的意见和建议，不断提升服务质量。

四、权利与义务

1.访客权利

-有权在预约或经允许的情况下进入公司进行合法访问，享受公司提供的礼貌、热情接待服务。

-有权要求公司提供必要的信息和协助，以完成访问目的，如获取公司相关资料、咨询业务问题等。

-在公司规定的允许范围内，有权自由活动，但需遵守公