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技术监督会议管理制度

一、制度概述

技术监督会议管理制度旨在规范公司内部技术监督会议的召开流程，确保会议的高效、有序进行。本制度明确了会议的组织机构、职责分工、会议类型、召开条件、会议流程、会议记录及归档等内容，以提升公司技术管理水平，促进技术创新与发展。

二、组织机构与职责

技术监督会议管理制度中，组织机构包括技术监督委员会和各相关部门。技术监督委员会负责制定技术监督会议的总体规划和政策，指导各部门开展技术监督工作。各相关部门则根据自身职责，参与会议的筹备、召开和执行。

具体职责如下：

1.技术监督委员会：

-负责制定技术监督会议的年度计划；

-审议会议议题，确保议题的针对性和重要性；

-指导各部门落实会议决议；

-对会议执行情况进行监督和评估。

2.各相关部门：

-按照会议通知要求，提前准备相关材料；

-参加会议，积极发言，提出意见和建议；

-落实会议决议，确保各项工作按计划推进；

-向技术监督委员会报告工作进展情况。

三、会议类型与召开条件

技术监督会议分为定期会议和临时会议两种类型。

1.定期会议：

-按照年度计划或季度计划定期召开，旨在总结前期工作，部署后续任务；

-召开条件包括：达到既定会议频次、有明确的议题和议程、相关部门准备工作完成。

2.临时会议：

-根据公司实际工作需要，经技术监督委员会决定临时召开；

-召开条件包括：出现重大技术问题、技术发展趋势变化、外部环境变化等。

为确保会议质量，以下为召开条件的具体要求：

-议题明确，与公司技术发展紧密相关；

-参会人员具备相应的专业知识和决策能力；

-会议时间、地点安排合理，便于参会人员准时参加；

-提前通知参会人员，确保会议资料准备充分。

四、会议流程

技术监督会议的流程分为以下几个阶段：

1.会议筹备阶段：

-确定会议主题和议程；

-拟定参会人员名单，并提前通知；

-准备会议所需资料，包括会议通知、议程表、相关文件等；

-安排会议时间和地点，确保参会人员能够按时参加。

2.会议召开阶段：

-会议主持人宣布会议开始，介绍参会人员；

-按照议程进行，主持人引导各议题的讨论；

-各部门负责人或相关专家就议题进行汇报和讨论；

-参会人员就议题提出意见和建议。

3.会议决议阶段：

-对讨论结果进行总结，形成决议；

-确定责任部门或个人，明确任务分工；

-确定决议执行的时间表和预期目标。

4.会议记录与归档阶段：

-实时记录会议内容和决议；

-形成会议纪要，经参会人员签字确认；

-将会议纪要和相关资料归档保存，以备后续查阅和监督。

5.会议跟踪与评估阶段：

-跟踪决议执行情况，定期汇报；

-对会议决议的效果进行评估，总结经验教训；

-根据评估结果调整会议制度和流程。

五、会议记录与归档

为确保技术监督会议的有效性和可追溯性，会议记录与归档工作至关重要。以下为具体要求：

1.会议记录：

-记录会议的时间、地点、参会人员名单、主持人、记录人等信息；

-准确记录会议的议程、各议题的讨论内容、发言要点、决议及执行责任人；

-记录过程中应保持客观、真实，避免主观臆断。

2.会议纪要：

-根据会议记录整理形成会议纪要，包括会议主题、议程、决议、责任部门及完成时限等；

-会议纪要应由记录人整理，经主持人审核，参会人员签字确认；

-确保会议纪要的格式规范、内容完整。

3.归档保存：

-将会议纪要及相关资料按照时间顺序进行分类整理；

-选择合适的存储介质，如纸质文件、电子文档等，确保资料的安全性和易检索性；

-定期对归档资料进行检查，防止遗失或损坏。

4.查阅与监督：

-公司内部相关人员可查阅会议纪要，了解会议决议和执行情况；

-技术监督委员会定期对会议决议的执行情况进行监督，确保各项工作按计划推进；

-如发现会议决议执行过程中存在问题，应及时采取措施予以解决。

5.信息化管理：

-推进会议记录与归档的信息化管理，利用电子文档管理系统，提高工作效率；

-建立会议信息数据库，实现会议资料的高效检索和利用。

六、会议跟踪与评估

为了确保技术监督会议决议的有效实施和持续改进，需要对会议决议的执行情况进行跟踪与评估。以下是具体实施步骤：

1.跟踪执行情况：

-责任部门或个人需定期向技术监督委员会报告决议执行进度；

-技术监督委员会负责收集和汇总各部门的报告，确保信息畅通；

-对执行过程中遇到的问题和困难，及时进行分析和解决。

2.评估执行效果：

-根据会议决议设定目标和预期效果，制定评估标准和指标；

-定期对决议执行效果进行评估，可采用定量和定性相结合的方式；

-评估结果应包括但不限于工作效率提升、技术难题解决、成本降低等方面。

3.总结经验教训：

-对会议