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公司员工个人信息保密管理制度

1.目的

为了保护公司员工的个人信息安全，防止信息泄露对员工及公司的影响，确保公司在法律法规框架内合规经营，特制定本个人信息保密管理制度。

2.适用范围

本制度适用于所有公司员工及与公司有直接业务关系的第三方，包括但不限于实习生、合同工、外包人员等。

3.定义

?个人信息：指能够单独或与其他信息结合识别个人身份的信息，包括但不限于姓名、地址、电话号码、电子邮件、身份证号码、银行账户信息、职业信息等。

?信息泄露：指未经授权的个人信息访问、披露、篡改或删除行为。

4.职责

?人力资源部：负责员工个人信息的收集、整理和存档；制定相关培训计划。

?信息技术部：负责信息安全技术措施的实施与维护，保障信息系统的安全性。

?法律合规部：负责确保公司遵循相关法律法规，提供法律支持和咨询。

?全体员工：负责遵守本制度，妥善处理个人信息，及时报告信息安全事件。

5.信息分类

为了有效保护个人信息，信息按敏感程度分为以下几类：

?普通信息：如员工姓名、部门、职位等，日常工作中需要使用。

?敏感信息：如身份证号码、联系方式、银行账户信息等，必须严格控制使用和访问。

?高度敏感信息：如健康记录、薪资信息、家庭背景等，需采取最高级别的保密措施。

6.保密措施

6.1.信息收集

?合法性：信息收集应遵循合法、正当、必要的原则。公司应告知员工信息收集的目的、范围及用途。

?最小化原则：收集信息应控制在完成工作所需的最低限度。

6.2.信息存储

?存储方式：个人信息应存储在公司授权的信息管理系统中，禁止在个人电脑或其他非公司设备上存储。

?访问控制：设置信息访问权限，仅允许有必要的员工访问相关信息。敏感信息和高度敏感信息应进行分级管理。

?加密存储：敏感和高度敏感信息应进行加密存储，确保数据在存储过程中的安全性。

6.3.信息使用

?用途限制：员工仅能在授权范围内使用个人信息，不得将其用于其他目的。

?使用记录：对个人信息的使用应进行记录，便于日后审计。

6.4.信息传输

?传输方式：个人信息在传输过程中应使用加密技术，确保数据不被非法访问。

?授权传输：任何个人信息的传输都需经过相应授权，非授权人员不得进行信息传输。

6.5.信息销毁

?销毁程序：对于不再需要的个人信息，需按照规定的销毁程序进行处理，确保信息不可恢复。

?销毁记录：每次销毁操作需记录在案，包括销毁时间、销毁方式及参与人员。

7.员工保密义务

?签署保密协议：所有员工需签署《个人信息保密协议》，明确保密责任。

?保密培训：定期参加公司组织的个人信息保护培训，提升安全意识。

?举报义务：发现信息泄露或安全隐患时，应及时向公司相关部门报告。

8.培训与宣传

?定期培训：每年至少开展一次全员培训，增强员工的保密意识和操作技能。

?宣传材料：通过内部刊物、宣传栏等方式普及个人信息保护知识，提高全员的关注度。

9.信息泄露处理

?报告机制：一旦发现信息泄露事件，应立即向公司信息安全管理部门报告，并启动应急预案。

?应急处理：采取必要的技术手段和管理措施，迅速控制泄露范围，防止进一步损失。

?后续评估：事件处理后，需对事件进行评估，分析原因，并制定改进措施，防止类似事件再次发生。

10.附则

本制度自发布之日起施行，由公司法律合规部负责解释。公司有权根据法律法规及实际情况对本制度进行修订，并及时通知全体员工。