物流公司客户资料保密管理制度.doc

物流公司客户资料保密管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在保护物流公司客户资料的保密性、完整性和可用性，防止客户资料的非法获取、泄露、篡改或丢失，维护公司的商业信誉和客户的合法权益，确保公司业务的正常运营和持续发展。

2.适用范围

本制度适用于物流公司全体员工、临时工作人员、合作伙伴以及其他因工作需要接触客户资料的人员。同时，对于公司的客户，在其与公司业务往来过程中涉及客户资料的保护事宜，也应遵循本制度的相关原则。

3.企业文化与经营理念体现

公司秉持“诚信、高效、创新、共赢”的企业文化，将客户资料保密视为对客户诚信负责的重要体现。在经营过程中，尊重客户隐私，以保护客户资料安全为己任，通过优质、安全的服务，实现与客户的共赢发展。在保密工作中，贯彻扁平化管理理念，减少信息传递层级，确保保密指令和措施能够迅速、准确地传达和执行，提高保密工作效率。

二、组织架构与职责划分

1.保密管理委员会

成立以公司高层领导为核心的保密管理委员会，作为公司客户资料保密管理的最高决策机构。其职责包括：制定和审核公司客户资料保密政策和制度；审议重大保密事项和决策；协调各部门之间的保密工作；监督保密制度的执行情况。

2.行政部门

作为保密工作的主管部门，负责具体落实保密管理委员会的决策和部署。主要职责有：制定和完善客户资料保密管理制度和操作流程；组织开展保密培训和教育活动；对公司各部门的保密工作进行日常监督和检查；受理保密违规事件的举报和调查处理；负责与外部机构（如监管部门、合作伙伴等）就保密事宜进行沟通协调。

3.业务部门

各业务部门是客户资料的直接接触和使用部门，承担着客户资料保密的直接责任。具体职责包括：确保本部门员工严格遵守公司保密制度；对业务活动中获取的客户资料进行妥善管理和使用，不得擅自扩大知悉范围；在业务合作过程中，对合作方的保密措施进行监督和评估；及时向行政部门报告本部门发生的或发现的保密问题。

4.技术部门

技术部门负责为客户资料保密提供技术支持和保障。职责包括：建立和维护安全的信息系统和网络环境，采取加密、访问控制、数据备份等技术手段保护客户资料安全；对信息系统的运行进行监控和维护，及时发现和处理安全漏洞和异常情况；协助行政部门对涉及技术方面的保密违规事件进行调查和分析。

三、管理流程

1.客户资料的收集与录入

-收集原则：在收集客户资料时，应遵循合法、正当、必要的原则，明确告知客户收集资料的目的、范围和使用方式，并取得客户的同意。

-录入规范：业务人员在将客户资料录入公司信息系统时，必须确保资料的准确性和完整性。同时，严格按照系统设定的权限进行操作，不得越权录入或修改客户资料。

2.客户资料的存储与保管

-存储方式：客户资料应采用加密技术进行存储，确保数据在存储过程中的保密性。同时，建立异地数据备份机制，定期对客户资料进行备份，防止数据丢失。

-保管环境：公司应设置专门的存储设备和场所，配备必要的安全设施（如防火、防潮、防盗等），对存储设备进行定期维护和检查，确保客户资料的安全保管。

3.客户资料的使用与共享

-内部使用：员工因工作需要使用客户资料时，必须经过部门负责人审批，并严格按照规定的用途和范围使用。严禁将客户资料用于个人目的或与工作无关的活动。

-外部共享：如因业务合作等原因需要将客户资料共享给第三方，必须签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保第三方遵守公司的保密要求。共享前需经过保密管理委员会审批，并记录共享的客户资料内容、共享对象、共享目的等信息。

4.客户资料的销毁

-销毁时机：当客户资料不再具有使用价值或超出保存期限时，应及时进行销毁。

-销毁方式：销毁客户资料应采用安全可靠的方式，如粉碎纸质资料、擦除电子数据等，确保客户资料无法恢复。销毁过程需进行记录，包括销毁的客户资料内容、销毁时间、销毁方式等信息，并由专人负责监督。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利：员工有权了解公司客户资料保密制度的相关内容，并获得必要的保密培训和指导。对于在保密工作中做出突出贡献的员工，有权获得公司的奖励。

-义务：员工有义务严格遵守公司客户资料保密制度，妥善保管和使用所接触到的客户资料。不得擅自泄露、出售、篡改或删除客户资料。发现保密问题或安全隐患时，应及时向公司报告。

2.客户权利与义务

-权利：客户有权了解公司对其资料的收集、使用和保护情况，有权要求公司采取合理措施保护其资料安全。如发现公司存在客户资料保密违规行为，有权向公司提出投诉和索赔。

-义务：客户在与公司业务往来过程中，应如实提供必要的资料，并配合公司做好保密工作。不得故意提供虚假资料或干扰公司的保密管理