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企业档案分类方案

企业档案是指组织、企事业单位等机构制定、收集、保管、利用和转移的各种文书档案，包括文件、报表、合同、决策、计划、工作总结、资料等。对于企业而言，建立健全的档案管理系统，是提高企业管理水平的重要一环。而档案的分类是档案管理中十分重要的一部分，正确的分类能够提高档案的利用率，降低管理成本。本文将介绍一种完整的企业档案分类方案。

一、档案分类方式

档案分类方式是指对档案材料按一定的标准进行归类和分组，一般来说，档案分类方式基于档案的类型、形式和内容，可采用以下几种分类方式：

1.按档案类型分类

这种分类方式根据档案的类型进行分类，主要包括：行政档案、技术档案、财务档案、人事档案、法律档案等。

行政档案

行政档案是指企业的各种行政管理和行政运作活动产生的相关文件档案。主要包括：领导决策、行政管理、档案建设、文秘工作、宣传工作、会议决策、行政办公、安全保卫等方面的档案。

技术档案

技术档案是指企业的各项技术工作、科研活动、产品研发、质量控制等方面的档案。主要包括：研究报告、技术规范、专家意见、实验数据、产品检验报告、质量反馈、技术发明专利申请及证书、技术标准等档案。

财务档案

财务档案是指企业的财务收支、预算分配、财务审核和会计处理等方面的档案。主要包括：财务收支凭证、报销单据、发票、账簿等财务文件。

人事档案

人事档案是指企业的人事任免、员工考核、薪酬福利等方面的档案。主要包括：招聘聘用、员工考核、薪酬福利、培养选拔、退休离职等相关的档案。

法律档案

法律档案是指企业的法律事务、法律纠纷等方面的档案。主要包括：合同协议、投资协议、法律文书、法律咨询、诉讼仲裁和执行等相关的档案。

2.按档案形式分类

这种分类方式是按照档案的形式进行分类，主要包括：书面档案、电子档案、图片档案等。

书面档案

书面档案是指以纸质格式存放的档案文件。主要包括：文件、报表、合同、决策、计划、工作总结、资料等文件。

电子档案

电子档案是指以电子形式存放的档案文件。主要包括：电子邮件、电子文件、录音、录像、数据库、网页、光盘等以电子形式存放的档案文件。

图片档案

图片档案是指以图像方式储存的档案资料。主要包括：照片、图纸、地图、手绘图等以图像形式储存的档案资料。

3.按档案内容分类

这种分类方式是按照档案的内容进行分类，主要包括：建设工程档案、客户档案、市场营销档案、业务档案等。

建设工程档案

建设工程档案是指企业的建设工程项目的各个阶段的相关档案文件。主要包括：工程设计文件、招标文件、投标文件、施工图、验收文件、竣工文件、设计标准等。

客户档案

客户档案是指和企业相关的所有客户方面的档案文件。主要包括：客户资料、客户需求及满意度调查、客户反馈、客户订单及供货、客户修复历史等。

市场营销档案

市场营销档案是指企业的市场营销方面的档案文件。主要包括：市场调研结果、营销计划、广告投放效果、渠道建设等。

业务档案

业务档案是指企业业务运作相关的档案文件。主要包括：业务流程、业务规则、业务政策、业务流水账，业务数据等相关档案材料。

二、档案分类标准

档案分类标准是按档案类型、形式和内容，对档案进行分类的标准化规范。根据档案分类标准可以实现档案的标准化管理，提高档案管理的效率和质量，还可以减少档案被误删或错误的情况。

1.编码标准

每种档案都应该有其独立的编码标准，以方便归档和查找。编码标准一般由数字、字母和符号等组成，且必须明确记录编码的代表的具体含义。

2.文件夹标签标准

档案归档到文件夹时，需要为文件夹设定标签，标签应该方便识别。标签一般包括：文件夹序号、文件夹名称、文件夹创建日期等。

3.索引标准

索引标准是档案分类体系中的核心内容，其作用是帮助用户快速找到所需的档案材料。索引标准应该是全面、准确、易于理解和操作。

三、档案分类管理流程

企业应该建立完善的档案分类管理流程，包括：档案的归档、检索、查询、调阅、借阅、退档等环节。以下是一个通用的档案分类管理流程：

1.档案分类

将档案材料按照规定分类归档至文件夹中。

2.文件夹标签

为每个文件夹创建文件夹标签，并贴上标签。

3.档案管理系统建立

建立档案管理系统，记录档案分类信息、购置档案存储工具、安排档案管理人员等。

4.归档记录

对每个档案文件的归档信息进行记录，包括：档案名称、归档日期、文件路径、容量等。

5.档案检索

提供查询入口，用户可通过查询入口快速搜索目标档案。

6.档案调阅

提供档案调阅服务，用户可通过公司档案管理人员申请调阅档案。

7.档案借阅

提供档案借阅服务，用户可通过公司档案管理人员申请借阅档案。

8.档案归还

提供档案归还服务，用户需按照规定时间归还被借用的档案。

四、总结

在企业档案管理中，档案的分类起着无可替代的重要作用。企业应该根据档案的类型