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设计管理部会议管理制度

一、会议制度概述

设计管理部会议管理制度旨在明确会议的组织、召开、记录、跟踪和总结等各个环节，确保会议的高效、有序进行。通过建立一套完善的会议管理制度，可以优化工作流程，提高工作效率，促进部门内部的沟通与合作。本制度适用于设计管理部所有会议，包括但不限于部门例会、项目评审会、专题讨论会等。

二、会议组织与召开

1.会议安排：设计管理部主管负责制定会议计划，包括会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前发布会议通知。

2.参会人员：会议通知应明确参会人员的名单，包括部门内部人员、相关外部人员及必要时邀请的专家等。

3.会议准备：会前，主持人应收集相关资料，确保会议所需的文件、数据等准备齐全。

4.会议召开：会议应按照预定的时间和地点准时开始，主持人负责引导会议流程。

5.会议纪律：参会人员应遵守会议纪律，保持会场安静，手机静音，不得随意离场。

6.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括会议主题、发言要点、决议事项等。

7.会议总结：会议结束后，主持人应总结会议成果，对未决事项进行跟踪，确保问题得到有效解决。

8.会议跟踪：会议纪要应在会后及时分发至参会人员，并跟进决议事项的执行情况。

9.会议反馈：定期收集参会人员对会议的反馈意见，不断优化会议流程和管理制度。

10.会议存档：将会议记录、纪要和相关资料归档保存，以备后续查阅。

三、会议记录与纪要

1.记录要求：会议记录应真实、准确，详细记录会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、发言内容、决议事项等。

2.纪要编制：会议结束后，记录员应根据会议记录整理会议纪要，纪要应包含会议主题、参会人员、会议内容摘要、决议事项、行动项及负责人、截止日期等。

3.纪要审核：会议纪要完成后，由主持人或主管进行审核，确保纪要内容准确无误。

4.纪要分发：审核通过的会议纪要应及时分发给所有参会人员，确保信息传达到位。

5.纪要更新：如会议纪要中的决议事项有变更，应及时更新纪要内容，并再次分发。

6.纪要存档：会议纪要应按照时间顺序存档，便于日后查阅和追踪。

7.纪要反馈：鼓励参会人员对会议纪要提出反馈意见，以促进会议纪要的完善。

8.纪要使用：设计管理部内部人员应充分利用会议纪要，将其作为工作指导和决策依据。

9.纪要保密：会议纪要涉及公司机密或敏感信息时，应采取适当措施进行保密。

10.纪要培训：定期对记录员进行会议记录和纪要编制的培训，提高纪要质量。

四、决议事项与行动跟踪

1.行动项确认：会议纪要中列出的行动项，由主持人或指定负责人进行确认，明确责任人和完成期限。

2.行动项跟踪：责任人对行动项的执行情况进行跟踪，确保按时完成。

3.进度报告：责任人在规定时间内，向主持人或主管报告行动项的进展情况。

4.决策执行：对于会议纪要中的决策事项，相关部门应按照决议执行，并及时反馈执行结果。

5.异常处理：如行动项执行过程中遇到问题或异常，责任人应及时上报，并提出解决方案。

6.结果反馈：行动项完成后，责任人应向主持人或主管提交最终结果报告，包括实施效果、遇到的问题及解决方案等。

7.经验总结：对于完成的行动项，相关部门应进行经验总结，提炼成功经验和改进措施。

8.问题追踪：对于未完成的行动项，主持人或主管应定期追踪进度，必要时调整责任人或期限。

9.会议效果评估：定期对会议决议的执行效果进行评估，以改进会议质量和决策效率。

10.持续改进：根据会议决议执行的效果和反馈，不断优化会议管理流程和制度。

五、会议纪律与行为规范

1.准时出席：参会人员应提前规划时间，确保准时参加会议，不得无故迟到或缺席。

2.专注参与：会议期间，参会人员应保持专注，认真聆听发言，积极参与讨论。

3.尊重他人：在会议中，应尊重每位发言者的意见，避免打断他人发言，保持礼貌交流。

4.积极发言：鼓励参会人员积极表达观点，提出建议，但应避免冗长或无关紧要的讨论。

5.遵守议程：会议应按照既定议程进行，参会人员应遵守会议流程，不得随意更改议程。

6.遵守保密规定：会议中涉及的公司机密或敏感信息，参会人员应严格保密，不得泄露。

7.手机使用：会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，避免打扰会议。

8.互动交流：鼓励参会人员之间的互动交流，促进信息共享和意见碰撞。

9.会议记录责任：记录员应认真记录会议内容，确保记录的准确性和完整性。

10.反馈与改进：参会人员应就会议纪律和规范提出反馈，以便不断改进会议管理。

六、会议反馈与持续改进

1.反馈渠道：建立畅通的会议反馈渠道，包括线上问卷、面对面交流等方式，鼓励参会人员提出意见和建议。

2.反馈收集：定期收集会议反馈，包括会议组织、议程安排、会议流程、纪要质量等方面。