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办公设施及管理制度

公司办公设施管理制度

第一节办公设施管理

一、办公设施分类：

（一）办公设备。包括电脑、打印机、扫描仪、复印机、传真机、电话机、相机、服务器、软件等物品。

（二）办公家具。包括办公桌椅、文件柜、会客桌椅等物品。

二、办公设施采购：

（一）办公设施的采购，由办公室负责购买，其他相关部门协助。

（二）各使用部门如需添置办公设施需提出书面报告，报告中需特别说明购置的理由，经分管副总批准后报办公室，办公室根据公司整体需求提出相应意见，报行政副总裁审批，方可实施采购。

三、办公设施的管理：

（一）办公设施编号

1、办公设施实行编号管理，由办公室在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。

2、编号办法：编号形式为：公司英文标识+分类符号+数字代码。

（1）办公设备编号（hg-sb-xxx；包括。电脑，打印机，扫描仪，复印机，传真机等物品）。

（2）办公家具编号（hg-jj-xxx；包括。办公桌椅，会议台，洽谈台，文件柜等物品）。

（二）办公设施的标牌：

为即时贴，办公室在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。

办公设施的使用权属各部门使用人，各部门负责人对办公设施的可使用性负完全责任。

四、办公设施的异动管理：

（一）办公设施的出租、出借、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经分管副总批准，办公室根据公司整体情况提出相应意见，报行政副总裁审批，方可办理相关手续。

（二）办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，报经办公室审核同意后，办理移交手续。

（三）按规定程序发生的办公设施异动，办公室应在手续完成后的当天作相应的登记，办公室应在三天内将情况上报财务部作相应的账务处理。

五、办公设施的维修：

由使用部门提出书面维修申请，办公室根据设施的综合价值提出维修意见，500元以下的维修费用，办公室直接送至维修处维修，500元以上的维修费用报副总裁批准。

六、办公设施的原始发票复印件、保修卡、说明书等由办公室妥善保管。

七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。

八、办公室会同财务部门每年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细账相符、明细账与总账相符，对于不符的，应查明原因，并在次月15日前，将办公设施清理情况报告公司领导，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。

第二节电脑管理

一、日常管理

（一）公司办公电脑的安装、调试、维护、保养由公司企划部指定专人负责。

（二）公司电脑由各使用人负责保管。

二、使用需求申请

（一）硬件需求由使用人所在部门提出书面申请，分管副总裁批准，办公室审核，报行政副总裁批准后方可购置。

（二）软件需求由使用人根据工作、业务需要提出书面申请，分管副总裁批准，办公室审核，报行政副总裁批准后方可购置。

三、注意事项

（一）公司电脑原则上专人专用（未配备电脑人员，不是使用他人电脑），使用人应妥善设置和保管好开机、屏保密码，不得将密码泄露他人。

（二）不得在办公电脑上玩游戏，无特殊需要上下班必须将电脑关闭。

（三）不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。

（四）电脑内存储的涉及公司信息的资料均需公司财产，员工必须保证资料的完整性，严禁随意删除。

四、其他

公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式

报公司领导，视原因酌情处理。

第三节复印机、打印机管理

一、日常使用管理

（一）复印机由办公室负责管理。

（二）复印机统一由办公室指定人员负责操作、保管，其他人员无故不得进入文印室自行操作复印机。

（三）各部门需复印的文件资料必须经登记、签名，登记表内载明使用部门、内容、数量等主要内容。文员有权阻止非公司资料的复印。

（四）各部门文字资料打印连接前台打印机，图纸或特殊规格打印连接文印室打印机，打印资料同样需要登记，签字后方可拿取。

（五）其他各部门内部打印机由各使用人自觉做好管理工作，禁止打印私人文件。

二、注意事项：

（一）文员应严格遵守保密制度，不得将文件材料的内容向外泄露。废纸应及时收集、销毁。

（二）文员要定期检查、保养设备。出现故障要及时通知维修，保证设备处于良好状态。

（三）保持