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大学会议室使用管理制度

一、制度概述

本制度旨在规范大学会议室的使用管理，提高会议室的使用效率，确保各类会议的顺利进行。通过建立健全的会议室使用管理制度，保障教学、科研、行政等各项工作的高效开展。

二、会议室使用原则

1.公平公正：会议室的使用遵循先申请、先安排的原则，确保资源分配的公平性。

2.高效利用：合理规划会议室使用时间，避免闲置，提高会议室使用效率。

3.优先保障：对教学、科研等核心工作优先安排使用，确保教学科研活动的正常进行。

4.保密原则：会议室使用过程中，严格遵守保密规定，确保会议内容的安全性。

5.节约原则：合理使用会议室资源，节约能源，减少浪费。

6.维护责任：使用完毕后，使用者需对会议室进行清洁整理，保持会议室的整洁与卫生。

三、会议室申请流程

1.申请前准备：使用者需提前了解会议室的使用规则和预约流程，确保申请的顺利进行。

2.申请方式：通过线上预约系统或书面形式向会议室管理部门提出申请。

3.申请内容：包括会议主题、参会人数、预计开始时间和结束时间、使用部门及负责人信息等。

4.审批流程：管理部门对申请进行审核，确保会议室使用符合相关规定。

5.预约确认：申请通过后，使用者需在规定时间内完成会议室预订。

6.变更通知：如需变更会议时间或取消预订，使用者应及时通知管理部门。

7.预约记录：管理部门对会议室使用情况进行记录，以便于后续管理和查询。

8.使用凭证：使用者需在会议开始前领取会议室使用凭证，以便于签到和监控。

9.预约解除：会议结束后，使用者需在规定时间内解除预约，释放会议室资源。

10.反馈意见：使用者可对会议室使用情况进行反馈，以便于管理部门持续改进。

四、会议室使用规范

1.使用时间：会议室使用时间应严格按照预约时间进行，不得擅自提前或推迟。

2.使用人数：会议室的使用人数应控制在预约人数范围内，如需增加人数，需提前申请调整。

3.设备使用：使用者应正确使用会议室内的设备和设施，爱护公物，不得随意损坏。

4.环境保持：保持会议室整洁，不得在室内吸烟、乱扔垃圾，使用完毕后需清理桌面和地面。

5.噪音控制：会议期间应保持室内安静，避免影响其他使用者，不得进行喧哗或播放高分贝音乐。

6.网络使用：合理使用会议室内的网络资源，不得进行非法下载或传播违禁信息。

7.安全规定：遵守消防安全规定，不得私拉乱接电源，确保会议安全。

8.食物饮料：未经允许，不得在会议室进食或饮用含酒精的饮料。

9.会议室维护：发现会议室设施损坏或异常，应及时通知管理部门进行维修。

10.违规处理：违反本规范的使用者，将根据情节轻重，进行警告、罚款或取消使用资格等处理。

五、会议室预约系统管理

1.系统搭建：建立功能完善的会议室预约系统，确保用户能够方便快捷地进行预约。

2.用户注册：使用者需在预约系统进行注册，填写相关信息，并通过审核后方可使用系统。

3.预约规则：系统内明确显示会议室的预约规则，包括预约时间、人数限制等。

4.预约操作：使用者可通过系统查看会议室空闲情况，进行在线预约，系统自动记录预约信息。

5.预约查询：使用者可随时登录系统查询自己的预约记录，了解会议室使用情况。

6.预约变更：如需调整预约时间或取消预订，使用者可在系统中进行操作，并通知管理部门。

7.预约提醒：系统可设置提醒功能，在会议临近时向使用者发送提醒信息。

8.数据统计：管理部门定期对预约数据进行统计和分析，优化会议室资源配置。

9.系统维护：定期对预约系统进行检查和维护，确保系统稳定运行。

10.用户反馈：鼓励使用者对预约系统提出意见和建议，以便于持续改进和完善系统功能。

六、会议室维护与保养

1.定期检查：管理部门应定期对会议室内的设施进行检查，包括音响、投影仪、空调等设备。

2.清洁保养：保持会议室的清洁，定期进行清扫、擦拭，确保室内环境整洁。

3.设备维护：对会议室内的设备进行定期维护，及时更换损坏的零件，保证设备正常运行。

4.安全检查：定期进行消防安全检查，确保消防设施完好，疏散通道畅通。

5.灯光控制：维护会议室内的灯光系统，确保光线充足且节能。

6.空调管理：合理使用空调，避免过度消耗能源，同时确保室内温度适宜。

7.装饰维护：对会议室的装饰进行定期检查，发现损坏及时修复，保持室内美观。

8.遵守规定：在使用过程中，使用者需遵守相关操作规范，避免不当操作导致设施损坏。

9.紧急情况处理：制定应急预案，应对突发事件，如设备故障、火灾等。

10.使用记录：记录会议室的使用情况和维护保养情况，作为后续管理和改进的依据。

七、违规使用处理办法

1.超时使用：如使用者超时使用会议室，管理部门将根据规定收取超时费用。

2.额外人数：若实际参会人