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贸易公司视频会议系统使用管理细则

一、总则

1.目的

为规范公司视频会议系统的使用与管理，提高会议效率，确保信息传递的及时、准确与顺畅，结合公司的企业文化“诚信、创新、共赢”以及经营理念“以客户为中心，以市场为导向，追求卓越运营效益”，特制定本细则。

2.适用范围

本细则适用于贸易公司全体员工及因业务需要参与公司视频会议的客户。

3.原则

遵循扁平化管理原则，减少层级限制，确保各级人员都能高效地使用视频会议系统进行沟通与协作。同时，注重会议的实际运营效益，避免资源浪费，提高会议质量和效率。

二、组织架构与职责划分

1.信息技术部门

-负责视频会议系统的选型、采购、安装、调试和日常维护工作，确保系统的稳定运行。

-制定视频会议系统的技术标准和规范，对员工进行系统操作培训。

-及时处理系统故障，对系统进行升级和优化，以满足公司不断发展的业务需求。

2.行政部门

-负责视频会议的预约、安排和协调工作，确保会议时间不冲突。

-制定视频会议的通用管理制度和流程，监督会议纪律的执行情况。

-对会议资料进行整理和归档，根据需要提供会议记录。

3.各业务部门

-负责本部门视频会议的发起和组织，明确会议目的、议程和参会人员。

-按照规定的流程和要求使用视频会议系统，提前准备好相关资料，确保会议顺利进行。

-配合信息技术部门和行政部门做好系统使用和管理工作。

三、管理流程

1.会议预约

-发起部门提前至少[X]小时通过公司内部办公系统提交视频会议预约申请，填写会议主题、时间、参会人员范围、预计时长等信息。

-行政部门在接到申请后[X]小时内进行审核，如无冲突则批准预约；如有时间冲突，及时与发起部门沟通协调。

2.会前准备

-发起部门应在会议开始前[X]分钟登录视频会议系统，进行设备调试和测试，确保图像、声音清晰。

-参会人员提前[X]分钟进入会议，检查自身设备是否正常，准备好会议所需资料。

-信息技术部门在会议开始前[X]分钟对系统进行巡检，确保系统稳定运行。

3.会议进行

-主持人负责把控会议节奏，按照议程推进会议，确保会议讨论围绕主题进行。

-参会人员应保持良好的会议形象，着装整洁，坐姿端正，避免出现与会议无关的行为。

-发言时应简洁明了，重点突出，尊重他人发言，避免打断他人。

-如有演示需求，演示人员应提前准备好演示文稿，确保演示过程顺畅。

4.会议结束

-主持人总结会议内容，明确下一步工作任务和责任人，宣布会议结束。

-参会人员在会议结束后及时退出会议系统。

-发起部门负责整理会议记录，在会议结束后[X]小时内将会议记录发送给参会人员，并抄送至行政部门。

四、权利与义务

1.员工权利

-有权按照规定使用视频会议系统进行工作沟通和协作，获取与工作相关的信息。

-有权对视频会议系统的使用和管理提出建议和意见。

-在会议中享有平等的发言权利，不受层级限制，充分体现扁平化管理理念。

2.员工义务

-遵守视频会议系统的使用规定和会议纪律，按时参加会议，不得无故缺席。

-保护会议中涉及的公司机密信息，不得泄露给外部人员。

-配合信息技术部门和行政部门做好系统的维护和管理工作，如发现问题及时报告。

3.客户权利

-有权在符合公司规定的情况下，参与公司组织的视频会议，了解相关业务信息。

-有权对会议的安排和组织提出合理的建议和要求。

4.客户义务

-遵守公司视频会议的相关规定，不得干扰会议的正常进行。

-不得利用会议获取的信息从事损害公司利益的活动。

五、监督与奖惩机制

1.监督

-行政部门和信息技术部门联合对视频会议系统的使用情况进行监督，包括会议预约执行情况、会议纪律遵守情况、系统运行状况等。

-设立监督邮箱和电话，接受员工和客户的投诉和举报，对违规行为进行调查核实。

2.奖励

-对于在视频会议组织和参与过程中表现优秀的部门或个人，如会议组织高效、发言内容精彩、提出创新性建议等，给予一定的物质奖励或精神表彰。

-在绩效考核中，对积极利用视频会议系统提高工作效率和质量的员工给予适当加分。

3.惩罚

-对于违反会议纪律的行为，如迟到、早退、无故缺席、在会议中从事与会议无关的活动等，视情节轻重给予警告、罚款等处罚，并在绩效考核中扣分。

-对于泄露会议机密信息的行为，按照公司保密制度进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。

-因使用不当导致视频会