培训机构高管出差行程备案与追踪制度.doc

培训机构高管出差行程备案与追踪制度

一、总则

1.目的：为加强本培训机构内部管理，确保高管出差期间工作的连续性和高效性，及时掌握高管出差动态，合理安排工作资源，同时保障出差安全，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于本培训机构所有高管人员，包括但不限于校长、副校长、各部门总监等。

3.指导原则：本制度遵循培训机构的企业文化和经营理念，秉持扁平化管理原则，旨在提高运营效益，在确保工作顺利开展的同时，体现对员工的人文关怀。通过明确的备案与追踪流程，保障信息的及时传递与共享，促进各层级之间的高效协作。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

-负责制定和完善高管出差行程备案与追踪制度，并监督制度的执行情况。

-接收高管提交的出差行程备案信息，进行整理、归档，并及时向相关部门和人员通报。

-定期对高管出差行程进行追踪，及时反馈行程变动情况，协调解决出差过程中出现的行政事务问题。

2.财务部门

-审核高管出差费用报销申请，确保费用支出符合财务规定和预算安排。

-根据出差行程和相关标准，提前做好差旅费的预算和资金准备工作。

3.高管本人

-按照制度要求，提前提交详细准确的出差行程备案信息，包括出差目的、时间、地点、行程安排等。

-在出差期间，保持通讯畅通，及时向行政部门反馈行程变动情况，配合行政部门的追踪工作。

三、管理流程

1.出差行程备案

-提前申请：高管计划出差时，应至少提前[X]个工作日填写《高管出差行程备案表》，内容涵盖出差目的、出发时间、返回时间、出差地点、具体行程安排、预计联系人及联系方式等信息。

-审批流程：《高管出差行程备案表》需经上级领导（如有）审批通过。在扁平化管理模式下，若不存在明确上级领导审批环节，则由行政部门负责人审核备案信息的完整性和合理性。

-提交备案：审批通过后，高管应将《高管出差行程备案表》提交至行政部门。行政部门在收到备案表后，进行编号、登记，并将备案信息及时通知相关部门，如涉及工作交接的部门等。

2.行程追踪

-定期沟通：行政部门在高管出差期间，应至少每周与高管进行一次沟通，了解出差进展情况。沟通方式可采用电话、即时通讯工具等，记录沟通内容并形成追踪记录。

-行程变动：若高管出差行程发生变动，如变更出差地点、延长或缩短出差时间等，应及时填写《高管出差行程变动表》，说明变动原因和新的行程安排，并提交给行政部门。行政部门在收到变动表后，及时更新备案信息，并通知相关部门。

-特殊情况处理：若高管在出差期间遇到紧急情况或突发事件，无法及时按流程汇报行程变动，应第一时间通过电话等方式告知行政部门。行政部门在了解情况后，启动应急处理机制，协调相关资源，保障出差工作的顺利进行和高管的安全。

四、权利与义务

1.高管权利

-有权根据工作需要合理安排出差行程，并按照制度规定提交备案信息。

-在出差期间，有权要求行政部门和其他相关部门提供必要的支持和协助，以保障出差工作的顺利开展。

-对于不合理的行程追踪要求，有权向行政部门提出异议，并要求合理解决。

2.高管义务

-严格遵守本制度，按时、准确提交出差行程备案信息和行程变动信息。

-在出差期间，保持与行政部门和相关工作对接人的沟通，及时反馈工作进展和问题。

-配合行政部门和财务部门的工作，按照规定流程进行费用报销等相关事宜。

3.行政部门权利与义务

-权利：有权要求高管按照制度规定提交备案信息和行程变动信息，对不遵守制度的行为进行督促整改。

-义务：及时、准确地接收、整理、归档高管出差行程备案信息，按照规定进行行程追踪，为高管出差提供必要的行政支持和服务。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-行政部门负责对高管出差行程备案与追踪制度的执行情况进行日常监督，定期检查备案信息的完整性和准确性，以及行程追踪记录的真实性。

-设立举报渠道，鼓励员工对高管违反出差行程备案与追踪制度的行为进行监督举报。对于举报信息，行政部门应及时进行核实处理。

2.奖励机制

-对于严格遵守出差行程备案与追踪制度，积极配合行政部门工作，为出差工作的顺利开展和机构运营效益提升做出突出贡献的高管，给予一定的奖励，如绩效加分、荣誉证书、物质奖励等。

-对在行程追踪过程中，提出合理化建议并被采纳，有效提高工作效率和管理水平的行政部门工作人员，给予相应的奖励。

3.惩罚机制

-对于未按照制度要求按时提交出差行程备案信息或行程变动信息的高管，视情节轻重给予警告、绩效扣分等处罚。因未及时备案导致工作延误或产生其他不