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视屏会议室管理制度

一、会议室使用申请与审批

1.1视频会议室使用申请流程：申请者需提前三天向行政部门提交书面申请，包括会议主题、参会人员、会议时间、预计时长等详细信息。

1.2申请内容需明确：申请书中应详细描述会议目的、参会人员名单、所需设备支持等。

1.3审批权限与时效：行政部门应在收到申请后24小时内完成审批，特殊情况下可延长至48小时。

1.4审批结果通知：审批结果将以书面形式通知申请者，如有异议可向行政部门提出复议。

1.5申请者需遵守审批结果，如需调整会议时间或参会人员，应重新提交申请。

二、会议室设备使用规范

2.1设备操作培训：所有使用视频会议室的人员需接受相关部门的设备操作培训，确保能够正确使用会议室内的视频、音频和多媒体设备。

2.2设备使用前的检查：每次会议前，使用人员需对会议室内的设备进行自检，确保设备运行正常，如有问题及时通知技术人员。

2.3设备操作流程：使用人员应按照操作手册或培训内容规范操作设备，避免因操作不当导致设备损坏或故障。

2.4设备使用记录：使用人员需在会议结束后填写设备使用记录表，详细记录设备使用情况，包括设备状态、使用时长等。

2.5设备维护保养：定期对会议室设备进行清洁和维护，确保设备的正常运行和延长使用寿命。

2.6设备故障处理：设备出现故障时，使用人员应立即停止使用并报告给技术支持部门，由专业人员负责维修。

2.7设备安全使用：使用人员需遵守设备安全操作规程，防止设备操作过程中发生意外伤害。

三、会议记录与资料管理

3.1会议记录要求：每次会议结束后，由指定记录员负责整理会议记录，包括会议主题、参会人员、会议议程、发言要点和决议内容。

3.2记录格式规范：会议记录应采用统一的格式，确保信息清晰、完整，便于查阅和归档。

3.3资料归档：会议记录和相关资料应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的长期保存和安全性。

3.4资料查阅权限：归档的会议资料查阅权限根据公司内部规定执行，一般限于参会人员和相关部门。

3.5资料更新与维护：定期对归档的会议资料进行更新和维护，确保资料的准确性和时效性。

3.6资料保密要求：涉及公司机密的会议资料需严格遵守保密规定，未经授权不得泄露给外部人员。

3.7资料借阅流程：如有部门或个人需要借阅会议资料，需填写借阅申请，经审批后方可借阅，并在规定时间内归还。

3.8资料销毁程序：对于不再需要保留的会议资料，应按照公司规定的销毁程序进行销毁，确保信息安全。

四、会议室环境与秩序维护

4.1环境清洁与维护：确保会议室内部清洁，使用后及时清理垃圾，定期进行深度清洁，保持会议室整洁。

4.2温度与湿度控制：根据会议需求调整会议室的温度和湿度，确保会议期间舒适的环境。

4.3噪音控制：会议期间保持会议室安静，禁止大声喧哗，使用手机时应调至静音或振动状态。

4.4设备摆放规范：会议设备摆放需符合操作规范，避免阻挡通道或影响他人使用。

4.5灯光与投影调整：根据会议内容调整会议室灯光和投影设备，确保画面清晰，光线适宜。

4.6紧急疏散预案：制定并定期演练紧急疏散预案，确保在火灾等紧急情况下人员能够迅速、有序地疏散。

4.7安全设施检查：定期检查会议室内的安全设施，如消防器材、疏散指示标志等，确保其完好有效。

4.8禁止吸烟与饮食：会议室内部禁止吸烟和饮食，保持会议室空气清新，设备不受损害。

4.9维修与报修流程：设备出现故障时，使用人员应立即报告行政部门，行政部门负责联系维修人员进行维修。

4.10会议室使用反馈：鼓励使用人员对会议室的使用情况提出反馈意见，以便持续改进会议室的管理和服务质量。

五、会议纪律与行为规范

5.1准时出席：参会人员应按照会议通知的时间准时到达会议室，不得无故迟到或缺席。

5.2会议秩序：会议期间保持秩序，不得随意进出会议室，如需离开，应征得会议主持人的同意。

5.3遵守会议议程：会议按照既定议程进行，参会人员应尊重议程安排，不得随意插话或打断他人发言。

5.4积极参与：鼓励参会人员积极参与讨论，提出建设性意见，但应保持讨论的礼貌和尊重。

5.5手机使用规范：会议期间手机应调至静音或振动状态，不得在会议中接听电话或发送短信。

5.6禁止私下交流：会议期间禁止参会人员之间进行私下交流，以免影响会议的正常进行。

5.7会议记录与拍照：未经允许，不得在会议中拍照或录音，如需记录，应征得会议主持人的同意。

5.8保密原则：会议内容涉及公司机密或敏感信息的，参会人员需遵守保密原则，不得泄露给无关人员。

5.9会议结束后的跟进：会议结束后，参会人员应根据会议决议及时跟进相关工作，确保会议目标的实现。

5.10责任追究：对于违反会议纪律的行为，将根据公司相关规定进行责任追究