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公司会议室管理制度(4)

一、会议室使用预约

1.预约流程：员工需通过公司内部预约系统进行会议室预约，填写会议主题、参会人员、预计开始时间和结束时间等信息。

2.预约权限：部门负责人有权批准或拒绝本部门员工的会议室预约申请，对于跨部门会议，需经双方部门负责人共同批准。

3.预约变更：如需变更会议室使用时间，需提前至少一天通过预约系统提交变更申请，经批准后方可生效。

4.预约取消：如需取消会议室预约，需提前至少一天通过预约系统提交取消申请，并注明取消原因。

5.预约查询：员工可随时通过预约系统查询会议室使用情况，了解会议室空闲时间段。

6.预约记录：公司定期统计会议室使用情况，包括使用次数、时长等，为优化会议室管理提供数据支持。

7.预约通知：预约成功后，系统将自动向参会人员发送会议通知，包括会议主题、时间、地点等信息。

8.预约提醒：系统将在会议开始前一小时向参会人员发送提醒通知，确保会议按时开始。

9.预约权限管理：公司定期对各部门负责人进行预约权限管理培训，提高预约管理效率。

10.预约违规处理：对于未按时取消或变更预约、擅自占用会议室等违规行为，公司将进行严肃处理。

二、会议室使用规范

1.进入会议室时，请携带个人随身物品，确保会议资料和设备安全。

2.开会前，请提前5分钟进入会议室，检查会议室设备是否正常，如投影仪、音响、白板等。

3.会议室内的资料和物品应保持整洁，使用完毕后归还原位。

4.确保会议室内的照明和空调设备在合理范围内使用，避免浪费。

5.会议期间，请保持手机静音或调至振动模式，以免干扰他人。

6.会议期间，如需离开会议室，请轻声告知其他参会人员，并尽量缩短离开时间。

7.请勿在会议室进食或饮用刺激性饮料，保持会议室卫生。

8.会议室内的公共设施（如打印机、饮水机等）请爱护使用，不得损坏。

9.会议室内的个人资料和公司机密文件，未经授权不得外传或复制。

10.会议结束后，请关闭会议室内的灯光和空调，清理会议室，确保无遗留物品。

三、会议室设备维护与管理

1.会议室内的设备，如投影仪、音响系统、白板等，应由专门的技术人员负责维护和保养。

2.每月进行一次全面设备检查，确保所有设备处于良好工作状态。

3.发现设备故障或损坏时，应立即报告给行政部门，并由专业人员安排维修或更换。

4.日常使用中，参会人员应避免不当操作，以免造成设备损坏。

5.设备使用说明和操作手册应放置在设备附近，方便使用者查阅。

6.会议室内的网络连接应保持稳定，如有问题，应及时通知网络管理员进行排查和修复。

7.对于会议室的电子白板等互动设备，应定期更新软件，以保证其功能正常。

8.设备的清洁工作应由专人负责，保持设备表面干净，避免灰尘和污渍影响使用。

9.对于易耗品，如投影仪的灯泡、打印机的墨盒等，应定期检查并补充，确保会议顺利进行。

10.对设备的使用情况进行记录，包括故障维修记录、耗材更换记录等，以备后续管理和分析。

四、会议室清洁与卫生

1.会议室应每日清洁，包括擦拭桌椅、清理地面、清洁白板和投影仪表面。

2.定期对会议室进行深度清洁，包括清洁地毯、窗帘、灯具等不易触及的部位。

3.会议室内不得存放食物残渣，使用完毕后应立即清理垃圾，保持会议室干净。

4.会议室内禁止吸烟，如有烟蒂，应立即捡起并丢弃到指定的烟蒂收集容器中。

5.使用消毒剂定期对会议室的公共接触面进行消毒，如门把手、开关、桌面等。

6.会议室内的纸巾盒、垃圾桶等应保持充足，并及时更换满溢的垃圾袋。

7.对于会议室内的植物和绿植，应定期浇水，保持其生机勃勃，同时清理枯叶和杂草。

8.会议室内如有异味，应查找原因并立即处理，如使用空气清新剂或调整通风。

9.会议结束后，如发现异常情况，如漏水、电路故障等，应立即报告给行政部门。

10.对会议室的清洁工作制定详细的卫生标准，并定期对清洁人员进行培训，确保清洁质量。

五、会议室使用记录与评估

1.每次会议结束后，由会议组织者负责填写会议室使用记录表，包括会议主题、参会人员、实际使用时间等信息。

2.记录表需详细记录会议室的实际使用情况，包括设备使用情况、会议室清洁状况等。

3.行政部门定期收集并整理会议室使用记录，建立会议室使用档案。

4.对会议室的使用频率、使用时长、设备使用情况等数据进行统计分析，评估会议室的利用率。

5.根据统计分析结果，对会议室的布局和设备配置进行调整，以提高会议室的使用效率。

6.对会议室使用过程中出现的问题和改进建议进行记录，作为后续改进的依据。

7.定期对会议室的维护和清洁工作进行评估，确保会议室的环境和设备符合使用标准。

8.对于违反会议室使用规定的行为，如未按时取消预约、擅自占用会议室等，应进行记录