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记录控制程序
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编制日期:
审核:日期:
批准:日期:
1.目的
对公司HSPM管理体系有关的记录进行控制，为评价HSPM体系有效运行提供客观依据。
2.适用范围
适用于HSPM体系有关的记录。
3.定义
无
4.职责
4.1.体系组：主导公司管理体系记录的管控工作。
4.2.各部门：负责收集、整理、保存、销毁本部门的记录。
4.3.各部门管理人员：负责核准本部门制作的记录及会签相关部门的记录。
5.工作内容
5.1.HSPM体系运行中应使用HSF《记录清单》中规定的最新版本表格。
5.2.HSF记录要及时、真实的填写，内容完整，字迹清晰，不得随意涂改。如因某种原因需要更改任何文字时，更改后必须在更改内容旁边签署姓名和日期，必要时记录审核人应审核更改的内容并签名。
5.3.HSF记录中不需要填写的项目，应在相应栏目内用“/”划掉。
5.4.HSF记录的收集、整理、标识、编目、检索、保存。
5.4.1.每月7号前各部门应对上月记录进行收集、整理，并按记录的名称、编号、性质、记录的时间等分类标识、编目、装订成册归档保存，对超过3个月的HSF管理体系记录集中存放。
5.4.2.当因需要而查询、复制其它部门保存的记录时，必须经记录的审核人同意，查询后应放回原处。
5.4.3.记录应存放于通风、干燥的地方。如用电子媒体形式保存的记录，更应注意各种维护措施，如病毒防护等。
5.4.4.体系组应按《文件控制程序》的要求编制《记录清单》，确定记录的名称、编号、所属文件、归口部门、保存期限等。
5.5.HSF记录的销毁。
5.5.1.部门HSF记录管理人员至少三个月清查一次是否有过期HSF记录，包括电子档清查。
5.5.2.超过保存期限的HSF记录或各部门认为已经失效的HSF记录，HSF记录管理人员应填写《文件/记录销毁登记表》，报最高管理者批准后报废处理。报废处理方式有粉碎或烧毁。
5.5.3.如客户或相关方规定了相关记录保存期限的，则按客户或相关方要求制定保存期限，如没有规定，则按本公司《记录清单》中的保存期限进行存档，至少10年。
6.相关文件
6.1.《文件控制程序》
7.相关表单
7.1.《记录清单》
7.2.《文件/记录销毁登记表》
8.流程图
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