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村民会议室管理制度

一、会议概述

村民会议室是村民集体讨论、决策的重要场所，为确保会议的有序进行，提高会议效率，特制定本管理制度。本制度适用于本村所有村民会议，包括村民大会、村民代表会议等。通过规范会议流程，提高村民参与度，促进村民自治，共同推动村庄发展。

二、会议室使用申请

村民如需使用会议室，应提前向村委会提出申请。申请内容包括会议主题、参会人数、预计会议时间等。村委会将根据会议室的使用情况和申请人的需求，合理安排会议室的使用时间。申请流程如下：

1.提前至少3天向村委会提交书面申请。

2.填写《会议室使用申请表》，详细说明会议目的、参会人员、所需设备等信息。

3.村委会在收到申请后，将进行审核，并在1个工作日内给予回复。

4.如申请获得批准，申请人需按时缴纳会议室使用费用（如有）。

5.使用会议室时，应遵守相关规定，保持会议室整洁，爱护公物。

6.会议结束后，使用人需及时清理会场，关闭所有电器设备，并将会议室恢复原状。

三、会议纪律与秩序

为确保会议的顺利进行，所有参会人员需遵守以下纪律与秩序：

1.会议开始前15分钟，参会人员应到达会议室，按指定座位就坐。

2.会议期间，手机需调至静音或振动状态，不得在会议室内接打电话或处理私人事务。

3.会议期间，未经允许不得随意进出会议室，如有紧急情况需离开，应向主持人请假。

4.主持人宣布会议开始后，全体参会人员应保持安静，不得交头接耳或私下议论。

5.发言时，应先举手示意，经主持人同意后方可发言，发言内容应围绕会议主题。

6.严格遵循会议议程，不得随意更改会议内容或延长会议时间。

7.对会议议题有不同意见者，可在会议期间提出，但应保持尊重和理性，避免争吵。

8.会议结束后，参会人员应有序离开会议室，不得占用公共设施。

9.主持人负责维持会议秩序，对违反会议纪律的行为有权予以制止。

10.对严重违反会议纪律的行为，将根据相关规定进行处理。

四、会议记录与存档

1.每次会议结束后，指定专人负责整理会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点等。

2.会议记录应准确无误，字迹清晰，并由记录人和主持人共同签字确认。

3.会议记录应于会议结束后2个工作日内完成，并提交给村委会存档。

4.村委会设立专门的会议档案柜，对会议记录进行分类存档，确保档案的完整性和安全性。

5.会议记录的存档期限为5年，期间如需查阅，可向村委会提出申请，经批准后方可查阅。

6.会议记录的电子版也应同步制作，并存放在村委会的电子文档系统中，方便查询和备份。

7.对于重大决策或重要议题的会议记录，应制作成正式文件，并在村委会公告栏进行公示。

8.村委会负责定期对会议记录进行整理和归档，确保会议记录的连续性和完整性。

9.会议记录作为村庄决策的重要依据，任何单位和个人不得篡改、毁损或泄露。

10.对违反会议记录管理规定的行为，将按照相关规定追究责任。

五、会议费用与报销

1.会议室使用费用根据实际情况按标准收取，具体收费标准由村委会制定。

2.申请人需在会议前缴纳会议室使用费用，未缴纳费用的会议申请不予批准。

3.会议期间产生的其他费用，如茶水费、印刷费等，由申请人承担。

4.会议费用报销流程如下：

a.会议结束后，申请人需填写《会议室费用报销单》，附上相关费用票据。

b.报销单需经主持人、申请人签字确认后提交给村委会。

c.村委会对报销单及费用票据进行审核，审核通过后予以报销。

5.报销金额应以实际发生费用为限，严禁虚报冒领。

6.会议费用报销应在会议结束后30日内完成，逾期未报销的，申请人需说明原因。

7.村委会设立专门账户用于会议费用管理，确保资金使用的透明度和规范性。

8.对会议费用报销过程中的违规行为，将依法依规进行处理。

9.会议费用报销情况应定期向村民公布，接受村民监督。

10.村委会负责对会议费用进行年度总结，分析费用使用情况，为今后会议费用管理提供参考。

六、会议设备与设施维护

1.村民会议室内的设备与设施，如音响、投影仪、桌椅等，由村委会负责管理和维护。

2.所有设备的使用者应爱护公共财产，不得随意损坏或擅自更改设备设置。

3.使用会议室时，如发现设备故障，应立即停止使用，并告知村委会工作人员。

4.村委会定期对会议室设备进行检修和保养，确保其正常运行。

5.对于损坏的设备，需及时进行维修或更换，维修费用由造成损坏的责任人承担。

6.会议室内不得放置任何可能影响设备正常运行或造成安全隐患的物品。

7.会议室内的电子设备，如电脑、投影仪等，需定期更新软件，确保系统安全稳定。

8.会议室外的公共设施，如照明、空调等，使用后应及时关闭，节约能源。

9.村委会对会议室设备的使用情况进行定期检查，发现