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华为会议室预订管理制度

一、制度概述

华为会议室预订管理制度旨在规范华为内部会议室的使用，确保会议室资源的合理分配和高效利用，提高会议效率。该制度涵盖了会议室预订流程、预订规则、使用规范以及违规处理等方面，旨在为员工提供便捷、高效的会议室预订体验。

二、预订流程

1.预订方式：员工可通过企业内部预订系统或联系会议室管理员进行预订。

2.预订时间：会议室预订需提前至少一天进行，特殊情况可提前两天。

3.预订信息：预订时需提供会议主题、参会人数、预计开始时间和结束时间、预订人姓名及联系方式。

4.预订确认：管理员在收到预订请求后，将进行审核，并在一个工作日内给予回复。

5.预订变更：如需变更预订信息，预订人需提前至少半天通知管理员。

6.预订取消：如需取消预订，预订人需提前至少半天通知管理员，未按时取消将计入个人预订记录。

7.预订优先级：预订顺序按照预订时间先后进行，紧急会议可优先安排。

8.预订查询：员工可通过预订系统查询会议室使用情况，了解会议室预订状态。

三、预订规则

1.会议室使用时间：一般会议室使用时间为工作日的上午9点至下午6点，特殊情况可协商调整。

2.会议室使用频率：同一部门或个人每月使用会议室的次数不得超过5次，特殊情况需经部门主管批准。

3.参会人数限制：会议室预订时需准确填写参会人数，实际参会人数不得超过会议室容纳人数。

4.预订时长：单次预订时长不得超过2小时，连续预订不得超过4小时，如需更长时间，需重新预订。

5.预订优先级：公司高层领导及重要会议享有优先预订权，其他预订按时间顺序进行。

6.预订变更和取消：预订变更或取消需在预订时间前至少半天通知管理员，未按时通知可能导致责任追究。

7.预订信息保密：预订人应对预订信息保密，不得泄露给无关人员。

8.会议室使用规范：预订人需遵守会议室使用规范，保持会议室整洁，不得擅自改变会议室设施。

9.违规处理：违反预订规则者，将根据情节轻重给予警告、罚款或取消预订资格等处理。

四、使用规范

1.会议室使用前，预订人需检查会议室设施是否完好，如有问题应及时通知管理员。

2.会议室内部保持整洁，不得随意摆放私人物品，使用完毕后需恢复原状。

3.使用会议室时，遵守音响设备使用规定，不得大声播放音乐或视频，以免影响他人。

4.会议室内禁止吸烟、饮食，保持空气清新，不得在室内产生异味。

5.会议室内的电子设备，如投影仪、白板等，使用前需检查并确保其正常工作。

6.会议期间，预订人需确保会议室门关闭，维护会议的私密性和秩序。

7.如有需要，预订人可使用会议室内的公共设施，但需确保设施在会议结束后恢复原状。

8.会议结束后，预订人需清理会议室垃圾，关闭所有灯光和电器，确保安全。

9.如发现会议室设施损坏，预订人应及时报告给管理员，由管理员负责维修或更换。

10.遵守公司关于会议室使用的其他相关规定，共同维护良好的办公环境。

五、违规处理

1.未经批准擅自占用会议室或使用会议室时间超过预订时间，每次将记录一次违规，并视情况给予口头警告。

2.预订时提供虚假信息，如参会人数、会议时长等，一经发现，将取消预订资格，并给予书面警告。

3.预订后未按时取消或变更预订，导致他人无法使用会议室，每次将记录一次违规，并可能面临罚款。

4.在会议室吸烟、饮食或造成设施损坏，需承担相应的维修费用，并记录违规次数。

5.频繁违反预订规则，如连续三次以上违规，将取消一定期限的预订资格，并可能面临更严重的处罚。

6.对于严重违规行为，如恶意破坏会议室设施或影响他人工作，将根据公司规章制度进行严肃处理，包括但不限于罚款、警告直至解雇。

7.违规处理结果将记录在员工个人档案中，作为绩效考核和晋升的参考依据。

8.受到违规处理的员工有权申请复核，复核结果将根据实际情况进行调整。

9.管理员在处理违规事件时，应保持公正、公平，确保处理决定的合理性和透明度。

10.公司将定期对会议室使用情况进行检查，以确保制度的执行和优化。

六、培训与宣传

1.公司定期组织会议室预订管理制度的培训，确保所有员工了解并遵守相关规定。

2.培训内容包括预订流程、使用规范、违规处理等，以及如何通过预订系统进行操作。

3.通过内部通讯、公告栏、电子邮件等方式，向员工宣传会议室预订管理制度的重要性。

4.鼓励员工提出改进建议，对提出的合理建议给予采纳并实施。

5.新员工入职时，将会议室预订管理制度作为入职培训的一部分，确保每位员工在入职初期就了解相关规则。

6.定期发布会议室使用报告，包括使用率、违规情况等，以促进员工对会议室资源使用的关注。

7.利用会议前后的时间，通过现场讲解或展示，提醒员工注意会议室的使用规范。

8.对于在遵守会议室预订管理制度